Om du arbetar med data i Excel som du har importerat från andra källor måste du ibland arbeta med data som inte är i ett format som du vill ha. Detta gäller särskilt med kommaseparerad text som kommer i enstaka celler.
Det enda sättet att hantera dessa data är att dela en cell i Excel. Det finns olika sätt att göra detta, beroende på formatet på data.
I den här artikeln lär du dig hur du delar upp en cell, hur du rullar ut den till en hel kolumn och när du ska välja varje alternativ.
Konvertera text till kolumner
En av de vanligaste metoderna för att dela en cell i Excel använder verktyget Text till kolumner. Detta låter dig dela upp en hel kolumn av celler med de regler du vill.
Funktionen innehåller också en lättanvänd guide, varför de flesta föredrar att använda den. Det hanterar också alla textformat, oavsett om den separerande texten är ett mellanslag, en flik eller ett kommatecken.
Låt oss titta på ett exempel på hur du använder funktionen Text till kolumner i Excel.
I det här exemplet vill vi dela upp kolumnen Namn i två celler, förnamnet och efternamnet på säljaren.
För att göra detta:
1. Välj Data-menyn. Välj sedan Text till kolumner i gruppen Dataverktyg på menyfliksområdet.
2. Detta öppnar en trestegsguide. I det första fönstret, se till att Avgränsad är markerad och välj Nästa.
3. I nästa guide-fönster avmarkerar du Tab och ser till att Space är valt. Välj Nästa för att fortsätta.
4. Välj nästa mål i nästa fönster. Välj sedan cellen där du vill att förnamnet ska gå i kalkylbladet. Detta kommer att uppdatera cellen i fältet Destination till det du har valt.
5. Välj nu Slutför för att slutföra guiden.
Du ser att den enda cellen som innehöll både förnamn och efternamn har delats upp i två celler som innehåller var och en individuellt.
Obs! Processen ovan fungerar eftersom data som ska delas i cellen hade ett mellanslag som skilde texten. Denna text-till-kolumn-funktion kan också hantera delning av en cell i Excel om texten är åtskild av en flik, semikolon, komma eller något annat tecken du anger.
Använd Excel-textfunktioner
Ett annat sätt att dela en cell i Excel är att använda olika textfunktioner. Textfunktioner låter dig extrahera bitar av en cell som du kan mata ut till en annan cell.
Textfunktioner i Excel inkluderar:
- Vänster (): Extrahera ett antal tecken från vänster sida av texten
- Höger (): Extrahera ett antal tecken från höger sida av texten
- Mitt (): Extrahera ett antal tecken från mitten av en sträng
- Sök (): Hitta en delsträng inuti en annan sträng
- Len (): Returnera det totala antalet tecken i en textsträng
För att dela celler behöver du kanske inte använda alla dessa funktioner. Det finns dock flera sätt att använda dessa för att åstadkomma samma sak.
Du kan till exempel använda vänster- och sökfunktionen för att extrahera förnamnet. Hitta-funktionen hjälper eftersom den kan berätta var avgränsningsteckenet är. I det här fallet är det ett mellanslag.
Så funktionen skulle se ut så här:
= VÄNSTER (C3, HITTA (””, C3))
När du trycker på enter efter att ha skrivit den här funktionen ser du att förnamnet extraheras från strängen i cell C3.
Detta fungerar eftersom den vänstra funktionen behöver antalet tecken att extrahera. Eftersom mellanslagstecknet är placerat i slutet med förnamnet kan du använda HITTA-funktionen för att hitta mellanslag, vilket returnerar antalet tecken du behöver för att få förnamnet.
Du kan extrahera efternamnet antingen med antingen rätt funktion eller Mid-funktionen.
För att använda högerfunktionen:
= HÖGER (C3, LEN (C3) -FIND (””, C3))
Detta extraherar efternamnet genom att hitta platsen för utrymmet och sedan dra det från längden på den totala strängen. Detta ger rätt funktion det antal tecken som behövs för att extrahera efternamnet.
Tekniskt sett kan du göra samma sak som högerfunktionen med Mid-funktionen, så här:
= MID (C3, FIND (””, C3), LEN (C3) -FIND (””, C3))
I det här fallet ger Sök-funktionen Mid-funktionen startpunkten, och Len i kombination med Find ger antalet tecken som ska extraheras. Detta kommer också att returnera efternamnet.
Att använda Excel-textfunktioner för att dela en cell i Excel fungerar lika bra som text-till-kolumn-lösningen, men det låter dig också fylla hela kolumnen under dessa resultat med samma funktioner.
Dela cell i Excel med Flash Fill
Det sista alternativet att dela en cell i Excel använder Flash Fill-funktionen. Detta kräver att cellerna du delar upp den ursprungliga i är precis bredvid den.
Om så är fallet är allt du behöver göra att skriva in den del av originalcellen som du vill dela ut . Dra sedan ner det nedre högra hörnet av cellen för att fylla cellen under den. När du gör detta ser du en liten cellfyllningsikon visas med ett litet plustecken bredvid.
Välj den här ikonen så visas en meny. Välj Flash Fyll i den här menyn.
När du gör detta ser du att funktionen Flash Fill automatiskt upptäcker varför du skrev det du skrev och kommer att upprepa processen i nästa cell. Det gör det genom att upptäcka och fylla i förnamnet i originalcellen till vänster.
Du kan faktiskt göra samma procedur när du fyller hela kolumnen. Välj samma ikon och välj Flash Fill. Den fyller hela kolumnen med rätt förnamn från cellerna till vänster.
Du kan sedan kopiera hela kolumnen och klistra in den i en annan kolumn och sedan upprepa samma process för att extrahera efternamnen. Slutligen, kopiera och klistra in hela kolumnen där du vill att den ska gå i kalkylbladet. Radera sedan den ursprungliga kolumnen som du använde för att utföra Flash Fill-processen.
Dela celler i Excel
Som du kan se finns det några sätt att göra samma sak. Hur du delar en cell i Excel kokar ner till vart du vill att slutresultatet ska gå och vad du planerar att göra med det. Alla alternativ fungerar, så välj den som är mest meningsfull för din situation och använd den.