Oklassificerad (U)
5 FAH-1 H-430
KOLVER OCH MAILING
(CT: CH-31; 10-07-2013)
(Office of Origin: A / LM / PMP / DPM)
5 FAH -1 H-431 ALLMÄNT
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Följ instruktionerna i detta avsnitt för att förbereda kuvert och använda posttjänster i avdelningen och posten. Se 14 FAH-4 H-300, Pouchand Mail Handbook, för detaljerade riktlinjer för att skicka e-post- och påse- och e-postkanaler. Kontakta organisationens centrala meddelandecenter / e-postrum för mer information.
b. Officiell oklassificerad post med ursprung i avdelningen och inlägg måste mätas (porto anbringad i vikt per portomätare) för bearbetning via US Postal Service (USPS) eller Militärpostsystemet (MPS).
c. Kuvert med den uppmätta porto måste skickas via avdelningens centrala postavdelning (DPM / U).
d. Officiella uppmätta kuvert som postas i posten dirigeras genom avdelningen för ansvar.
e. Kuvert som innehåller klassificerad post måste vara korrekt markerade. Fyll i lämpliga formulär för att registrera klassificerade objekt (se 5 FAH-1-utställning H-431, formulär DS-112, ClassifiedMaterial-mottagning) och påse-post (Form OF-120, Diplomatic Pouch MailRegistration – detta formuläret är inte tillgängligt på A / GIS / DIR-webbplatsen och måste erhållas från General Services Administration (GSA) Federal Supply). Se 14 FAH-4, handbok för påse och e-post, för fullständiga instruktioner för att skicka sekretess- och påseposter.
f. Kuvert som innehåller känslig men oklassificerad (SBU) information måste förberedas som andra ”oklassificerade” kuvert. SBU-paket måste registreras på blankett OF-120 med den oklassificerade märkningen. Se 14 FAH-4 för fullständiga riktlinjer.
g. Meddelandecentraler (postrum) finns i hela avdelningen. Kontakta meddelandecentret som tillhandahåller din organisation för ytterligare vägledning.
5 FAH-1 H-432 TYP AV KOLVER
5 FAH-1 H-432.1 Letter-SizeEnvelope
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Kuvert i brevstorlek måste uppfylla amerikanska posttjänstens minimikrav på 5 tum lång och 3 1/2 tum hög med en tjocklek på 0,007 tum och inte större än 11 1/2 tum lång och 6 1/8 tum hög med en tjocklek på 1/4 tum (USPS Domestic Mail Manual). Kuvert med större storlek (4 tum) är den ungefärliga storleken på en vikad bokstav. Använd kuvertet i brevstorlek för officiell korrespondens när det är möjligt (vikmaterial, om det behövs). Se 5 FAH-1 Utställning H-432.1.
5 FAH-1 H-432.2 Fönsterhölje
(TL: CH-4; 07-31-2002)
Använd ett fönsterkuvert (endast tillgängligt i brevstorlek) för oklassificerade, rutinmässiga eller administrativa utskick. Används även för stora informationsutskick. Adressatens namn och adress visas i fönstret från en bokstav eller etikett.
5 FAH-1 H-432.3 Ljusbrunt kuvert (Kraft)
(CT: CH-18; 07 -05-2007)
Använd Kraft-kuvert (vanligtvis kallad Flat Mail) för veckade eller överdimensionerade material, såsom flera kapslingar, broschyrer, etc. Kraft (brunt papper) kuvert finns i flera storlekar; Längden måste dock vara högst 15 tum, höjden maximalt 12 tum och tjockleken maximalt 3/4 tum. Maxvikt är 13 uns. Platt post måste vara flexibel och kan kräva manuell sortering (vilket kan försena leveransen) och kosta mer att köpa och bearbeta än ett kuvert i brevstorlek. Se 5 FAH-1 Utställning H-432.3.
5 FAH-1 H-432.4 US GovernmentMessenger Envelope (Interoffice, Chain-type)
(TL: CH-4; 07-31-2002)
Använd ett messenger-kuvert för att överföra oklassificerad, interoffice-post inom avdelningen eller posten. Återanvänd ett messenger-kuvert genom att korsa den sista adressen i ett block i vänster eller höger kolumn innan du vänder tillbaka den för att använda baksidan i samma ordning. Använd inte amessenger-kuvert för att skicka e-post via den vanliga posttjänsten. Se 5 FAH-1 Utställning H-432.3.
5 FAH-1 H-433 KONVOLUTER PÅ POSTEN
(TL: CH-4; 07-31-2002)
a. I posten måste post som skickas via lokal eller internationell post porto från värdlandet. Ange tydligt för personal i postrummet vilken typ av tjänst som önskas och innehållet.
b. Använd ett vanligt vitt obligationskuvert för att post ska skickas genom värdlandet eller internationella postanläggningar. Placera den kompletta postadressen som innehåller namn (initial och efternamn) och avsändarens kontorsymbol i det övre vänstra hörnet av kuvertet.
5 FAH-1 H-434 SJÄLVADRESSERAD ENKLOSERAD ENVELOP
(TL: CH-4; 07-31-2002)
a. Använd ett kuvert med porto som anbringas av en postvakt (eller en adressetikett eller svarskort) förtryckt med avdelningens ”sadress” för att bifoga ett brev till en adressat som uppmanas att lämna information på regeringens vägnar, men inte är skyldig att lämna informationen .
b.När du svarar på en begäran från den privata sektorn, använd inte ett bifogat frimärke eller självadresserade stämplade kuvert som tillhandahålls av adressaten. svara i ett officiellt avdelningskuvert. Returnera stämpeln eller kuvertet till adressaten med svaret.
c. För andra informationsförfrågningar från privatsektorn där ett osignerat formulärbrev används för att följa tryckt material kan en adressetikett som skickats av individen eller organisationen användas på avdelningens officiella kuvert.
5 FAH-1 H- 435 ADRESSKONVOLLER
5 FAH-1 H-435.1 Returadress
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. För kuvert i avdelningen, visa kontorsymbol, avsändarens initialer och efternamn och rumsnummer i det övre vänstra hörnet direkt under den utskrivna returadressen.
b. Placera den fullständiga geografiska platsen och postidentifieringen direkt under posten ord ”Officiell verksamhet.”
c. Exempel på korrekt adresseringsformat finns i 14 FAH-4H-311.3.
5 FAH-1 H-435.1-1 Från post till icke- Regeringsadresser
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Visa den fullständiga geografiska returadressen för inlägget följer:
Exempel:
Politisk sektion — Rum 555
USA: s ambassad i London, England JN2 34P
5 FAH-1 H-435 .1-2 Från post till avdelning, en annan federal myndighet eller en annan post
(CT: CH-31; 10-07-2013)
När du använder portokostnaderna visar du kontorsymbolen och hänvisar till exemplen i 14 FAH 4H-311.
5 FAH-1 H-435.2 Adressat
(CT: CH-18; 07-05-2007)
a. Använd alltid hela adressen på kuvert. Användarblocksstil, enstaka avstånd (om tre eller flera rader) och öppen skiljetecken. Dubbelrums-adress med två rader. Indrag överföringslinjer två mellanslag. Ange staden eller staden och staten på samma rad följt av postnummer eller kod i utlandet. För internationell post placerar du landets namn på den sista raden. Om det behövs, placera en ”Attention” -rad i det nedre vänstra området av kuvertet.
b. För internationell post, ange landet med versaler:
Exempel:
Mr. John Doe
345 Morris Road
London JN2 34P
ENGLAND
c. Jerusalem är en speciell situation. Utse inte ett land för Jerusalem. Rikta specifika frågor angående rätt namn på en främmande stad eller land till avdelningens landdisk eller till geografen (INR / GE).
d. För en lokal postadress, se Department ofState-publikationen, Key Officers of Foreign Service Posts, som listar post i alfabetisk ordning efter land. Se även avdelningens telefonkatalog.
e. E-post adresserad till en militärpost utomlands kräver AA-, AE- eller AP-nummer med postnummer. Militärposttjänsten (MPS) har justerat APO / FPO-nummer baserat om geografisk plats. Se 14 FAH-4, Pouchand Mail Handbook, för specifika nummer.
5 FAH-1 H-435.3 Postnummer
(CT: CH-31; 10 -07-2013)
a. Inkludera alltid postnummer i adressen som skickas via USPS-kanaler. Använd den 9-siffriga zip-koden när den är tillgänglig. Avdelningen använder en 9-siffrig zip-kod (20520-xxxx) för automatiserad postsortering, som måste visas i huvudblocket för all e-post som är adresserad till avdelningen i Washington, DC eller postposter. Adresserna kommer att fyllas i med stora bokstäver med nopunctuations.
b. De första fem siffrorna i postnummer för avdelningen måste vara 20520. De sista fyra siffrorna identifierar rumsnumret.
c. Använd postnummer 20521 för post adresserad till postplus de sista fyra siffrorna för att identifiera posten (se 14 FAH-4 , Påse och Mailhandbok).
Exempel:
JOHN DOE – STATSENHETEN – POLITISKA AVSNITTEN
2010 ABIDJAN PL
WASHINGTON DC 20521-2010
5 FAH-1 H-436 TYP AV POSTTJÄNST
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Avdelningen tillhandahåller flera typer av e-posttjänster. Använd USPS för officiell korrespondens till alla amerikanska adresser. Skicka officiell post genom messenger-systemet för vidarebefordran till avdelningens e-postrum, där det kommer att skrivas in i USPS-kanalerna. Följ procedurerna i 14FAH-4, Pouch and Mail Handbook, för ytterligare vägledning.
5 FAH-1 H-436.1 Special MailServices
(CT: CH-18; 07-05-2007)
För någon av följande specialtjänster (inte rutinmässigt svar), bär hand posten till det centrala postrummet (B-528) för bearbetning. Se 5 FAH-1Utställning H-436.1 för exempelformulär för att bifoga objektet när du begär särskilda tjänster:
(1) Returkvitto – Använd för bevis av leverans;
(2) Registrerad post — Används för SBU, konfidentiell eller hemlig post;
(3) Certifierad post — Används för post som kräver post av post, leverans eller retur kvitto;
(4) Prioriterad e-post – Används för post och paket som väger mer än 13 uns för att få snabbare leverans jämfört med pakettjänst (notera en högre ränta), och
(5) Expressbrev — Används när post måste levereras nästa dag inom U nited States. Maxvikt är 70 pund.Inkludera avdelningens kontrollnummer (begäran från byrå eller verkställande kontor) på varje stycke expressbrev. Handbär post till postkontoret före 15:15, måndag till fredag, för utskick samma dag. Typerna av expressbrev är:
(a) Postkontor till posttjänst indikerar att det kan göras anspråk på objektet vid destinationsanläggningen klockan 10.00 nästa arbetsdag, och
(b) Postkontor till adresstjänst innebär att artikeln kommer att levereras till adressaten inom leveransområdet för destinationsfaciliteten kl. 15.00 nästa arbetsdag.
5 FAH-1 H-436.2 Diplomatic PouchMail
(TL: CH -4; 07-31-2002)
a. Påsepostsystemet är reserverat för internationell överföring av officiell amerikansk kommunikation mellan avdelningen och tjänster, mellan tjänster och mellan andra federala myndigheter och deras representanter som är verksamma under jurisdiktionen för en amerikansk diplomatisk eller konsulär tjänst. Se 14FAH-4, Pouch and Mail Handbook, för fullständiga påse- och postförfaranden.
b. Rådgör med påsenkontrollansvarig i avdelningschefens post för frågor angående påsepostförfaranden eller ett aktuellt påsplan.
5 FAH-1 H-436.3 Messenger Service
5 FAH- 1 H-436.3-1 DepartmentMessenger Service
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Post som cirkulerar mellan kontor och byråer kan behandlas (utan kuvert) av kontorspersonal eller byråbudskap, såvida de inte klassificeras eller kontrolleras och går ut ur byggnaden. Form OF-41, Routing and Transmittal Slip, kan placeras ovanpå post som transporteras av byråmedlemmar mellan kontor i samma byggnad.
b. Post adresserad till anställda utanför byrån eller i en annan byggnad levereras av Office of Logistics Management, DiplomaticPouch Division (A / LM / PMP / DPM) budbärare. Begränsad budbärartjänst är tillgänglig för leverans till andra federala byråer i Washington, DC-området. Använd alltid ett kuvert för A / LM / PMP / DPM messenger mail (klassificerad eller oklassificerad). För att säkerställa snabb leverans, inkludera adressatens namn, kontorsymbol, rumsnummer och byggnad på kuvertet. För en annan byrå, inkludera byråsymbol (t.ex. OMB) före kontorssymbol (se 14 FAH-4).
c. Begär specialkurstjänst (bil) för att transportera klassificerat material och brådskande meddelanden till andra federala myndigheter inom området. Använd officiella kuvert för klassificerat eller administrativt kontrollerat (SBU) material. Bifoga formulär DS-112, klassificerat materialmottagande (se 5 FAH- 1 ExhibitH-431) och messenger-kuvert (se 5 FAH-1Exhibit H-432.3) för oklassificerad post. Handbär post för budtjänst till påsens postrum och flagga den för kurirtjänst.
d. För annan hämtningstjänst, ta med objekt direkt till meddelandecentret för snabb leverans till andra federala myndigheter som har dagliga hämtningar via post. Se 14 FAH-4 för ytterligare inhemska interna meddelandeserviceprocedurer.
5 FAH-1 H-436.3- 2 Post MessengerService
(CT: CH-18; 07-05-2007)
För po Första budbärar- och posthanteringstjänster tillgängliga, konsultera den administrativa tjänstemannen och / eller informationsprogrammets personal vid varje inlägg (se 14 FAH-4 för allmän och specifik övergripande påse och e-postprocedurer).
5 FAH-1 H- 436.4 Andra postkanaler från inlägg
(CT: CH-18; 07-05-2007)
a. Inlägg tillhandahåller internationell posttjänst, värdtjänstposttjänst och USA: s militära posttjänst där det är tillgängligt (se 14 FAH-4, Pouch and Mail Handbook). Använd endast internationella och lokala postfunktioner för oklassificerad post om den godkänns av huvudansvarig. Skicka all klassificerad eller administrativt kontrollerad (SBU) post via informationsprogrammets centrum för bearbetning via USPS.
b. Använd någon av följande specialtjänster som finns tillgängliga via kanaler från inlägg:
(1) Flygpost – Använd flygpost för att påskynda e-post när det berörda avståndet kräver lufttransport för snabb leverans. Använd flygpostkuvert eller markera kuvertet eller paketet ”AIRMAIL” för att säkerställa flygposttjänst.
(2) Specialleverans – Om det finns lokalt, använd denna tjänst om det är säkert att specialhantering kommer att påskynda tjänsten; och
(3) Registrerad post – Används för att registrera post enligt tolokala krav, efter att tjänsten har godkänts av huvudansvarig.
5 FAH-1 H-437 GENOM H-439 Otilldelad
5 FAH-1 utställning H-431
Formulär DS-112, klassificerad postmottagning