Vad är programvara för lagerhantering?
Lagerhantering omfattar mycket mer än att bara hålla reda på vad du har i ditt lager eller butikslager. Lagerhantering inkluderar också att hålla reda på vad som finns i din reservdelsavdelning, inklusive enskilda delar och kombinationerna av de delar som används för att bygga andra produkter och tjänster. Lagerhantering innebär också att ta reda på vad dina leverantörspartners eller dina bästa kunder har i lager. För små och medelstora företag (SMB) kan det snabbt bli svårt att hålla reda på alla dessa artiklar om du bara använder ett kalkylblad för att göra det. För att binda den produktinformationen till alla andra dataplattformar som din organisation använder krävs en särskild programvara som kallas lagerhanteringsprogramvara. Att välja rätt programvarupaket för ditt företag kan vara svårt eftersom du måste väga de nödvändiga funktionerna mot den bästa prissättningen. För att hjälpa till med den här uppgiften har vi testat och jämfört nio programvarupaket för lagerhantering i den här granskningen.
Även om ”lagerhantering” låter som det är en enkel spårning av vad du har, går programvaran för lagerhantering faktiskt flera nivåer djupt. Programvaran bör integreras med minst ett annat backend-office-system, nämligen antingen med ditt bokförings- eller ERP-paket (Enterprise Resource Planning). Ett lagerhanteringssystems funktion är att spåra dessa lagerartiklar genom förvärv, försäljnings- eller användningsprocesser; lokalisera dem över ett eller flera lager och prissätta (kosta) lagret (ibland i flera valutor) så att du vet värdet av artiklar som du har i lager för redovisningsändamål.
På detta sätt programvara för lagerhantering ibland överlappar med typisk kapitalförvaltningsprogramvara. Kärnfunktionaliteten centrerar definitivt på dina lagernivåer, men den här typen av programvara spårar också försäljning, inköpsorder (PO) och leveranser. Bortsett från bokföring är lagerhanteringsprogram också ofta knutet till POS-programvara i många detaljhandels- och butiksfronttjänster. Mycket små åtgärder kan komma undan med att utföra dessa funktioner med ett enkelt kalkylark. Alla företag som är större än detta vill dock ha tillgång till identifiering, orderspårning och optimering av leveranskedjan som ett bra lagerhanteringssystem levererar.
Kostnadsinventar
Inventory anses vara ett företag tillgång. Som sådan redovisas den i avsnittet Tillgångar i ett företags balansräkning. När tillgångar säljs eller används registreras dessa resultat också i avsnittet Kostnad för sålda varor (COGS) eller Kostnad för varor som används i resultaträkningen. Den siffran beräknas med hjälp av en eller flera prissättningsmetoder. Vanliga lagervärderingsmetoder som används i USA inkluderar First In First Out (FIFO), vägd genomsnittlig kostnad, standardkostnad och specifik kostnad (eller specifik identifiering). Last In First Out (LIFO) var populärt ett tag men har fallit ur favör och används vanligtvis inte längre i de flesta länder.
Akronymerna LIFO och FIFO representerar den ordning i vilken lager förvärvas och sedan säljs eller överförs . FIFO antar att den äldsta inventeringen säljs eller överförs först, medan LIFO antar att den nyaste inventeringen kommer att användas först.
Viktad genomsnittlig kostnad används ofta i situationer där artiklar är identiska med varandra och det ” det är omöjligt att tilldela en specifik kostnad till en enskild enhet, eller där bokföringssystemet inte har möjlighet att spåra lager genom att använda FIFO (vilket inte är fallet i något av de lagersystem vi granskar här). Det vägda genomsnittet metod dividerar kostnaden för varor som kan säljas med antalet enheter som kan säljas, vilket ger den vägda genomsnittliga kostnaden per enhet.
En annan frekvent lagervärderingsmetod kallas standardkostnad. Med standardkostnad ersätta en förväntad kostnad för en faktisk kostnad i redovisningen och sedan regelbundet registrera avvikelser som visar skillnaden mellan förväntade och faktiska kostnader. Detta tillvägagångssätt är ofta enklare än att använda FIFO i situationer där det finns en stor montering av historisk kostnadsinformation. Standardkostnad kräver att du skapar beräknade kostnader för lager som används i verksamheten; den här metoden används när det är för tidskrävande att spåra faktiska kostnader. Men det kräver också att de uppskattade standardkostnaderna periodiskt jämförs med de faktiska lagerkostnaderna och att en avvikelse görs i redovisningen.
En ytterligare vanlig värderingsmetod kallas Specific Costing. Den här metoden tilldelar en kostnad till varje enskild artikel i lager. Specific Costing används när varulager har en lätt tillgänglig kostnad som skiljer sig från andra artiklar i lager. Till exempel skulle en anpassad möbeltillverkare sannolikt använda specifik kostnad.
Slutligen bör du också överväga den andra änden av detta spektrum, nämligen att räkna ut rätt pris för ditt lager. Du ser ofta andra leverantörer som erbjuder prisavbrott baserat på orderkvantitet: Spara 10 procent på våra widgets helt enkelt genom att beställa 20 procent fler widgets! Men att räkna ut det bästa valet här för ditt företag kan vara komplicerat beroende på vilken typ av bärkostnader som är associerade med dina specifika produkter. Ju större ditt lager av produkter, till exempel, desto mer betalar du förmodligen för lagring och kanske till och med underhåll. Det är här ett system som kan hjälpa till att beräkna ekonomisk orderkvantitet (EOQ) kan hjälpa till. Vanligtvis kommer dessa i form av anpassningsbara räknare som du kan konfigurera för att ta hänsyn till dina specifika behov.
Några vanliga lagervillkor
Som det är sant med många finansiella system har inventeringsundersystemet sin egen uppsättning villkor. Även om det ligger utanför omfattningen av denna introduktion att tillhandahålla en omfattande lista över de termer du kan stöta på, här är några av de vanligaste.
En frekvent akronym som du kommer att stöta på kallas BOM eller BOMP. Detta står för ”Bill of Materials” eller ”Bill of Material Processing”, och du kommer att finna att den används oftast i produktionsinventeringssystem. En BOM används när en inventeringsartikel består av underobjekt; listan över dessa underartiklar är BOM. En liknande term är ”kitting”, som är en buntning av delar eller föremål som utgör en färdig artikel (som sedan kan användas som en artikel i BOM). Du kan ha både kitting och en BOM i ett enda lagerobjekt, beroende på artikelns komplexitet och hur detaljerat ditt behov av att upprätthålla lagerpriser.
Ibland kommer du att köra över termen ”Just-in-Time (JIT)” -inventering. Detta är en logistikterm som används i supply chain management (SCM) för att tidpunkten för mottagandet av lager så att det kommer precis före eller exakt när det behövs. Denna lagerstrategi minskar den tid som lagret faktiskt lagras, vilket kan spara kostnader Men den här strategin kräver några avancerade och väl testade SCM-funktioner. Även kopplad till processhantering och SCM är något som kallas ”Work in Process.” Detta spårar allt lager som släpps till tillverkningen och spårar sedan lagret som det används på produktionen butik eller fabriksgolv. I många fall hittar du dessa två termer när du undersöker lagerhållningssystem för produktion som riktar sig till allt från små produktionsbutiker, till exempel din motorcykelverkstad, hela vägen upp till en storskalig bilfabrik.
Inventariprogram: Saker att tänka på
På grund av all komplexitet som är involverad i hur inventeringen fungerar i en viss organisation kommer det alltid att finnas aspekter av det som är nära kopplat till andra delar av ditt redovisningssystem. , både försäljning och inköp är integrerade delar av lager eftersom du inte kan sälja eller använda lager om du inte har köpt det – och du kan inte sälja det om du inte har det tillgängligt. Undantaget från detta är drop shipping , som låter dig acceptera en försäljningsorder och sedan få den levererad direkt till kunden från din leverantörs lager. I grund och botten, om din lagerprogramvara har drop-ship-kapacitet (och din leverantör är villig), använder du din lagerleverantör som lager. Beroende på hur ditt bokföringssystem är inställt registreras ofta inte leveranser som lager. utan skickas ofta direkt till delen ”Kostnad för sålda varor” i ditt redovisningssystem.
Ofta säljs som en separat modul, SCM hänvisar till logistiken för att erhålla material som behövs för produktion och / eller artiklar som behövs för återförsäljningsinventering. Det handlar om inköp, frakt, mottagning och lagring och är som sådan tätt integrerat med lager. En aspekt av SCM kallas ”Reorder Point”, en funktion som du ofta också hittar i lagerhanteringssystem. Detta kan vara en manuell nivå som anges av vilken lagerhanterare som systemet använder för att generera en varning, eller till och med en PO som sätter antalet lagerföremål under en viss nivå. Vissa mer sofistikerade lagersystem använder en teknik som kallas Economic Ord kvantitet (EOQ). EOQ är en metod som används för att beräkna den optimala mängden och tiderna för att beställa (eller ombeställa) lager för att minimera lagringskostnader. I grund och botten, när du använder EOQ, vill du att lageret ska gå så lågt som möjligt utan att det resulterar i ett lager (dvs. inget lager att sälja eller använda).
Detaljhandel
Detaljhandeln har några egna villkor och förfaranden. En viktig egenskap hos en detaljhandelsinventering är att den integreras nära med ett kassasystem, vilket betyder ditt kassaapparat. POS-systemet tillhandahåller en kassaenhet (inklusive inte bara ett kassaregister utan även saker som streckkodsläsare) som tittar in i lagerdatabasen, identifierar den specifika artikel som säljs och drar den från lager i lager.Beroende på vilken typ av produkt eller artikel som säljs kan enskilda artiklar identifieras med streckkoder eller RFID-taggar (Radio-Frequency Identification). Dessa tilldelas när artiklar kontrolleras i lager och sedan checkas ut ur lager när de säljs. Vissa POS-system identifierar till och med varans plats, kanske i ett specifikt lager eller eventuellt till och med där det sitter på butiksgolvet. Detta är vanligt i kläder, konsumentvaror och elektroniska varor. Streckkodning, artikelplacering och korgidentifiering är också funktioner som du hittar i många lagersystem.
En sak att tänka på är att lagringsprogramvaran nästan aldrig används ensam. Snarare, den ” s är ofta en del av ett modulbaserat redovisningssystem. Även om så inte är fallet måste det alltid prata med eller integreras med andra back-end affärssystem, särskilt med det du använder för redovisning. Vissa företag föredrar att få alla sina redovisningsmoduler, inklusive lagerhantering, från en enda leverantör. Men om du är villig att implementera en del integration kan du knyta samman appar från olika leverantörer. Detta kan inte bara ge kostnadsbesparingar när det gäller licensiering, utan låter dig också utnyttja exakt de typer av funktioner du behöver, även om de kommer från olika programvaruleverantörer. Alla lagersystem som vi granskat har möjlighet att exportera data, åtminstone till ett kalkylark, så att det kan importeras till ett tredje parts bokföringssystem.