Konstruera kraftfulla omfattningsförklaringar
Ett framgångsrikt projektomfattningsuttalande bör vara kortfattat och tydligt. Den som läser uttalandet bör ha en god uppfattning om vad projektet består av (och vad som inte kommer att ingå i projektet). Detta uttalande ger en bild av projektet. Det är också viktigt att vara specifik i ett projektomfattande uttalande. I den här artikeln går vi igenom ett exempel på projektomfång som hjälper dig att bättre förstå hur du skapar stora omfattningsuttalanden. Till exempel är ”Katalogen innehåller 100 produkter” bättre än ”Katalogen kommer att innehålla många produkter” och ”Projektet kommer att slutföras under sex månader” är att föredra framför ”Projektet kommer att slutföras under en tidsperiod.” Ju mer specifik du kan vara, desto bättre. För att bättre förstå sätt att konstruera scope-uttalanden, låt oss titta på några exempel.
University Technology Upgrades
Föreställ dig att du konfronteras med följande scope-uttalande: University X vill uppgradera dess faciliteter för att inkludera WiFi-teknik tillgänglig var som helst på campus. Detta projekt kommer att erbjuda studenter, lärare och personal förmågan att vara produktiva var som helst på campus. Projektet kommer att äga rum under en tidsperiod där mätbara resultat uppnås. Vilka är dina första tankar? Min första tanke är att detta omfattningsuttalande helt saknar någon av SMART-målfunktionerna. SMART står för:
- Specifikt
- Mätbart
- Avtalat
- Realistiskt
- Tidsbegränsat
För att ändra ovanstående omfattningsuttalande till ett SMART-mål måste universitetet omarbeta sitt projekt, kanske på följande sätt: University X kommer att uppgradera bibliotek, sovsalar, kontor och sedan alla campusbyggnader till IEEE 802.11-teknik, med början på norra sidan av campus med biblioteket. Detta projekt kommer att underlätta produktivitet via dator för lärare, personal och studenter. Projektet kommer att vara klart under höstterminen 2011. Du kommer att märka att detta omfattningsförklaring innehåller specifika anvisningar för genomförandet av projektet. Resultaten är mätbara – vi kan veta hur många byggnader som kommer att uppgraderas. Det är överens om, realistiskt (eftersom vi tar en byggnad-för-byggnad-strategi) och tidsbegränsad – den kommer att slutföras vid ett visst datum.
Inte bara om att definiera omfattningen
Omfattningsdeklarationer definierar inte bara omfattningen. De listar också lagets namn, start- och slutdatum, mål, leveranser och milstolpar. Alternativa metoder kan identifieras, expertbedömningar, intressentanalys och produktanalys bör också listas. Omfattningsdeklarationen ska inte förväxlas med en projektstadga. Projektcharter är mer involverade och de ger tillstånd för projektet.
Det långa exemplet – mjukvaruutveckling
Projektets titel: Bouncy Bunny Counts Money Project Motivering: Vårt företag har ett hål i marknaden när det gäller barnartiklar. Bouncy Bunny Counts Money kommer att uppfylla detta hål och ytterligare öka vår marknadsföringsprogramvarumarknad för föräldrar till barn som använder detta spel. Projektomfattning: Detta projekt kommer att bestå av att skapa ett marknadsförbart spel baserat på Bouncy Bunny Counts Money-serierna på vår webbplats. Projektet kommer att slutföras i december 2010. Modulerna i spelet kommer att innehålla ett enkelt shoppingspel, ett sätt för Bouncy Bunny att tjäna pengar och ett sätt att motivera spelare att fortsätta spela. Projektleveranser:
- Omfattningsförklaring
- Framstegsrapporter
- Problemrapporter
- Veckomötesnoteringar
- Slutspel
Projektframgång: Projektet kommer att bestämmas framgångsrikt om spelet säljs.
Utvärdering av Bouncy Bunny Scope Statement Exempel
Medan Omfattningsdeklarationen ovan innehåller SMART-mål, det saknas fortfarande som ett riktigt omfattningsuttalande. För det första kommer det att finnas fler leveranser än vad som anges. När du bestämmer vilka leveranser som ska produceras kan det vara till hjälp att först sönderdela ditt projekt och sedan formulera en arbetsfördelningsstruktur. På så sätt har alla milstolpar och leveranser definierats för ditt projekt. För det andra listas inte gruppmedlemmarna och viktiga intressenter. En av de viktiga komponenterna för omfattningsuttalande är en intressentanalys. Du kan använda en analysmatris för intressenter när du skapar ditt scope-uttalande. På detta sätt definieras det vid projektets initiering vem som kommer att vara involverad i projektet. För det tredje är bestämningen av projektsucces inte SMART. Det kommer att vara viktigt för detta projektteam att ytterligare definiera hur projektets framgång kommer att se ut. Hur många exemplar ska säljas? Hur lång tid ska de ta för att sälja? I projektets motivering nämns att detta projekt också ska öka försäljningen av företagets redovisningsprogramvara. Hur många enheter av detta ska säljas?Var mycket specifik i ditt omfattningsuttalande, det är ett av de viktigaste dokumenten i din projektplaneringsprocess, och ett korrekt skrivet omfattningsuttalande hjälper dig att förhindra att den fruktade omfattningen kryper. För det fjärde listar företag X inga andra tidslinjer i deras omfattningsförklaring än att berätta för läsarna att projektet kommer att skapas senast i december 2010. För att kunna driva ett framgångsrikt projekt är det viktigt för intressenterna att se en tidslinje och att notera viktiga milstolpar. Till exempel, när kommer spelkonceptkonsten att bero? När kommer skriptningen att vara klar? När kommer produktförpackningen att slutföras? Det finns inga citerade problem här. En preliminär riskbedömning bör göras för att beakta potentiella finansiella risker som ska redovisas i budgeten. Slutligen ingår ingen budget. Hur mycket kostar det att skapa Bouncy Bunny Counts Money? Hur många anställda kommer att krävas? Genom att ta sig tid att sätta ihop ett bra omfattningsuttalande kan ditt team undvika några av de vanligaste orsakerna till att projekt misslyckas på lång sikt.
Det här inlägget är en del av serien: Behåll kontroll över projektomfattning
För att ett projekt ska lyckas måste omfattningen tydligt definieras och förstås av alla intressenter. I den här serien hittar du tips om hur du skriver ett omfattningsuttalande, hur du hanterar begäran om ändring av omfattning med mera.
- Skriva en omfattningsuttalande
- Exempel på uttalanden om projektomfattning
- Scope Creep vs. Scope Discovery
- PM-certifiering, Scope Management & Intressenthantering
- Hur man implementerar Scope & Ändra kontroll i ditt projekt