De flesta organisatoriska grundare av ideella organisationer tycker att det är lite skrämmande att inrätta en ideell organisation, åtminstone i början. En av de nödvändiga uppgifterna är att skriva organisationens stadgar. Stadgarna fungerar som en guidebok för styrelsen om alla ”hur” som att hålla val, uppfylla kvorumkraven, organisera möten och hålla ordnade möten.
Att skriva stadgar är tidskrävande, men men inte svårt. Prover av stadgar finns tillgängliga på internet och i biblioteket. IRS kräver inte att du använder specifikt språk, men det är en bra idé att inkludera referenser i stadgarna som hänvisar till organisationsstrukturen och syftet med ideell.
När du skriver dina stadgar är det viktigt att skilja mellan orden ”ska” och ”maj.” Använd ordet ”ska” när det är något som styrelseledamöter är skyldiga att göra. Använd ”kan” när uppgiften är valfri.
Statssekreteraren är den juridiska myndigheten över ideella organisationer i de flesta stater, så det första steget du bör ta är att kontakta dem och se till att den nya ideella organisationen är följa alla rättsliga krav.
Dina stadgar kommer att skilja sig från andra organisationers och bör passa din organisations behov. Stadgar bör ha en form som liknar denna uppsättning stadgar för en fiktiv ideell organisation:
ARTIKEL I. ORGANISATIONSNAMN
Organisationens namn är Feed the Homeless.
ARTIKEL II. FÖRETAGSMÅL
Avsnitt 1. Ideell syfte
Detta företag är uteslutande organiserat för välgörenhets-, religiösa, pedagogiska och vetenskapliga ändamål, inklusive, för sådana ändamål, att göra distributioner till organisationer som kvalificerar sig som undantagna organisationer enligt avsnitt 501 (c) (3) i den interna Intäktskod eller motsvarande avsnitt i framtida federala skattekoder. (Detta är ett exempel på språk som inte är det nödvändigt, men bra och lämpligt att inkludera.)
Avsnitt 2. Specifikt syfte
Feed the Homeless tillhandahåller mat på skydd på olika platser i ABC-gemenskapen. Syftet med vår organisation är att tillgodose några av de mest grundläggande mänskliga behoven så att hemlösa har styrkan och förtroendet att fullt ut tillgodose sina egna behov.
ARTIKEL III. MEDLEMSKAP
Medlemskap i Feed the Homeless är begränsat till styrelseledamöterna.
(Om du har medlemmar listar du kriterier för medlemskapsberättigande, avgifter, medlemmars rättigheter , rösträtt och uppsägning av medlemskap.)
ARTIKEL IV. MÖTEN MED MEDLEMMAR
(För möten med medlemmar skulle du skriva avsnitt som inkluderar när möten kommer att hållas och när årsmötet ska hållas. Det kan finnas ett avsnitt om hur man hanterar specialmöten, meddelanden om möten, vad som är kvorum och hur man bestämmer resultatet av omröstningen. Eftersom denna ideella organisation inte har medlemmar skulle detta avsnitt utelämnas.)
Om organisationen hade medlemmar, skriv uttalandena i avsnitt, såsom:
Avsnitt 1. Regelbundna möten. Regelbundna möten kommer att hållas åtminstone kvartalsvis på en tid och plats som ordföranden bestämmer.
Lägg till avsnitt för hantering av speciella möten, kvorumskrav etc.
ARTIKEL V. STYRELSE
(Detta är vanligtvis en av de längsta sektionerna eftersom styrelseledamöterna har många ansvarsområden. Varje avsnitt bör följas av en beskrivning.)
Avsnitt 1. Allmänna befogenheter
Avsnitt 2. Lista antalet styrelseledamöter, tidsbegränsningar och krav.
Avsnitt 3. Regelbundna och årliga möten
Avsnitt 4. Särskilda möten
Avsnitt 5. Meddelande
Avsnitt 6. Quorum
Avsnitt 7. Förverkande
Avsnitt 8. Vakanser
Avsnitt 9. Ersättning
Avsnitt 10. Direktörers informella åtgärder
Avsnitt 11. Sekretess
Avsnitt 12. Rådgivande rådet
Avsnitt 13. Parlamentariskt förfarande
Avsnitt 14. Borttagning
ARTIKEL VI. TJÄNSTEMÄN
Styrelsens tjänstemän ska vara ordförande, vice ordförande, sekreterare och kassör. Alla tjänstemän måste ha ett aktivt medlemskap i organisationen.
Avsnitt 1. President
Presidenten ska ordförande vid alla möten i medlemskapet. Presidenten ska ha följande uppgifter: (lista dem)
Avsnitt 2. Vice ordförande
Vice ordföranden ska utföra alla presidentens uppgifter när den inte har någon. Vice ordförandens uppgifter är:
Avsnitt 3. Sekreterare
Sekreteraren ska närvara vid alla möten i den rådgivande nämnden och verkställande kommittén och alla medlemmars sammanträden och biträdas av en anställd, kommer att fungera som kontorist därav. Sekreterarens uppgifter ska bestå av:
Avsnitt 4. Kassör
Kassörens uppgifter ska vara:
Avsnitt 5. Val av tjänstemän
Avsnitt 6. Avlägsnande av tjänstemän
Avsnitt 7.Vakanser
(De flesta stater har lagar som kräver vissa befattningar för styrelser.)
ARTIKEL VII. UTSKOTT
Avsnitt 1. Bildande av kommittén
Styrelsen kan inrätta ständiga eller ad hoc-kommittéer efter behov, såsom insamling, ekonomi osv.
Avsnitt 2. Verkställande kommittén
(Vanligtvis tjänar tjänstemännen som medlemmar i verkställande kommittén, och detta skulle anges här tillsammans med de befogenheter de har.)
ARTIKEL VIII. FÖRETAGSPERSONAL
(Mata de hemlösa skulle förmodligen inte ha betald personal, men beroende på deras ekonomi kan de ha en verkställande direktör. Beskriv verkställande direktörens uppgifter och ansvar här och lägg till avsnitt för övrig personal om de gäller.)
Avsnitt 1: verkställande direktör
ARTIKEL IX. INTERESSKONFLIKT OCH KOMPENSATION
(IRS ställer många frågor om intressekonflikter, och att ha en stark politik kring intressekonflikter i stadgarna stöder organisationens ståndpunkt om den.)
Avsnitt 1. Syfte
Avsnitt 2. Definitioner
Avsnitt 3. Förfaranden
Avsnitt 4. Register över förfaranden
Avsnitt 5. Ersättning
Avsnitt 6. Årsredovisningar
Avsnitt 7. Periodiska granskningar
Avsnitt 8. Användning av externa experter
ARTIKEL X. SKADEBETALNING
(Skadestånd avser en part som täcker förluster för skada på en annan. De flesta ideella organisationer har direktör & Officers försäkringar för att skydda dem från onödigt ansvar. Skadeståndsavsnittet i stadgarna är utformad för att skydda styrelseledamöter och anställda från rättegångar i samband med deras arbetsuppgifter i samband med ideell organisation. 3. Försäkring
ARTIKEL XI. BÖKOR OCH REKORD
Företaget ska föra fullständiga böcker och bokförings- och protokoll från styrelsens arbete. (Detta är ganska standardformulering.)
ARTIKEL XII. ÄNDRINGAR
(Detta avsnitt beskriver sätten att stiftelse och stadgar kan ändras. Båda kräver vanligtvis att ett visst antal dagar meddelas.)
Avsnitt 1. Bolagsordning (kräver vanligtvis absolut majoritetsröstning)
Avsnitt 2. Stadgar (kräver vanligtvis majoritetsröstning)
Formalisering av stadgarna
Det sista steget är att styrelsen ska granska stadgarna. Styrelsen röstar och godkänner dem genom att finna dem acceptabla. Styrelsens president bör underteckna stadgarna och låta sekreteraren intyga signaturen. Det är också acceptabelt att alla styrelseledamöter undertecknar stadgarna. Formuleringen ska vara i följande riktningar:
Vi, de undertecknade, är alla de första styrelseledamöterna eller inkorporatörerna i detta företag, och vi samtycker till att, och härmed, anta ovannämnda stadgar, bestående av ___ föregående sidor, som stadgar för detta företag.
ANTAGNA OCH GODKÄNDA av styrelsen den ____ dagen _________ 20__.
________________________________________
John Doe, VD – Mata hemlösa
________________________________________
ATTEST: Joan Dixon, sekreterare – Mata hemlösa