En tjänstledighet är ett formellt brev som du skriver till din handledare för att begära ledighet från jobbet. Ett formellt brev behövs för din personalmapp. Det ger ett skriftligt register över det meddelande du har gett ditt företag innan du behöver ledighet.
Ditt brev dokumenterar anledningen till din begäran. Medan du kan förklara din situation personligen, ger ett skriftligt brev en exakt förklaring av ditt behov av ledighet. Detta gör begäran lättare för din chef eller HR-person att förstå.
Brevet kan vidarebefordras till andra chefer inom företaget, snarare än att förlita sig på en chef för att förklara situationen. Ur juridisk synvinkel registrerar detta formella brev också din begäran om din situation faller under situationer som är skyddade av lag, såsom amerikaner med funktionshinder (ADA) eller Family and Medical Leave Act (FMLA).
När ett tjänstledighetsbrev behövs
Det är en bra policy att skriva en formell tjänstledighet i alla fall där du begär ledighet från arbetet som inte täcks av sjukdagarna och personliga dagar som redan beviljats av företaget. Innan du begär en tjänstledighet bör du bekräfta om ledigheten ska respekteras enligt arbetstagarhandboken eller statliga och federala lagar.
Lagarna som dikterar rimliga begäranden om tjänstledighet (t.ex. ADA och FMLA) har specifika bestämmelser. Till exempel måste företaget ha 50 anställda eller fler för att vara skyldiga att följa FMLA. Din situation måste också uppfylla kriterierna och du kan behöva tillhandahålla dokumentation från en läkare eller annan part.
I ett fall där du väljs för juryn, måste företaget ge dig ledighet utan att kompromissa. din anställning. Många företag har sitt eget protokoll för att hantera långvariga frånvaro. De kan erbjuda att använda dina befintliga semesterdagar och personliga dagar för att tillåta maximal betald ledighet för din situation.
Om din situation inte täcks av varken lagen eller ditt företags policy, är det fortfarande värt din tid att formellt begära ledighet. Även om ditt företag kanske inte är lagligt skyldigt att bevilja en längre tjänstledighet, kan det ändå vara till deras fördel. En bra medarbetare med erfarenhet och meritlista är en värdefull tillgång.
Konsekvenser av att inte använda en tjänstledighet
Utan detta brev finns det inget register som du begärde ledighet av frånvaro.
Du har till exempel en muntlig konversation med en chef. Chefen beviljar din ledighet men registrerar den inte någonstans i din anställningsfil eller meddelar andra chefer. När din frånvaro sträcker sig förbi betald tid och semesterdagar som du har samlat på dig kan du automatiskt sägas upp av företaget.
I vissa företag finns det regler som faller under ”inget samtal / utebliven ankomst”. Detta innebär att en anställd som är frånvarande utan föregående meddelande kommer att straffas. Det är möjligt att du förlorar din semester och sjukdagar, liksom positionen, om du inte följer protokollet för att formellt skriva detta brev.
Vanligaste användningsområdena för tjänstledighet
Det finns många anledningar till att du vill ta ledighet från jobbet. En del av dessa omfattas av lag. Vissa av dem kan omfattas av din företagets egna policyer.
Det här är några av de vanligaste orsakerna till att människor begär en formell ledighet:
- Födelse av ett barn. Mammaledighet och pappaledighet är ofta omfattas av företagspolicyn och FMLA. Ditt företag kan tillåta ett visst antal betalda veckor.
- Död i familjen. Många företag tillåter w under längre lediga dagar när det är dödsfall i familjen.
- Militärvakt / familjemedlem. Militärfrånvaron täcks ofta. Detta kan inkludera anställda som är medlemmar i de väpnade styrkorna. Det kan också omfatta familjemedlemmar i militären.
- Hälsoskäl. Hälsoskäl kan inkludera en operation, pågående medicinska problem, trauma orsakade av en olycka eller psykiska problem som depression.
- Utbildning. I vissa scenarier kommer de anställda att be den fortsätta med fortbildning.
- Omsorg för sjuka familjemedlemmar. Många anställda tar ledigt för att ta hand om familjemedlemmar som lider av en skada eller sjukdom.
Vad bör ingå i ett tjänstledighetsbrev?
Ditt brev ska vara kortfattad och tydlig. Det finns några informationsstycken som är viktiga att inkludera:
- Datumet. Datumet bör ingå högst upp i brevet.
- Din information. Detta inkluderar ditt namn, titel eller position, din hemadress, e-postadress och telefonnummer.
- Din chefs information. Detta visar ett register över vem begäran gjordes till. Det är också det vanliga sättet att skicka ett brev till en individ.
- Anledningen till begäran. Detta skulle vara en kort förklaring om anledningen till att du behöver ledighet.
- Datumen för din föreslagna frånvaro. Ditt brev bör innehålla exakta datum.
Du kan ha en diskussion med din handledare om begäran innan du skriver frånvarobrevet. I så fall bör du referera till datumet för diskussionen i brevet.
Många anställda skriver merparten av sin korrespondens via e-post. Det är bra att skicka detta brev via e-post och behålla den elektroniska verifieringen av kvittot. Papperskopian av brevet gör det mer formellt.
Exempel på tjänstledighet
Exemplet på tjänstledighetens brev nedan beskriver en förfrågan från ’Chase Zeppeli’ till ’Miranda Waller’ på ’Starstruck Media, Inc.’ I brevet ber Chase Zeppeli om ledighet på grund av medicinska skäl och anger hur lång ledigheten kommer att vara.
