Behöver du någonsin infoga filer i Excel så att du kan dela mer omfattande information med dina kollegor? Antingen för att infoga PDF i Excel eller för att infoga orddokument i Excel, det är lika enkelt som att klicka på Infoga, Text, Objekt, välja din fil och voila! Vad händer sedan efter? Din fil flyter runt kalkylarket och inte in i en enda cell. Men för att kunna sortera eller flytta det med resten av innehållet, behöver du verkligen lägga det i en enda cell. Hur kan du göra det? I den här korta artikeln kommer vi att se hur Excel bättre kan hantera dina bilagor, då kommer vi att undersöka ett alternativ som integreras med Excel: RowShare, en onlinetabell som erbjuder en samarbetslösning.
Infoga filer i Excel-ark
Det finns flera sätt att infoga filer i Excel-ark. Du kan antingen skapa från filer, skapa nya eller lägga till länk till filer. Vi kommer att undersöka hur man gör det en efter en. Om du vill skapa från en befintlig fil, följ dessa steg:
- Välj cellen som du vill infoga din fil i
- Klicka på fliken ”Infoga”
- Klicka på ”Objekt” under gruppen ”Text”
- Välj ”Skapa från fil”
- Bläddra i din fil
- Markera kryssrutan ”Visa som ikon” om du vill infoga en ikon som länkar till filerna
- Klicka på ”OK”
En annan möjlighet är att skapa en ny fil. Du kan göra det genom att välja ”Skapa nytt” istället och välja vilken typ av objekt du vill bifoga. Ett nytt fönster dyker upp och du kan skapa en ny fil som du vill infoga. Om du bara vill lägga till en länk till filen istället för att bädda in filen markerar du kryssrutan ”Länk till fil”. Filen ska lagras på en plats som är tillgänglig för dem som du vill dela den med. Om länken till din fil omdirigeras till din dator är du den enda som kan öppna den. Förutom det bör filens plats förbli densamma, om du flyttar den till en annan plats fungerar länken inte längre.
Bifoga filer i Excel, inom Excel-celler
När du har gjort det för att infoga Word-dokument i Excel eller bifoga PDF till Excel, inser du förmodligen att det du behöver är att infoga din fil i en enda cell. Gör så här:
- Ändra storlek på din fil eller cell tills de passar varandra
- Högerklicka på din fil och välj ”Formatera objekt”
- Klicka på fliken ”Egenskaper”
- Välj ”Flytta och storlek med celler”
Eftersom din Excel-filstorlek kommer att vara storleken på själva arket plus storleken på varandras bifogade filer, din Excel-storlek blir då så stor. Som du kan se här finns det inget direkt sätt att infoga din fil i en Excel-cell automatiskt.
Så, knäcktid: Ska jag följa alla dessa oändliga steg eller ska jag hålla mig till det traditionella sättet och utbyta mina filer med e-post istället?
Bifoga filer enkelt med RowShare
Det är dags att säga adjö till komplicerat kalkylark och oändlig e-postutbyte. RowShare, en onlinetabell med fokus på delning och samarbete, erbjuder en enklare lösning. Du kan infoga bilagor med ett musklick! Starta genom att skapa en tabell från RowShare-mallar eller från grunden.Bifoga dina filer genom att följa dessa superenkla steg:
- Lägg till en kolumn av typen ”File” i din tabell
- Klicka på cellen, bläddra i din fil och bifoga den till din RowShare-tabell
Du kan också styra din tabell och filer som du vill ha den, från sortering, filtrering, inställning av kolumner som skrivskyddad, du namnge den. Det kan inte vara enklare, här är en snabb video om du behöver hjälp:
Tips: Om du redan har din tabell i Excel importerar du den till RowShare och ändrar lämplig kolumntyp till File. Klicka sedan på cellen och ladda upp filen.
När du är klar med att justera din tabell i RowShare kan du sedan synkronisera den med Excel för att få tillgång till de bästa funktionerna i båda verktygen. När du synkroniserar med Excel, istället för att ha själva filen, har du länken till filen i ditt Excel-ark. 