Hur man slutar att fördröja

Det är fredag eftermiddag och klockan tikar. Du arbetar rasande för att slutföra en uppgift före tidsfristen på fem timmar, medan tyst förbannade dig själv för att inte starta det tidigare.

Hur hände det här? Vad gick fel? Varför tappade du fokus?

Tja, det var de timmar du tillbringade läsa e-postmeddelanden och kontrollera sociala medier, den överdrivna ”förberedelsen”, kaffepauserna och den tid du spenderat på andra uppgifter som du säkert kan ha kvar till nästa vecka.

Låter du bekant? Om så är fallet, är du inte ensam!

Förhalning är en fälla som många av oss hamnar i. I själva verket, enligt forskare och talare Piers Steel, försenar 95 procent av oss till en viss grad. Även om det kan vara tröstande att veta att du inte är ensam kan det vara nykterande att inse hur mycket det kan hålla dig tillbaka.

I den här artikeln och videon tittar vi på varför det händer och vi utforskar strategier för att hantera och prioritera din arbetsbelastning mer effektivt.

Är förhalning samma som att vara lat ?

Förhalning förväxlas ofta med latskap, men de är väldigt olika.

Förhalning är en aktiv process – du väljer att göra något annat istället för den uppgift som du vet att du ska vara Däremot tyder latskap apati, inaktivitet och ovillighet att agera.

Förhalning innebär vanligtvis att man ignorerar en obehaglig men sannolikt viktigare uppgift till förmån för en som är roligare eller enklare.

Men att ge efter för denna impuls kan få allvarliga konsekvenser. Till exempel kan även små episoder av förhalning få oss att känna oss skyldiga eller skämda. reklam för att minska produktiviteten och få oss att missa uppnåendet av våra mål.

Om vi fördröjer under en lång tid kan vi bli demotiverade och desillusionerade av vårt arbete, vilket kan leda till depression och till och med jobb förlust, i extrema fall.

Hur man övervinner förhalning

Som med de flesta vanor är det möjligt att övervinna förhalning. Följ stegen nedan för att hjälpa dig att hantera och förhindra förhalning:

Steg 1: Inse att du fördröjer

Du kanske skjuter upp en uppgift eftersom du måste prioritera om din arbetsbelastning. Om du kort försenar en viktig uppgift av en riktigt bra anledning, fördröjer du inte nödvändigtvis. Men om du börjar skjuta upp saker på obestämd tid eller byter fokus för att du vill undvika att göra något, så är du förmodligen det.

Du kan också fördröja om du:

• Fyll din dag med lågprioriterade uppgifter.
• Lämna ett objekt på din att-göra-lista länge, även om det är viktigt.
• Läs e-post flera gånger över utan att fatta ett beslut om vad du ska göra med dem.
• Starta en uppgift med hög prioritet och gå sedan och ta en kaffe.
• Fyll din tid med obetydliga uppgifter som andra människor be dig att göra istället för att fortsätta med de viktiga uppgifter som redan finns på din lista.
• Vänta med att vara i ”rätt humör” eller vänta på ”rätt tid” för att ta itu med en uppgift.

Steg 2: Träna varför du fördröjer

Du måste förstå skälen till varför du fördröjer innan du kan börja tac kle det.

Till exempel undviker du en viss uppgift eftersom du tycker att den är tråkig eller obehaglig? Om så är fallet, vidta åtgärder för att snabbt komma ur vägen så att du kan fokusera på de aspekter av ditt jobb som du tycker är roligare.

Dålig organisation kan leda till förhalning. Organiserade människor lyckas lösa det eftersom de använder prioriterade att-göra-listor och skapar effektiva scheman. Dessa verktyg hjälper dig att organisera dina uppgifter efter prioritet och deadline.

Även om du är organiserad kan du fortfarande känna dig överväldigad av en uppgift. Kanske du tvivlar på din förmåga och är orolig för att misslyckas, så du skjuter upp det och söker tröst i att göra arbete som du vet att du kan slutföra.

Vissa människor fruktar framgång lika mycket som misslyckande. De tror att framgång kommer att leda till att de blir överflödiga av förfrågningar om att ta på sig fler uppgifter.

Överraskande nog är perfektionister ofta förhalare. Ofta skulle de hellre undvika att göra en uppgift som de inte känner att de har förmågan att göra än att göra det ofullständigt.

En annan viktig orsak till förhalning är dåligt beslutsfattande. Om du inte kan bestämma vad du ska göra kommer du troligen att skjuta upp om du gör fel.

Steg 3: Anta strategier mot fördröjning

Förhalning är en vana – ett djupt inrotat beteendemönster. Det betyder att du förmodligen inte kan bryta över natten. Vanor slutar bara vara vanor när du undviker att öva dem, så prova så många av strategierna nedan för att ge dig själv bästa möjliga chans att lyckas.

• Förlåt dig själv för att fördröja tidigare. Studier visar att självförlåtelse kan hjälpa dig att känna dig mer positiv om dig själv och minska sannolikheten för förhalning i framtiden.
• Åta dig. Fokusera på att göra, inte undvika. Skriv ner de uppgifter du behöver slutföra och ange en tid för att göra dem. Detta hjälper dig att proaktivt ta itu med ditt arbete.
• Lova dig själv en belöning. Om du slutför en svår uppgift i tid, belöna dig själv med en godis, till exempel en skivkaka eller en kaffe från din favoritkafé. Och se till att du märker hur bra det känns att avsluta saker!
• Be någon att kolla in dig. Grupptryck fungerar! Det här är principen bakom självhjälpsgrupper. Om du inte har någon en att fråga, ett onlineverktyg som Procraster kan hjälpa dig att självkontrollera.
• Handla när du går. Hantera uppgifter så snart de uppstår, snarare än att låta dem byggas upp under en annan dag.
• Omformulera din interna dialog. Fraserna ”måste” och ”måste”, till exempel, innebär att du inte har något val i vad du gör. Detta kan få dig att känna dig fattig och kan till och med leda till självsabotage. Att säga ”Jag väljer att” innebär dock att du äger ett projekt och kan få dig att känna mer kontroll över din arbetsbelastning.
• Minimera distraktioner. Stäng av din e-post och sociala medier och undvik att sitta någonstans nära en TV medan du arbetar!
• Sikta på att ”äta en elefantbagge” första, varje dag! Få de uppgifter som du tycker är minst trevliga ur vägen tidigt. Detta ger dig resten av dagen att koncentrera dig på arbete som du tycker är trevligare.

Om du ”fördröjer för att du tycker att en uppgift är obehaglig, försök att fokusera på det” långa spelet. ”Forskning visar att impulsiva människor är mer benägna att fördröja eftersom de är fokuserade på korta siktvinst. Bekämpa detta genom att identifiera de långsiktiga fördelarna med att slutföra uppgiften. Kan det till exempel påverka din årliga resultatgranskning eller bonus vid slutet av året?

Ett annat sätt att göra en uppgift roligare är att identifiera de obehagliga konsekvenserna av att undvika det. Till exempel, vad händer om du inte slutför arbetet? Hur kan det påverka dina personliga, team- eller organisationsmål?

Samtidigt kan det vara användbart att omformulera uppgiften genom att titta på dess betydelse och relevans. Detta kommer att öka dess värde för dig och göra ditt arbete mer värdefullt. Det är också viktigt att erkänna att vi ofta kan överskatta en uppgifts obehag. Så prova! Du kanske tycker att det inte är så illa som du trodde trots allt!

Om du fördröja eftersom du är oorganiserad, här är sex strategier som hjälper dig att organisera dig:

1. Håll en att göra-lista. Detta förhindrar att du ”bekvämt” glömmer bort de obehagliga eller överväldigande uppgifterna.
2. Prioritera din att göra-lista med hjälp av Eisenhowers brådskande / viktiga princip. Detta gör att du snabbt kan identifiera de aktiviteter som du bör fokusera på, såväl som de du kan ignorera.
3. Bli en mästare i schemaläggning och projektplanering.Om du har ett stort projekt eller flera projekt på språng och du inte vet var du ska börja, kan dessa verktyg hjälpa dig att planera din tid effektivt och minska dina stressnivåer.
4. Hantera de svåraste uppgifterna vid dina högtider. Fungerar du bättre på morgonen eller på eftermiddagen? Identifiera när du är mest effektiv och gör de uppgifter som du tycker är svårast vid dessa tillfällen.
5. Sätt dig tidsbundna mål . Att ställa in dig själv specifika tidsfrister för att slutföra uppgifter kommer att hålla dig på rätt spår för att uppnå dina mål och kommer att innebära att du inte har tid för fördröjning!
6. Använd uppgifts- och tidshanteringsappar. Det finns många appar som hjälper dig att bli mer organiserad, till exempel Trello och Toggl.

Om du är benägen att fördröja projekt eftersom du tycker att de är överväldigande, försök att bryta dem ner i mer hanterbara bitar. Organisera dina projekt i mindre uppgifter och fokusera på att starta dem snarare än att avsluta dem.

I sin bok från 2011, ”The Procrastination Cure”, föreslår Jeffery Combs att hantera uppgifter i 15- små aktiviteter. Alternativt kan du skapa en handlingsplan för att organisera ditt projekt. Börja med snabba och små uppgifter först. Dessa ”små vinster” ger dig en känsla av prestation och får dig att känna dig mer positiv och mindre överväldigad av det större projektet eller målet som du arbetar mot.

Slutligen, om du tror att du skjuter upp något för att du inte kan bestämma vilken åtgärd du ska vidta eller om du har svårt att fatta beslut, ta en titta på vårt utbud av beslutsverktyg som hjälper dig att utveckla ditt beslutsfattande dödar.