Det är mycket lättare att göra korrigeringar i W-2-formulär innan du arkiverar dem med Social Security Administration (SSA). Om du inte hittade felet innan du lämnade in formuläret, här är lite information som kan hjälpa dig att ta reda på vad du ska göra.
IRS-formulär W-2 används av arbetsgivare för att rapportera årsinkomster och källförhållanden till anställda och till socialförsäkringsförvaltningen. som sammanfattar totalen för alla anställda i ditt företag. Det inkluderar totaler för alla artiklar på W-2-formuläret. Du behöver inte W-3-formuläret om du lämnar in W-2 online.
Tidsfristen för att ge W-2-blanketter till anställda och för att lämna in dessa blanketter till SSA är densamma: 31 januari året efter det skatteår du rapporterar.
Sedan datumet för att ge W-2-formulär till anställda och arkivering till Soc Ial Security Administration är desamma. Försök att få W-2-formulär till dina anställda tidigare i januari om du vill ge dem lite tid att granska formulären och varna dig för eventuella fel innan du skickar in blanketterna till SSA.
IRS-påföljder för W-2-fel
IRS beaktar flera olika typer av fel på W-2 och W-3-former vid fastställande av påföljder:
- Fel på grund av en rimlig orsak och inte uppsåtlig försummelse. Till exempel kan något utanför din kontroll ha hänt (till exempel ett datorberäkningsfel). I dessa fall måste du kunna visa att du agerat rimligt och vidtagit åtgärder för att undvika misslyckande.
- Underlåtenhet att inkludera korrekt information. Dessa fel avser ett skattebetalarens ID-nummer, en betalningsmottagares efternamn och eventuella pengebelopp.
- Innebärande fel skulle vara fel som inte hindrar SSA / IRS från att behandla formuläret.
- De minimis (små) fel i belopp.
Avsiktligt bortse från arkivering eller korrekta informationskrav har en påföljd på $ 500 per W-2-formulär, utan max. Små företag (under 5 miljoner dollar eller mindre i genomsnittliga årliga bruttointäkter) har lägre påföljder för att inte lämna in korrekta avkastningar före förfallodagen.
Om du ännu inte har skickat formulär W-2 till SSA
Formulär W-2c och W-3c är korrigeringsformulär och måste skickas till SSA om du behöver göra de flesta ändringarna i dina W-2-formulär. Men ett undantag finns om du ännu inte har skickat fel W-2 till SSA.
I det här fallet skulle du inte utfärda ett formulär W-2c för att rätta till felet. Markera bara ”ogiltig” på kopia A av originalformuläret, kopian som skickas till SSA. Skapa sedan en ny W-2 med rätt information.
Skriv ”korrigerad” på medarbetarens kopia av den nya W-2 och ge den till personen, och skicka rätt kopia A till SSA.
Vanliga W-2-fel och hur man korrigerar dem
Kontrollera instruktionerna för W-2 och W-3-formulär för information om hur du korrigerar dessa fel och skickar korrigeringar till SSA.
Fel i anställds namn
Fyll i formuläret W-2c endast upp till rutan ”i” om du rapporterade anställdas namn eller personnummer korrekt på ett tidigare formulär men namnet eller SSN är felaktigt i år. Du behöver inte fylla i de numrerade rutorna med löne- och källinformation.
Gör helt enkelt om original W-2 och ge den till den anställde om det är första gången du ”har felaktigt rapporterat sitt namn eller SSN. Du måste också fylla i och skicka formulär W-2c och W-3c om du redan har skickat formuläret till SSA tillsammans med W-3.
Du kan inte använda W-2c för att lägga till informationen om felet saknar anställd eller SSN. Du måste kontakta SSA direkt för detta problem på 1-800-772-6270.
Saknas eller felaktiga affärs-EIN
Make se till att arbetsgivar-ID-numret (EIN) som utfärdats till dig av IRS används i alla W-2-filer som du har. Om du rapporterade din EIN felaktigt måste du lämna in en W-3c för att korrigera den.
Dollarbelopp saknas
Alla rutor i W-2-formuläret måste visa ”0.” Lämna inte rutan tom.
Ett fel i ett belopp
Fyll i W-2c helt och visa original- och korrigerade belopp, om du gjorde ett fel i ett belopp antingen för källskatt eller inkomst. Du kan också behöva lämna in blankett 941c om du felaktigt rapporterade lön eller källskatt på en 941 – Arbetsgivares kvartalsbeskattning.
Fel med arbetsgivarsponserat hälsotäckning
Du måste rapportera kostnaden för vårdtäckning för din arbetsgivarsponserade grupphälsoplan. Denna information visas i ruta 12 i W-2 och den är kodad DD.”Det påverkar inte den anställdas skattesituation, men du måste ändå skicka formulär W-2c för att rätta till eventuella misstag här, enligt IRS.
Fel med pension Bidrag
Information om pensionsplanen visas i ruta 13 i en W-2 och att göra ett misstag här kan orsaka all slags huvudvärk för din anställd. Det kan lämna honom öppen för revisioner, och du vill inte detta. Åtgärda fel här så omedelbart som möjligt med samma ruta 13 på formulär W-2c.
Ytterligare anmärkningar om fel
Om du betalade lön till en anställd av misstag är dessa löner fortfarande skattepliktiga för den anställde.
Använd inte en W-2c för att rapportera korrigeringar till en anställds återbetalning.
Några andra vanliga fel:
- Nedladdning av kopia A av formulär W-2 eller W-3 från internet. Det nedladdade formuläret kan inte skannas och det accepteras inte av IRS.
- Utelämnande av decimal och cent från poster
- Att göra poster som är för små eller för stora.
- Lägga till dollartecken i pengebeloppsrutor.
- Felformatering av anställdas namn i ruta e. Det korrekta formatet är att sätta anställdas förnamn och mitten initial i den första rutan, efternamnet i den andra rutan och eventuellt suffix (som ”Junior”) i den tredje rutan.
- Ange felaktigt arbetsgivar-ID (EIN) eller anställd SSN för SIN.
- Vikning, klippning eller häftning Kopiera ett pappersformulär som skickas till SSA.
- Skicka andra formulär eller sidor till SSA.
Var får man formulär W-2c
Du kan dock köpa rätt formulär på IRS-webbplatsen eller på vilken som helst ansedd kontorsmaterialbutik eller webbplats. Arkivering online sparar dig besväret med att skaffa dig formulär.
Se till att du beställer rätt formulär för beskattningsåret. Beställ W-2- och W-3-formulär för att rapportera information om anställda för 2019, även om du fyller i formuläret 2020.
En påminnelse om sen arkivering och påföljder
Se till att du får ut dina W-2 till dina anställda före förfallodagen och att dina W-3 skickas till S SA i tid, inklusive korrigerade versioner, för att undvika påföljder för sen distribution och arkivering.
Nuvarande sanktionsbelopp:
- $ 50 för varje W-2 korrigerad inom 30 dagar efter förfallodagen,
- $ 110 om du lämnar in mer än 30 dagar sent och före den 1 augusti, och
- Upp till $ 270 för varje formulär om du väntar till efter den 1 augusti. Detta ökar till $ 530 eller 10 procent av alla icke rapporterade belopp om du inte alls tar upp situationen.
Läs instruktionerna noggrant
Den här artikeln är en allmän översikt över dessa löne- och skatteuppgifter. Det är inte avsett att vara heltäckande. Läs instruktionerna i dokumenten noggrant innan du slutför en W-2c eller W-3c.