Pareto-analys

Tänk dig att du just har blivit befordrad till avdelningschef. Du är full av idéer om hur du kan förbättra saker, så var börjar du?

Helst vill du fokusera på att åtgärda de problem som har störst inverkan. Men hur bestämmer du vilken du ska tackla först?

Pareto-analys är en enkel beslutsteknik för att bedöma konkurrerande problem och mäta effekten av att fixa dem. Detta låter dig fokusera på lösningar som ger mest nytta.

I den här artikeln visar vi dig hur du utför en Pareto-analys och förklarar hur du använder dina resultat för att prioritera uppgifter som ge störst positiv effekt.

Vad är Pareto-analys?

Pareto-analys använder Pareto-principen – även känd som ”80/20-regeln” – som myntades av italiensk ekonom, Vilfredo Pareto, i sin bok 1896, ”Cours d” économie politique. ”

Pareto-principen säger att 80 procent av projektets fördel kommer från 20 procent av arbetet. Eller omvänt, att 80 procent av problemen kan spåras tillbaka till 20 procent av orsakerna. Pareto-analys identifierar de problemområden eller uppgifter som har störst utdelning. Verktyget har flera fördelar, inklusive:

• Identifiera och prioritera problem och uppgifter.
• Hjälper människor att organisera sina arbetsbelastningar mer effektivt.
• Förbättra produktiviteten.
• Förbättra lönsamheten y.

Pareto-analyssteg

Nu ska vi ta en titt på hur genomföra en Pareto-analys:

Identifiera och lista problem

Skriv ut en lista över alla problem som du behöver lösa. Samla in feedback från klienter och teammedlemmar. Detta kan till exempel ha form av kundundersökningar, formella klagomål eller helpdesk-loggar.

Identifiera orsaken till varje problem

Gå sedan till orsaken till varje problem Tekniker som 5 Whys, Cause and Effect Analysis och Root Cause Analysis är användbara verktyg för detta.

Poängproblem

Poäng nu varje problem som du har listat av betydelse. Poängsättningsmetoden som du använder beror på vilken typ av problem du försöker lösa.

Om du till exempel vill förbättra vinsten kan du få problem med hur mycket de kostar. Eller, om du försöker förbättra kundtillfredsställelsen kan du göra poäng utifrån antalet klagomål som du har fått om var och en.

Gruppproblem tillsammans

Använd analysen av orsakerna som du utförde i steg 3 för att gruppera problem av gemensam orsak. Om till exempel tre av dina problem orsakas av personalbrist kan du lägga dem i samma grupp.

Lägg till poäng för Varje grupp

Lägg nu till poängen för varje grupp som du har identifierat. Den med högsta poäng bör vara din högsta prioritet, och gruppen med lägsta poäng din lägsta prioritet.

Åtgärd

Slutligen är det dags att vidta åtgärder! Din problem med högst poäng kommer sannolikt att ha den största utdelningen när det är löst, så börja brainstorma idéer om hur du löser det här först.

Du kanske tycker att dina problem med lägst poäng inte är värda att bry sig om, särskilt om de är mycket dyra att fixa. Använd din Pareto-analys för att spara energi och resurser för det som är viktigt!

Exempel på pareto-analys

Jack har tagit över en misslyckande datorservicecenter med en mängd problem som behöver lösas. Hans mål är att öka den totala kundnöjdheten.

Han bestämmer sig för att genomföra en Pareto-analys för att utvärdera och prioritera de största frågorna som centrum står inför. Han börjar med att lista dessa (se kolumnen Problem i tabellen nedan). Han identifierar sedan de bakomliggande orsakerna bakom varje (se kolumnen Orsaker). Slutligen gör han varje objekt med antalet kundklagomål som varje har fått (se kolumnen Poäng).

Objekt	Problem	Orsak	Poäng
1	Telefoner besvaras inte tillräckligt snabbt.	För få kundtjänstpersonal.	15
2	Personalen verkar distraherad och under press.	För få kundtjänstpersonal.	6
3	Ingenjörer är inte väl organiserade och behöver ofta boka andra besök för att ta med extra delar.	Dålig organisation och förberedelse.	4
4	Ingenjörer vet inte när de kommer. Detta innebär att kunder kan behöva vara hela dagen för att ingenjör ska besöka.	Dålig organisation och förberedelse.	2
5	Kundtjänstpersonalen verkar inte alltid veta vad de gör.	Brist på utbildning.	30
6	Kunder bokas ofta in för ett möte med en ingenjör, bara för att upptäcka att problemet kunde ha lösts via telefon.	Brist av utbildning.	21

Jack använder sin analys för att gruppera problem efter orsak och lägga sedan till poängen för varje identifierad grupp. Han kan nu beställa de viktigaste orsakerna som påverkar centret, med början med den som har fått flest kundklagomål:

1. Brist på utbildning (punkterna 5 och 6) – 51 klagomål.
2. För få personal i servicecentret (punkterna 1 och 2) – 21 klagomål.
3. Dålig organisation och förberedelse (punkterna 3 och 4) – 6 klagomål.

Figur 1. Pareto-analys av Computer Services Center

Som du kan se i figur 1 ovan är näringslivet gynnas mest av att ge personalen mer utbildning, så Jack borde ta itu med detta först. Han kunde också försöka öka antalet anställda i callcentret. Det är dock möjligt att detta inte är nödvändigt – tillhandahållande av vidareutbildning kan hjälpa till att minska kundklagomål och öka personalens produktivitet.

Jacks Pareto-analys har gjort det möjligt för honom att snabbt identifiera områdena av de affärer som står inför de största utmaningarna, så att han kan fokusera sina ansträngningar där de behövs mest och prioritera frågor som ger den största utdelningen till verksamheten. Detta kommer sannolikt att spara mycket tid och pengar som han annars skulle ha försökte fixa en rad olika problem, varav några kan ha gett mycket liten nytta.