Bestämmer du om du vill ge betald ledighet (PTO) ) är något du behöver göra innan du anställer en anställd. Att erbjuda kraftuttag kräver också att du utformar en policy som förklarar hur ditt företag behandlar upplupen ledighet. Men PTO-utbetalningslagar per stat kan begränsa huruvida du kan upprätta en policy för användning-eller-förlorar-det.
Visst, du behöver inte ge dina anställda betald ledighet. Men över 60% av de småföretagare har tillgång till kraftuttag för sjukdom, semester och semester. Och om du erbjuder betald ledighet måste du känna till statens PTO-utbetalningslagar.
Läs vidare för att lära dig mer om upplupen ledighet, använd-det-eller-förlor-det-politik och vad din stat har att säga om det.
Upplupen ledig sammanfattning
När anställda har fått ledig tid, intjänas vanligtvis antalet dagar de får över tiden. Upplupen ledighet är den tid en anställd har tjänat men ännu inte använt.
En anställd kan göra något av följande med sin upplupna ledighet:
- Använd den
- Tala ut det
- Rulla det över
- Tappa bort det
I allmänhet måste anställda fatta ett beslut om sin upplupna ledighet i slutet av kalenderåret. Uppsägning av anställda är en annan gång när PTO-tillväxt kommer till spel.
Ditt företags policyer – och statens lagar – bidrar till vad en anställd kan göra med sin upplupna PTO.
Vissa företag sätter in begränsningar av vad anställda kan ta ut eller rulla över. Du kan till exempel bara låta anställda ta ut pengar upp till 40 timmar och rulla över upp till 40 timmar med kraftuttag.
Inkludera in och ut i din periodiseringspolicy i din medarbetarhandbok. Och håll upp med att skapa din policy tills du vet vilka stater som kräver att arbetsgivare betalar för oanvänd semester.
Vad är en policy för användning-eller-förlorar-det?
En policy för användning-eller-förlorar-det säger att anställda måste antingen använda sin kraftuttag före ett visst datum eller riskera att förlora den. Använd-det-eller-förlora-det-policyerna förbjuder anställda att tjäna ut eller rulla över sin intjänade tid.
Arbetsgivare som genomför användnings-eller-förlorar-det-policyer måste tydligt förmedla det till sina anställda. Anställda måste veta när de måste använda sin kraftuttag innan den löper ut.
Använd-det-eller-förlor-det-policy begränsar en arbetsgivares utbetalningsansvar för anställda som inte använder sin semester eller sjuktid. Men att hantera begränsningar kan vara frustrerande för vissa anställda som vill spara sina kraftuttagsdagar för nästa år eller få en bonus vid årsskiftet.
För att inte tala om, använd-det-eller-tappa-det policyer är olagliga i vissa stater.
Mandaterar stater hur du beräknar periodiseringar?
När en arbetsgivare frivilligt väljer att erbjuda anställda betald ledighet bestämmer de vanligtvis hur tid som ackumuleras.
Företag kan beräkna intäkter baserat på antalet:
- Arbetade timmar
- Arbetade dagar
- Arbetade veckor
- Arbetade löneperioder
Hur du beräknar periodiseringar avgör hur du betalar anställda för intjänad men oanvänd ledighet. För att ta reda på hur mycket du är skyldig en anställd måste du prorera deras ledighet.
Var noga med att förklara hur anställda samlar ledighet i din handbok.
Tänk på att stater med obligatoriska betalda sjukskrivningslagar bestämmer hur arbetsgivare måste beräkna tillväxt.
PTO-utbetalningslagar efter stat
Även om stater inte kräver att arbetsgivare tillhandahåller betald semester till anställda, reglerar vissa PTO-tillskrivningar .
Vad betyder exakt PTO-utbetalningslag efter stat? Stater kan ha outnyttjad semesterlönelagstiftning som kräver att arbetsgivare:
- Tillhandahåller upplupen semesterutbetalning eller rullar över oanvända dagar i slutet av året (aka, förbud mot användning-det-eller-förlorar- policyer)
- Inkludera upplupen semestertid som löner i en anställds sista lönecheck
- Gör både 1 och 2
Inte alla stater har PTO-utbetalning lagar. Många tar inte upp huruvida arbetsgivare måste betala anställda för upplupen ledighet.
Oavsett om din stat kräver upplupen semesterutbetalning eller inte, måste du ta upp den i dina policyer. Du kan välja att betala anställda för upplupen tid. Och om du säger att du kommer att göra det i ditt företags policy måste du göra det.
I de flesta stater gäller PTO-utbetalningslagar endast för intjänad semestertid.
Så, vilka stater förbjuder arbetsgivare från att implementera använd-det-eller-förlora-det-policyer? Vilka stater kräver PTO-utbetalning vid avslutning?
Läs mer om PTO-utbetalningslagar efter stat nedan.
Kalifornien
Arbetsgivare kan inte genomföra en policy för användning-eller-förlorar-det i sina företag. Arbetsgivare kan dock sätta ett tak på periodiseringen.
Kalifornien kräver att arbetsgivarna betalar uppsagda anställda för upplupen semester i sin sista lönecheck. Enligt Kaliforniens lag anses semesterlön vara en form av lön om en arbetsgivare väljer att erbjuda den till anställda.
Kaliforniens lag för ackumulerad tid gäller semester eller semester som kombineras med sjuktid enligt en PTO-policy.
Mer information om Kaliforniens utbetalningslagar för semester finns i deras tillstånd webbplats.
Colorado
Colorado kräver att arbetsgivare betalar anställda för upplupen semestertid när de avslutas. Enligt Colorado-lag betraktas semesterlön som en form av lön.
Colorado-lagen gäller endast semester, inte sjuktid.
Kolla in Colorado-webbplatsen för mer information.
Illinois
Illinois förbjuder inte policyer för användning-eller-förlorar-det på arbetsplatsen. Men de reglerar det.
Arbetsgivare kan kräva att anställda använder semester tid till ett visst datum så länge de ger dem en rimlig tid.
Dessutom kräver lagen i Illinois att arbetsgivare tillhandahåller PTO-utbetalning till avslutade anställda.
Du kan granska Illinois policy mer detaljerat genom att besöka deras statliga webbplats.
Indiana
Enligt Indianas stat webbplats, måste arbetsgivare betala anställda för upplupen semestertid när arbetstagaren sägs upp.
Indiana säger dock att semesterpolicyer i allmänhet lämnas upp till arbetsgivare. Arbetsgivare kan ange villkor som anställda måste uppfylla för att få semesterlön.
Louisiana
Staten kräver inte att arbetsgivare betalar anställda för upplupen ledighet. Louisiana lag kräver att arbetsgivare som erbjuder anställda betald semester att betala ut ackumulerad tid vid uppsägning.
Maryland
Staten kräver inte att arbetsgivare betalar anställda för upplupen ledighet. Maryland kräver dock att arbetsgivare betalar anställda för oanvänd semestertid om arbetsgivaren inte har en förverkandepolicy som säger något annat.
Du kan läsa mer om Marylands utbetalningsregel för semester genom att besöka deras webbplats.
Massachusetts
Även om arbetsgivare inte kan tvinga anställda att förlora sin intjänade tid, kan de ange användnings-eller-förlora-policyer. Arbetsgivare kan ange ett utgångsdatum på upplupen semester så länge det är rimligt. Och arbetsgivare kan begränsa mängden semester som anställda samlar in eller tjänar.
Massachusetts-arbetsgivare måste tillhandahålla upplupna semesterlön till uppsagda anställda.
Mer information finns i Massachusetts rådgivning om semesterpolicyer.
Montana
Arbetsgivare som erbjuder betald semestertid kan inte fastställa policyer för användning-eller-förlorar-det. De kan dock sätta ett tak som begränsar hur mycket en anställd kan samla på sig.
Enligt Montana-lagstiftningen måste arbetsgivare betala anställda för varje upplupen semester efter uppsägning.
Kolla in Montanas delstat webbplats för att lära sig mer om deras utbetalningslagar.
Nebraska
Om du är en Nebraska-arbetsgivare kan du inte fastställa en policy för användning-eller-förlorar-det för ditt företag.
När en anställd sägs upp måste arbetsgivaren betala dem för intjänad och oanvänd semester.
Om du vill veta mer om PTO-utbetalningslagar besöker du Nebraskas webbplats.
New York
New York kräver inte att arbetsgivare betalar anställda för upplupen ledighet. Enligt New Yorks lag måste arbetsgivare dock betala anställda för upplupen semester vid uppsägning om de inte har en policy som säger något annat.
Se New Yorks webbplats för mer information om PTO-utbetalning.
North Carolina
North Carolina kräver inte att arbetsgivare betalar anställda för upplupen ledighet. Arbetsgivare måste betala anställda för upplupen semester vid tidpunkten för uppsägningen om deras policy inte tar upp vad som händer med den.
Mer information om anställdas PTO-utbetalningsrättigheter i North Carolina finns på deras webbplats.
North Dakota
Även om North Dakota-lagstiftningen säger att anställda har rätt till oanvänd semesterlön när de avslutas, finns det några undantag.
Arbetsgivare med anställda som frivilligt lämnar kan hålla inne upplupen semesterpenning om:
- Arbetsgivaren försåg arbetstagaren ett skriftligt meddelande om PTO-utbetalningsvillkor
- Arbetstagaren har arbetat för arbetsgivaren i mindre än ett år
- Arbetstagaren gav arbetsgivaren mindre än fem dagars varsel
Du kan se mer information om North Dakotas lagar på deras webbplats.
Oregon
Oregons regler om kraftuttagsutbetalning är lite knepigare än andra stater. Enligt deras hemsida kan du behöva inkludera upplupen semestertid i en anställds slutlön om din policy är öppen för tolkning.
Wisconsin
Arbetsgivare kan bestämma om de ska tillhandahålla upplupna eller inte. semesterlön vid uppsägning. Emellertid är arbetsgivare som inte inkluderar en skriftlig förverkande policy i allmänhet på kroken för att betala obetald semester.
Se Wisconsin webbplats för mer information om PTO-utbetalning.
Wyoming
Wyoming kräver inte att arbetsgivare betalar anställda för upplupen ledighet.Arbetsgivare måste betala uppsagda anställda för upplupen semestertid om de inte har en skriftlig förverkandepolicy som har erkänts av arbetstagaren.
Kolla in Wyomings statliga webbplats för att lära sig mer.
Använd-det-eller-förlora-det-semesterpolicy efter tillståndsdiagram
Kolla in vårt lättlästa diagram nedan för att se om du kan implementera en semester-policy för användning-eller-förlorar-det . Och ta reda på om din stat kräver att du betalar anställda för oanvänd semester när de lämnar ditt företag.
Tänk på att många stater inte tar itu med upplupen semesterutbetalning. I allmänhet innebär detta att arbetsgivare är fria att genomföra använd-det-eller-förlora-det-policyer eller vägra att erbjuda kraftuttagsutbetalning vid uppsägning. Du bör dock konsultera din stat för att se till att du följer begränsningar och ständigt föränderliga policyer.
| Tillstånd | Kan arbetsgivare genomföra en policy för användning-eller-förlorar-det? | Kräver staten att arbetsgivare tillhandahåller kraftuttagsutbetalning vid uppsägning? |
|---|---|---|
| Alabama | Ja | Nej |
| Alaska | Ja | Nej |
| Arizona | Ja | Nej |
| Arkansas | Ja | Nej |
| Kalifornien | Nej | Ja |
| Colorado | Ja | Ja |
| Connecticut | Ja | Nej |
| Delaware | Ja | Nej |
| DC | Ja | Nej |
| Florida | Ja | Nej |
| Georgien | Ja | Nej |
| Hawaii | Ja | Nej |
| Idaho | Ja | Nej |
| Illinois | Ja * | Ja |
| Indiana | Ja | Ja |
| Iowa | Ja | Nej |
| Kansas | Ja | Nej |
| Kentucky | Ja | Nej |
| Louisiana | Ja | Ja |
| Maine | Ja | Nej |
| Maryland | Ja | Ja * |
| Massachusetts | Ja * | Ja |
| Michigan | Ja | Nej |
| Minnesota | Ja | Nej |
| Mississippi | Ja | Nej |
| Missouri | Ja | Nej |
| Montana | Nej | Ja |
| Nebraska | Nej | Ja |
| Nevada | Ja | Nej |
| New Hampshire | Ja | Nej |
| New Jersey | Ja | Nej |
| New Mexico | Ja | Nej |
| New York | Ja | Ja * |
| North Carolina | Ja | Ja * |
| North Dakota | Ja | Ja * |
| Ohio | Ja | Nej |
| Oklahoma | Ja | Nej |
| Oregon | Ja | Ja * |
| Pennsylvania | Ja | Nej |
| Rhode Island | Ja | Nej |
| South Carolina | Ja | Nej |
| South Dakota | Ja | Nej |
| Tennessee | Ja | Nej |
| Texas | Ja | Nej |
| Utah | Ja | Nej |
| Vermont | Ja | Nej |
| Virginia | Ja | Nej |
| Washington | Ja | Nej |
| West Virginia | Ja | Nej |
| Wisconsin | Ja | Ja * |
| Wyoming | Ja | Ja * |
Snabbtips för hantering av oanvända semesterlön
Här är några steg du kan ta för att följa PTO: s utbetalningslagar av staten och hålla dina anställda nöjda:
- Förstå statens PTO-utbetalningslagar
- Konsultera ditt tillstånd för verifiering
- Skapa en skriftlig betald ledigpolicy som beskriver hur tid ackumuleras och vad anställda kan göra med upplupen tid
- Inkludera din lediga periodiseringspolicy i din medarbetarhandbok
- Följ företagets policy
- Beräkna den anställdas upplupna kraftuttag och betala den anställde för den tiden, om tillämpligt
Vill spåra dina anställdas ackumulerade ledighet för exakta PTO-utbetalningsberäkningar? Du har tur! Patriot online-programvara för tid och närvaro integreras sömlöst med vår löneprogramvara. Starta din självstyrda demo för att utforska båda idag!
Vill du föreslå nästa artikel om ämnet? Gå vidare till vår Facebook-sida, ge oss en liknande, och låt oss chatta!
Detta är inte avsett som juridisk rådgivning; för mer information, klicka här.