Kära collegestudent,
Om din professor har skickat dig en länk till den här sidan, två saker är sannolikt sanna. För det första skickade du antagligen ett e-postmeddelande som inte representerar dig på ett sätt som du skulle vilja representeras. För det andra, medan andra kanske har skällde på dig, spottat dig eller förtvivlat över framtiden på grund av din e-post, skickade du den till någon som vill hjälpa dig att representera dig själv bättre.
Delvis för att bara ett klick eller svep eller två separata e-postmeddelanden från Facebook, Twitter, Instagram och sms har linjerna mellan professionella e-postmeddelanden och mer informella skrivsätt blivit suddiga och många elever tycker att konventionerna för professionella e-postmeddelanden är dunkla. Vi tror att vi kan hjälpa till att ordna saker.
I sociala mediers tid, många elever närmar sig e-post som liknar sms och andra former av digital kommunikation, där de avgörande konventionerna a re korthet och informalitet. Men de flesta högskolelärare överväger e-post närmare brev än textmeddelanden. Denna skrivstil kräver mer formalitet, mer noggrannhet och mer trogen efterlevnad (ibland gränsar till religiös efterlevnad) till konventionerna i Edited Standard Written English – det vill säga stavning, skiljetecken, versaler och syntax.
Dessa olika sätt att skriva är just det – olika sätt att skriva. Brevmetoden för e-postmeddelanden är inte alltid och för alltid bättre (eller sämre) än sms-metoden. Att veta hur och när man ska använda den ena eller den andra – baserat på varför du skriver och vem du skriver till – gör hela skillnaden. Så om du använder emojis, akronymer, förkortningar etc., när du skickar sms till dina vänner, visar du faktiskt legitima, användbara skrivförmåga. Men det gör du inte om du gör samma sak när du skickar e-post till professorer som ser e-postmeddelanden som bokstäver.
Effektivt skrivande kräver att dina ord formas efter din publik, syfte och genre (eller typ av skrivning, t.ex. akademisk e-post). Tillsammans kallas dessa ibland för den retoriska situationen. Några av de viktigaste konventionerna för den retoriska situationen att skicka e-post till en professor är följande:
1. Använd en tydlig ämnesrad. Ämnet ”Retorisk analys Essay” skulle fungera lite bättre än ”heeeeelp!” (och mycket bättre än den oförlåtliga tomma ämnesraden).
2. Använd en hälsning och signatur. Istället för att hoppa direkt in i ditt meddelande eller säga ”hej”, börja med en hälsning som ”Hej” eller ”God eftermiddag” och adressera sedan din professor med lämplig titel och efternamn, till exempel ”Prof. Xavier ”eller” Dr. Octavius. ” (Även om det här kan vara svårt, beroende på din lärares kön, rang och utbildningsnivå, är ”Professor” vanligtvis ett säkert sätt att vända sig till en högskolelärare.) På samma sätt istället för att avsluta med ”Skickat från min iPhone” eller ingenting alls , inkludera en signatur, som ”Bästa” eller ”Med vänliga hälsningar”, följt av ditt namn.
3. Använd standard skiljetecken, versaler, stavning och grammatik. Istället för att skriva ”idk vad 2 riterar om i min papper kan du hjälpa ?? ” prova något mer som ”Jag skriver för att fråga om de ämnen du föreslog i klassen igår.”
4. Gör din del i att lösa det du behöver lösa. Om du mailar för att fråga något kan du se ut upp dig själv riskerar du att presentera dig själv som mindre resursfull än du borde vara. Men om du nämner att du redan har kollat kursplanen, frågat klasskamrater och tittat igenom gamla e-postmeddelanden från professorn, då presenterar du dig själv som ansvarig och tar initiativ. Så istället för att fråga ”Vad är vår läxa för ikväll?” du kanske skriver, ”Jag tittade igenom kursplanen och kurswebbplatsen för helgens tilldelade läxor, men tyvärr kan jag inte hitta den.”
5. Var medveten om oro över rätten. Med rätta eller fel, många professorer tycker att studenter ”i dessa dagar” har en alltför stark känsla av rättighet. Om du verkar kräva hjälp, rycka bort frånvaron eller antar att sen arbete kommer att accepteras utan straff eftersom du har en god anledning, kan dina professorer se dig som oansvarig eller förmodig. Även om det är sant att ”skrivaren inte skrev ut” och du ”verkligen behöver ett A i den här klassen” kommer din e-post att bli mer effektiv om du tar ansvar: ”Jag planerade inte tillräckligt bra och jag acceptera alla policyer du har för sent arbete. ”
6. Lägg till en touch av mänskligheten. Några av de mest effektiva e-postmeddelandena är inte strikt affärer – inte strikt om kursplanen, betyg, frånvaro eller Medan du undviker uppenbar smicker kan du kommentera något som sägs i klassen, dela information om ett evenemang som professorn kanske vill veta om eller vidarebefordra en artikel från ditt nyhetsflöde som är relevant för kursen. sätt graciöst på e-postmeddelandet, och erkänn att professorer inte bara är poänghållare utan människor.
Vi hoppas att dessa regler (eller dessa och dessa) hjälper dig att förstå vad de flesta professorer vill ha eller förväntar sig av akademiska e-postmeddelanden. Vilket leder oss tillbaka till den större punkten: att skriva effektivt betyder inte bara att följa alla regler. Att skriva effektivt betyder att skriva som en handling av mänsklig kommunikation – forma dina ord i ljuset av vem du skriver till och varför.
Naturligtvis kommer du faktiskt inte att säkra planetens framtid genom att skriva e-post med en ämnesrad och lite skiljetecken. Men du hjälper dina professorer att oroa sig för det bara lite mindre.
Med önskemål om alla bästa e-postmeddelanden i framtiden,
PTC och CHM