När du skickar formulär W-2 till dina anställda behöver du inte oroa dig för det årliga fram till nästa år. Eller gör du? Om du inte vet hur du fyller i formulär W-2 kan du stöta på problem.
Dina anställda kan komma till dig med frågor om formulär W-2. Och dina anställda kanske tror att du gjorde ett misstag om deras W-2 Box 1-värde är lägre än vad de tror att de tjänat.
Är du redo att skära igenom förvirringen? Läs vidare för att lära dig hur man fyller i formulär W-2, ruta för ruta, och vad det hela betyder.
Hur man fyller i formulär W-2
Du kanske har ditt formulär W-2 ansvar ner till en vetenskap. Ange information om anställda; skicka kopior till anställda; lämna in formuläret till SSA och stat, stad eller lokal skatteavdelning; och upprepa följande år.
Eller du kanske bara spenderar timmar på att samla in information om anställda och försöka avkoda löne- och skatteuppgiften.
Oavsett om du fyller i formulär W-2 på egen hand , använd löneprogramvara eller ha en skatteförberedare, du borde vara flytande att veta hur du fyller i formulär W-2.
Som en generalisering visar formulär W-2-rutor identifikation, skattepliktig lön, kvarhållna skatter och förmåner.
Rutor AF är enkla. De listar identifierande information om ditt företag och din anställd. De numrerade rutorna, rutorna 1-20, kan bli lite mer knepiga.
Om du vill förklara formulär W-2, dyk in i varje rutas syfte nedan.
Ruta A: Anställdas Socialnummer
Ruta A visar din anställds personnummer. Socialnummer är nio siffror som är formaterade som XXX-XX-XXXX.
Om din anställd ansökte om ett socialförsäkringskort och inte har fått det, lämna inte rutan tom. Skriv istället ”Ansökt” i ruta A. på socialförsäkringsadministrationens kopia. När den anställde får sitt SS-kort måste du utfärda ett korrigerat W-2.
Ruta B: Arbetsidentifieringsnummer (EIN)
Ruta B visar ditt arbetsgivaridentifieringsnummer. EIN-nummer är nio siffriga nummer strukturerade som XX-XXXXXXX.
Siffran du anger i ruta B är densamma på varje anställds formulär W- 2. IRS och SSA identifierar ditt företag genom ditt unika EIN.
Använd inte ditt personliga personnummer på blanketter W-2. Om du inte har ett arbetsgivaridentifieringsnummer, ansök om ett EIN innan arkivering av blankett W-2. Markera sedan ”Ansökan” i ruta B.
Ruta C: Arbetsgivarens namn, adress och postnummer
Ruta C identifierar ditt företag ytterligare genom att notera ditt företags namn och adress. Använd ditt företags juridiska adress, även om det är annorlunda än där dina anställda arbetar.
Dina anställda kanske undrar om adressen är felaktig om den skiljer sig från deras arbetsadress. Verifiera din lagliga företagsadress och se till att din anställd är korrekt.
Ruta D: Kontrollnummer
Ruta D kan vara tom, beroende på om ditt lilla företag använder kontrollnummer eller inte.
Ett kontrollnummer identifierar formulär W-2 så att du kan registrera dem internt. Om du inte använder kontrollnummer lämnar du den här rutan tom.
Fält E och F: Anställdas namn, adress och postnummer
Fält E visar anställdas förnamn, mitt initial- och efternamn. Referera till den anställdes SSN för att ange deras namn korrekt.
Ange den anställdes adress i ruta F.
Ruta 1: Löner, tips, annan ersättning
Ruta 1 rapporterar en anställds löner, tips och annan ersättning. Detta är det belopp som du betalade den anställde under året som är föremål för federal inkomstskatt.
Betalningar som inte är föremål för federal inkomstskatt inkluderar pensionsplanavgifter före skatt, premier för sjukförsäkring och pendlingsförmåner.
Lönerna som du rapporterar i ruta 1 kan vara högre eller lägre än andra löner på formulär W-2. Det här är inte ett misstag.
Till exempel kan en anställds lön för Box 1 vara lägre än lön för Box 3. Vissa förmåner före skatt är undantagna från federal inkomstskatt men inte socialförsäkringsskatt.
Viktig 2020-information: Har du lämnat betald sjuk- och / eller familjelov till en anställd enligt familjen First Coronavirus Response Act (FFCRA) )? Inkludera beloppet för betald ledighet här.
Fält 2: Federal inkomstskatt kvarhållen
Ruta 2 visar hur mycket federal inkomstskatt du spärrade från en anställds löner och överfördes till IRS.
Källskatt i federalt inkomstskatt baseras på den anställdas skattepliktiga lön och arkiveringsstatus.
Om din anställd har en fråga om deras återbetalningsbelopp eller varför de är skyldiga skatter, instruera dem i ruta 2 IRS jämför vad den anställde betalade under året i federal inkomstskatt med deras totala skuld.
Ruta 3: Socialförsäkringslön
Ruta 3 visar en anställds totala löner som omfattas av sociala avgifter. Säkerhetsskatt.Inkludera inte beloppet för avdrag före skatt som är undantagna från socialförsäkringsskatten i ruta 3.
Siffran i ruta 3 får inte vara högre än lönebasen för social trygghet. För 2020 är SS-lönebasen 137 700 dollar. För 2021 är lönebasen 142 800 dollar.
Om du måste rapportera socialförsäkringstips (ruta 7) måste summan av rutorna 3 och 7 vara mindre än 137 700 dollar för 2020 (eller 142 800 dollar för 2021 för att lämna in 2022).
Viktig information om 2020: Om du tillhandahöll FFCRA betald sjuk- och / eller familjeledighet, inkludera beloppet i ruta 3.
Ruta 4: Skatt på social trygghet
Ruta 4 rapporterar hur mycket du har hållit tillbaka löner och tips för en anställds socialförsäkring.
Viktig information om 2020: Har du skjutit upp en anställds socialskatt enligt 8 augusti 2020? Inkludera INTE den uppskjutna sociala avgiften i ruta 4 om du inte höll den tillbaka. Efter att ha hållit tillbaka de uppskjutna sociala avgifterna från anställdas löner 2021 måste du lämna in blankett W-2c. För mer information om uppskjutningen och hur den påverkar W-2-rapporteringen, kolla in vårt resurscenter COVID-19.
Ruta 5: Medicare-löner och tips
Ange hur mycket den anställde tjänat i Medicare-löner och tips i ruta 5.
En anställds Box 5-värde är i allmänhet detsamma som Box 4s belopp. Det finns dock ingen Medicare-lönebas. Om den anställde tjänade över lönebasen för social trygghet är siffran i ruta 5 högre än ruta 3.
Viktig information om 2020: Om du betalade FFCRA sjuk- och / eller familjeledighet, inkludera beloppet i ruta 5 .
Ruta 6: Medicare-skatt kvarhållen
Ruta 6 visar hur mycket du har sparat av en anställds lön för Medicare-skatt. Anställdas andel av Medicare-skatten är 1,45% av deras löner.
Beloppet i ruta 5 multiplicerat med Medicare-skattesatsen ska motsvara ruta 6. Men om den anställde tjänade över $ 200 000 (singel), skulle deras skatteskuld bör vara större.
Om du betalade en anställd över 200 000 $ (singel), borde du också ha kvarhållit den extra Medicare-skattesatsen på 0,9% från deras lön över 200 000 $.
Ruta 7 : Socialförsäkringstips
Om din anställde tjänade tips och rapporterade dem, ange beloppet i ruta 7. Ta också med dessa tipsbelopp i rutorna 1 och 5.
Återigen, summan av rutorna 7 och 3 bör inte vara mer än $ 137 700 för 2020 (eller $ 142 800 för 2021).
Ruta 8: Tilldelade tips
Rapportera de tips du tilldelade din anställd i rutan 8 , om tillämpligt. Tilldelade tips är belopp som du anger för anställda med tips. Inte alla arbetsgivare måste fördela tips till sina anställda.
Inkludera inte beloppet i ruta 8 i rutorna 1, 3, 5 eller 7. Tilldelade tips ingår inte i skattepliktig inkomst på blankett W-2 . Anställda måste använda formulär 4137 för att beräkna skatter på tilldelade tips.
Fält 9: (tomt)
Lämna fält 9 tomt.
Ruta 10: Beroende vårdförmåner
Har du gett en anställd vårdförmåner enligt ett vårdbaserat vårdprogram? Om så är fallet, inkludera det totala beloppet i ruta 10.
Beroende vårdförmåner under 5 000 USD är inte skattepliktiga. Förmåner över $ 5000 är skattepliktiga. Om du gav en anställd mer än 5 000 dollar, rapportera överskottet i rutorna 1, 3 och 5.
Ruta 11: Icke kvalificerade planer
Ruta 11 rapporterar arbetsgivarfördelningar från en icke-kvalificerad uppskjuten ersättning planera till en anställd.
Inkludera fördelningsbeloppen också i ruta 1.
Ruta 12: Koder
Det finns ett antal W-2 Ruta 12 koder du kan behöva sätta på en anställds blankett W-2. Om tillämpligt, lägg till koder och belopp i ruta 12.
Dessa koder och värden kan sänka den anställdes skattepliktiga löner.
Låt oss säga att en anställd som valts för att bidra med 1 000 $ till en pensionsplan. Du skulle skriva D | 1.000,00 i ruta 12.
Ruta 13: Kryssrutor
Ruta 13 bör inte innehålla värden. Markera istället de rutor som gäller. Det finns tre rutor i ruta 13:
- Lagstadgad anställd
- Pensionsplan
- Tredjeparts sjuklön
Om du till exempel angav ruta 12 kod D för att visa den anställdes pensionsavgifter, kryssa också i rutan ”Pensionsplan”.
Ruta 14: Övrigt
Rapportera belopp och beskrivningar i ruta 14 så som biluthyrningsbetalningar, statlig sjukförsäkringsskatt som dras tillbaka och sjukförsäkringspremier dras av.
Viktig 2020-information: Om du har lämnat betald sjuk- och / eller familjelov till en anställd, rapportera beloppet med en beskrivning (t.ex. ”Sjukskrivningslöner som omfattas av $ 511 per dag) i ruta 14 ELLER på ett separat uttalande.
Ruta 15: Stat | Arbetsgivarens statliga ID-nummer
Gilla Ruta B, Ruta 15 identifierar ditt företags arbetsgivar-ID-nummer. Men rutan 15 är statsspecifik. Markera ditt tillstånd med två bokstäver förkortning. Inkludera sedan din statliga EIN.
Vissa stater kräver inte rapportera. Lämna fält 15 tomt om du har n o rapporteringskrav med din stat.
Om du inte har en arbetsgivares statliga ID-nummer och behöver ett, kontakta din stat.
Ruta 16: Statslöner, tips osv.
Ruta 16 visar en anställds löner som är föremål för statlig inkomstskatt. Om den anställde arbetar i en stat utan statlig inkomstskatt, lämna ruta 16 tom.
En anställds ruta 16 kan skilja sig från ruta 1. Detta är inte ett misstag. Vissa löner är undantagna från federal inkomstskatt och inte statlig inkomstskatt.
Ruta 17: Statlig inkomstskatt
Rapportera hur mycket du innehöll för statlig inkomstskatt i ruta 17. Om du gjorde det håll inte kvar statlig inkomstskatt, lämna fält 17 tomt.
Ruta 18: Lokala löner, tips etc.
Om din anställds löner är föremål för lokal inkomstskatt, inkludera deras totala skattepliktiga lön i ruta 18. Lämna den här rutan tom om den anställde arbetar på en ort utan inkomstskatt.
Det belopp du anger i ruta 18 kan skilja sig från rutorna 1 och 16.
Ruta 19: Lokal inkomstskatt
Rapportera eventuell lokal inkomstskatt som innehas av arbetstagarens löner i ruta 19. Lämna rutan tom om den inte är tillämplig.
Ruta 20: Ortnamn
Ruta 20 ska visa namnet på staden eller orten.
Är du redo att göra ditt formulär W-2-ansvar till en lek? Patriot Softwares Full Service-löneprogram fyller i och skickar in formulär W-2 åt dig baserat på din löneinformation. Ditt enda ansvar? Ge formulär W-2 till dina anställda. Få en gratis provperiod idag!
Den här artikeln har uppdaterats från dess ursprungliga publiceringsdatum den 20 februari 2019.
Detta är inte avsett som juridisk rådgivning; för mer information, klicka här.