Skattetiden är över, och företag arbetar för att sammanställa sina lönedata från 2019 för att lämna in till IRS och Social Security Administration. Att lämna in lämpliga skatteformulär är en av de viktigaste uppgifterna som en arbetsgivare har i januari varje år.
Anställda ser fram emot att få sina W-2-formulär och förbereda sina skatter för föregående år i hopp om att en återbetalning från IRS. Företagen vet att de måste förse sina medarbetare med sina W-2-formulär senast den årliga tidsfristen den 31 januari varje år så att de kan få sina egna skatter upprättade inom den enskilda tidsfristen den 15 april. Men förutom att ge sina anställda skattehandlingar, företag måste tillhandahålla identifierande information till skattemyndigheten samtidigt.
W-3-formuläret och företag
Förutom att förse varje anställd med ett W-2-formulär (1099 formulär om du använder oberoende entreprenörer) inom den tidsfrist som krävs måste företag också lämna in kopior av varje anställds W-2 till SSA, tillsammans med ett W-3-formulär.
W-3-formuläret, officiellt överföringen av Löne- och skatteuppgifter, är en sammanfattning för SSA av alla företagens anställdas löner och avgifter för föregående år. Sammanfattningsdokumentet ger en snabb översikt över W-2-formulär som bifogas och skickas med formuläret varje januari.
W-3 ger SSA möjlighet att förena att alla löner rapporterades för föregående år och alla nödvändiga skatter från FICA (Federal Insurance Contributions Act) har också rapporterats.
Vad ingår i en W-3-form?
W-3-formuläret sammanfattar i huvudsak upp alla W-2-data som arbetsgivare lämnar in i ett översiktsdokument. Formuläret sammanfattar arbetsgivarnamn, EIN (arbetsgivaridentifieringsnummer), adress, kontaktinformation och andra detaljer.
W-3 ger sedan totalt all verksamhetens personalinformation som innehåller:
- Löner, tips och annan ersättning
- Tilldelade tips
- Löner och tips som är föremål för sociala avgifter
- Löner och tips som omfattas av Medicare-skatter
- Federal inkomstskatt kvarhållen
- Statlig inkomstskatt kvarhållen
- Socialförsäkringsskatt kvarhållen
- Medicare-skatt kvarhållen
- Beroende vårdförmåner
- Uppskjuten ersättning
- Icke kvalificerade planer
Företagen behöver bara lämna in blanketten till SSA, tillsammans med motsvarande W -2 former. Ingen betalning skickas vid inlämning av W-3.
Rätt inlämning av W-3-formulär
Företagsägare eller skatteförberedare måste bifoga kopia A av varje anställds W-2 till W -3-formulär och skicka det till SSA senast den 31 januari året för förra årets rapportering. De som missar tidsfristen den 31 januari kan fortfarande lämna in, men troligtvis med påföljder.
W-2 och W-3-formulär som skickades in 2020 sammanfattar alla anställdas intäkter och betalningar för helåret 2019. Oavsett om du arkiveras elektroniskt eller per post, den 31 januari är tidsfristen densamma.
Detta stämmer överens med tidsfristen för att ge de anställda en kopia av deras individuella W-2 den 31 januari varje år för föregående skatteår. Arbetsgivare bör ha W-2-formulär förberedda och skickade till anställda inom tidsfristen och skicka kopia A av varje W-2, tillsammans med W-3-sammanfattningsdokumentet, den 31 januari eller tidigare.
Arbetsgivare kan lämna in W-2- och W-3-formulär elektroniskt via SSA: s webbplats. För företag som vill arkivera manuellt finns kopior av formuläret tillgängliga via IRS-webbplatsen, men oavsett om de arkiverar elektroniskt eller via e-post måste inläggen vara postmärkta senast den 31 januari.
För företag som arkiverar mer än 250 W-2-formulär kräver IRS att formuläret skickas in elektroniskt såvida de inte har gett arbetsgivaren ett skriftligt undantag. IRS föredrar att arbetsgivare arkiverar elektroniskt och har en mängd olika resurser tillgängliga för att hjälpa företag att lämna in formulär online snabbt och enkelt.
Hjälp med W-3-formulär
För småföretag som hanterar sina egna skatteansvar kan formuläret verka utmanande, men det handlar helt enkelt om att lägga till alla motsvarande uppgifter som du hittar på anställdas W-2-formulär. W-3-formuläret speglar W-2-formuläret, med avsnitt 1 till 11 som duplicerar nödvändiga uppgifter, som löner, tips och annan kompensation, federal inkomstskatt, etc.
För företag som behöver mer hjälp har SSA en checklista som kan hjälpa företagare att fylla i och lämna in W-2 och W-3-formulär. En IRS-video kan till och med gå igenom stegen för att förena dina W-2-formulär och W-3-sammanfattningsdokumentet.
Att arkivera W-2 och W-3-formulär varje januari är en början på -årig uppgift som alla företag med anställda måste slutföra.
Det kan verka som en skrämmande process, men med lite vägledning och rätt verktyg till ditt förfogande kan den enkelt och snabbt utföras.