Nya medarbetarformulär är en häftklammer för ombordstigningsprocessen. Innan en anställd lagligen kan börja arbeta för ditt företag måste de fylla i obligatoriska formulär. Vilka formulär behöver nya anställda fylla i?
Vilka formulär behöver nya anställda fylla i? Översikt
Regeringen kräver några nya anställningsformulär. Andra är nödvändiga dokument du behöver för ditt företag.
Ta en titt på det federala anställningsberättigande formuläret som anställda måste fylla i:
- Form I-9
Anställda måste också fylla i inkomstskattformulär så att du kan köra löner korrekt:
- Form W-4
- Ange W-4-formulär
Och , här är en lista över potentiella affärsformulär som du kan kräva att nya anställda fyller i:
- Kontaktformulär för nödsituationer
- Anmälningsblankett för anställdas handbok
- Bank kontoinformation formulär
- Förmåner formulär
Använd följande tabell för en kort översikt över de formulär som alla anställda behöver fylla i, de formulär som dina anställda kan behöva fylla i och deras syften:
Nya medarbetarformulär efter kategori
Återigen kan vi bryta upp nya anställdas pappersarbete i följande kategorier:
- Anställningsberättigande formulär
- Nya anställningsblanketter
- Företagsspecifika blanketter
Om du vill veta mer om dokumenten kan du behöva ge har anställda som en del av deras nya hyra paket, läs vidare.
Berättigande till anställning
Innan du kan lägga till en anställd i ditt team är du juridiskt ansvarig för att bekräfta att den anställde är berättigad att arbeta i USA.
Form I-9
Bland formulär som nyanställda kan fylla i är formulär I-9. Formulär I-9, Verifiering av anställningsberättigande, används för att verifiera att dina anställda lagligen får arbeta i USA. Använd oktoberutgåvan 2019 av Form I-9 för att hålla dig kompatibel.
Form I-9 är uppdelad i tre sektioner. Den anställde fyller i det första avsnittet och du fyller i det andra avsnittet. Det tredje avsnittet är endast avsett för omprövning av anställningsberättigande eller återanställning.
Formuläret ställer frågor som anställdas namn, adress, personnummer och medborgarskap. Det finns också ett avsnitt om den anställde använder en förberedare eller översättare för att hjälpa dem att fylla i formuläret.
Tänk på att om den nya medarbetaren inte har ett personnummer ska de fylla i formulär SS-5, ansökan om socialförsäkringskort. Du måste ha ett personnummer för varje anställd som är registrerad så att du kan lägga det på formulär W-2.
Den anställde måste ta in originaldokument för att bevisa sin identitet och anställning. Du behöver dessa dokument för att fylla i arbetsgivaravsnittet i formulär I-9. Det finns tre listor över godtagbara dokument i formulär I-9: listor A, B och C.
Anställda tar in ett dokument från lista A som bekräftar deras identitet och anställningstillstånd (t.ex. amerikanskt pass). Eller de kan tillhandahålla ett dokument från lista B som bekräftar deras identitet (t.ex. körkort) och ett dokument från lista C som verifierar deras anställningstillstånd (t.ex. US Citizen ID-kort).
I arbetsgivaren avsnittet, ge information om de dokument som den anställde tar med. Bekräfta sedan att dokumenten är äkta såvitt du vet. Inkludera information som ditt namn, företagsnamn och företagsadress och underteckna formulär I-9.
Nya anställningsskattformulär
Innan du kan lägga till en ny anställning till din lön, behöver veta hur mycket pengar som ska sparas från sina löner för federala och, om tillämpligt, statliga inkomstskatter.
För att ta reda på det måste du samla in två nya hyraformer: federala och statliga W-4-formulär.
Blankett W-4
Blankett W-4, anställdas innehavsintyg, krävs av IRS. Arbetsgivare använder formulär W-4 för att bestämma beloppet för den federala inkomstskatten som ska hållas kvar från en anställds löner.
Anställda kan lägga till information i formulär W-4 för att höja eller minska deras federala inkomstskatt.
W-4-formuläret för 2020 ber om information om den anställde (t.ex. namn, personnummer, adress, civilstånd) och justeringar av skattetillägg. Anställda kan ändra sin information på formulär W-4 när som helst under året.
I sällsynta fall kan du till och med ha en anställd som ansöker om undantag från federala inkomstskatter. Om en anställd gör anspråk på undantag ska du inte hålla tillbaka federal inkomstskatt från deras löner.
När du har fått blankett W-4, använd skattetabellerna i IRS-publikation 15 för att bestämma mängden skatt som ska hållas kvar.
Stat W-4
Vilka formulär behöver anställda fylla i förutom de obligatoriska blanketterna W-4 och I-9? Om det finns statlig inkomstskatt i det land som ditt företag är beläget, samla in statliga skattekupongformer från anställda.
Inte alla stater har statlig inkomstskatt.Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington och Wyoming har ingen statlig inkomstskatt. Såvida inte ditt företag befinner sig i någon av dessa stater måste din anställd fylla i ett statligt kupongformulär.
Liksom det federala W-4-formuläret ska statliga källkortsformulär be anställda om deras personliga information. Många stater använder källbidrag för att fastställa källskatt på statlig inkomstskatt.
Om ditt företag till exempel är i Kalifornien måste din anställd fylla i ett DE-4-innehavsintyg.
Tänk på att du också kan behöva hålla kvar lokal inkomstskatt från anställdas löner. Lokala inkomstskatter är vanligtvis en procentandel av anställdas löner och bestäms inte av ett kupongformulär.
Affärsformulär för nyanställda att fylla i
Förutom anställningsberättigande och skatteformulär kan du kräva nya anställda för att skicka in ytterligare formulär för ditt företag.
Kontaktformulär för nödsituationer
Att be anställda att tillhandahålla kontaktinformation för nödsituationer är mycket viktigt. I nödsituationer måste du veta vem du ska kontakta för den anställdes räkning.
Ett kontaktformulär för nödsituationer kan vara så enkelt som att den anställde tillhandahåller sin information och information om två – tre kontakter. Be anställda om varje kontakts namn, förhållande till den anställde, adress och telefonnummer för hem och arbete.
Det är en bra idé för anställda att välja nödkontakter som är nära deras arbetsplats. Anställda bör uppdatera informationen i sitt formulär vid behov.
Bekräftelseform för anställdshandbok
Om du inte har tänkt på att ha en anställdshandbok i ditt företag är det dags att skapa en.
Att ha en medarbetarhandbok innehåller information om anställningslagar, anställdas beteende, löner och andra viktiga affärspolicyer. Arbetare kan konsultera medarbetarhandboken när de har frågor.
Ange ett formulär för bekräftelse av anställdens handbok som den anställde kan fylla i, verifiera att de läser igenom handboken och förstår ditt företags policyer.
Formulär för bankkontouppgifter
Samla in arbetstagarens bankkontouppgifter om de väljer att ta emot sina löner via direktinsättning eller om du befinner dig i ett tillstånd som tillåter obligatorisk direktinsättning.
Formuläret för bankkontouppgifter bör begära följande information:
- Anställdas namn
- Kontotyp (kontroll eller besparing)
- Bankens namn och dirigeringsnummer
- Anställds bankkontonummer
Den anställde måste också skriva och verifiera att de vill få sina löner via direktinsättning.
När direktinsättning har ställts in för ditt företag och du har anställds bankkontouppgifter kan du börja köra löner.
Förmåner formulär
Du kan välja att erbjuda små företagsanställdas fördelar. Om du gör det, samla in formulär som visar deras deltagande i programmen. Anställda måste ge dig formulär även om de inte vill delta i förmånsprogrammen.
Här är några fördelar du kan erbjuda i ditt lilla företag:
- Sjukförsäkring
- Livförsäkring
- Handikappförsäkring
- Pensionsplaner
Ge information om de fördelar du erbjuder. I förmånspaketet måste dina anställda acceptera eller neka deltagande i programmet / programmen. Samla in dessa formulär från anställda innan du registrerar dem.
När ska nya anställda fylla i formulär?
Anställda måste fylla i nya anställningsblanketter innan de börjar arbeta i ditt företag. Du kan antingen ha den anställde:
- Fyll i formulär vid ditt företag den första dagen
- Fyll i formulär på egen hand innan den första dagen
Se till att den anställde vet i förväg vilka dokument de behöver ta med sig för att fylla i formulär I-9.
När den nya medarbetaren har fyllt i formuläret, förvara dem i dina register. Din anställd kan sedan börja arbeta i ditt företag.
Förvara alla anställdsformulär på ett ställe. Patriot’s personalprogramvara för småföretag är ett utmärkt tillägg till vår online löneprogramvara. Med HR-programvaran kan du hålla medarbetarfiler online och ge anställda tillgång till sina dokument. Prova båda gratis idag!
Den här artikeln har uppdaterats från dess ursprungliga publiceringsdatum den 12 maj 2017.
Detta är inte avsett som juridisk rådgivning; för mer information, klicka här.