Gehaltsabrechnungen sind schriftliche Gehaltsabrechnungen, in denen die Gehaltsscheckdetails jedes Mitarbeiters für jede Gehaltsperiode aufgeführt sind. Gehaltsabrechnungen werden auch als Gehaltsabrechnungen, Lohnabrechnungen oder Gehaltsabrechnungen bezeichnet. Wenn Ihr Unternehmen physische Gehaltsschecks bereitstellt, wird der Gehaltsabschlag normalerweise dem Scheck beigefügt oder beigefügt. Wenn Ihr Unternehmen Direkteinzahlungen verwendet, müssen Mitarbeiter möglicherweise über ein Online-Portal auf ihre Gehaltsabrechnungen zugreifen.
Warum sind Gehaltsabrechnungen wichtig?
Gehaltsabrechnungen sind aus mehreren Gründen wichtig: Sichtbarkeit, Rechenschaftspflicht und Einhaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, um nur einige zu nennen. Die Arbeitnehmer sollten in der Lage sein, die Arten von Einbehaltungen und Abzügen zu sehen, die ihre Arbeitgeber von ihrem Bruttolohn abziehen. Wenn alles auf der Seite aufgeführt ist, können Mitarbeiter und Arbeitgeber unnötige Verwirrung oder Konfrontation vermeiden.
Rechtlich gesehen schreibt kein Bundesgesetz vor, dass Arbeitgeber Gehaltsabrechnungen vorlegen müssen. In vielen Bundesstaaten gelten jedoch spezifische Anforderungen für die Zahlung von Gehaltsabrechnungen.
Anforderungen für staatliche Gehaltsabrechnungen
In einigen Bundesstaaten, wie Georgia und Florida, müssen Arbeitgeber keine Gehaltsabrechnungen bereitstellen. In diesen Staaten hat der Arbeitgeber das Recht zu entscheiden, ob er Gehaltsabrechnungen ausstellen soll. Aber selbst unter Staaten, die Gehaltsabrechnungen verlangen, gibt es Unstimmigkeiten in den Details. Sie sollten die Gesetze Ihres Bundesstaates überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Ausgabe von Gehaltsabrechnungen einhält.
- In Zugangsstaaten wie New York müssen Arbeitgeber bestimmte Arten von Gehaltsabrechnungen bereitstellen, entweder elektronisch oder in Papierform .
- In Zugangs- / Druckstaaten wie Kalifornien müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass Mitarbeiter, die elektronische Gehaltsabrechnungen erhalten, diese problemlos drucken können.
- Opt-out-Staaten verlangen von Arbeitgebern, dass sie die Erlaubnis des Arbeitnehmers einholen, bevor sie die Sichtweise des Arbeitnehmers auf ihre Gehaltsabrechnungen ändern. Wenn der Arbeitnehmer seine Gehaltsabrechnungen nicht auf neue Weise erhalten möchte, muss der Arbeitgeber sie weiterhin wie zuvor bereitstellen.
- Opt-in-Staaten verlangen von den Arbeitgebern, dass sie dies tun Bieten Sie Gehaltsabrechnungen in Papierform an, es sei denn, ein Mitarbeiter möchte seine Gehaltsabrechnungen elektronisch erhalten.
Welche Informationen befinden sich auf einer Gehaltsabrechnung?
Die Gehaltsabrechnungen variieren je nach den staatlichen Arbeitsgesetzen und Branchenanforderungen. Zum Beispiel verlangt New York, dass Food-Service-Unternehmen eine Aufschlüsselung der Trinkgelder und Löhne enthalten, die auf jeder Gehaltsabrechnung verdient werden. Wenn der Arbeitgeber eine Uniform oder Mahlzeiten anbietet, müssen diese auch als „Zulagen“ oder „Gutschriften“ angegeben werden.
Hier sind andere häufig vorkommende Elemente, die Sie möglicherweise auf einer Gehaltsabrechnung erwarten:
- Angaben zum Mitarbeiter
- Abgedeckte Daten
- Bruttolohn
- Nettolohn
- Arbeitsstunden
- Gezahlte Sätze
- Abzüge
Bruttolohn
Der Bruttolohn ist der volle Betrag, den ein Arbeitgeber vor Abzug zahlt. Diese Bezahlung beinhaltet oft mehr als den regulären Lohn des Arbeitnehmers. Überstundenlöhne und zusätzliche Einnahmen wie bezahlte Freizeit, Prämien und Gehaltsvorschüsse sind ebenfalls im Bruttolohn enthalten.
Die Bruttolöhne werden für Angestellte und Stundenarbeiter unterschiedlich berechnet. Um den Bruttolohn eines Stundenarbeitnehmers für eine Lohnperiode zu berechnen, multiplizieren Sie seinen Stundenlohn mit der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden. Um das Bruttolohn eines Angestellten für eine einzelne Lohnperiode zu berechnen, dividieren Sie sein Jahresgehalt durch die Anzahl der Lohnperioden im Jahr.
In der Regel geben Gehaltsabrechnungen für Stundenarbeiter die Anzahl der Arbeitsstunden des Arbeitnehmers an. Die Gehaltsabrechnungen der Angestellten können auch die Anzahl der Arbeitsstunden anzeigen, die sie aufgezeichnet haben, wenn sie ihre Zeit nachverfolgen. Wenn der Mitarbeiter mehr als 40 Stunden pro Woche arbeitet und Anspruch auf Überstundenvergütung hat, sollten diese Stunden auf seiner Gehaltsliste stehen.
Abzüge
Abzüge sind Bargeldbeträge, die vom Mitarbeiter abgezogen werden Bruttolöhne. Dazu gehören Steuern, Beiträge und sogar Zulagen wie Mahlzeiten.
In der Regel werden Abzüge bei Gehaltsabrechnungen an zwei Stellen angezeigt: Abzüge aktuell und Abzüge seit Jahresbeginn. Aktuelle Abzüge sind Abzüge, die von der aktuellen Zahlungsperiode abgezogen werden. Die Abzüge seit Jahresbeginn sind Summen für jede Art von Abzug. Zum Beispiel werden FICA-Steuern für jede Zahlungsperiode herausgenommen. Die Gehaltsabrechnung zeigt also einen Betrag an, der für diesen Gehaltszeitraum abgezogen wird, und den Gesamtbetrag, der für das bisherige Jahr abgezogen wurde.
Steuern
Steuern werden häufig als Abzüge auf Gehaltsabrechnungen von Mitarbeitern aufgeführt . Am häufigsten umfassen sie FICA-Steuern, die für Medicare und soziale Sicherheit verwendet werden, sowie Quellensteuern auf Bundes- und Landesebene. Steuerbeträge, die an das Formular W-4 des Mitarbeiters gebunden sind, können auf Antrag des Mitarbeiters geändert werden, insbesondere wenn zusätzliche Quellensteuern angegeben wurden. Der IRS legt den FICA-Steuersatz fest.
Beiträge
Beiträge sind eine andere Art des Abzugs. Wenn der Beitrag jedoch vom Arbeitgeber stammt, kann er im Bruttolohn des Arbeitnehmers enthalten sein.Angenommen, ein Mitarbeiter trägt 3% jedes Gehaltsschecks zu einem 401 (k) bei, und sein Arbeitgeber entspricht diesem Beitrag. Der Beitrag des Arbeitnehmers wäre ein Abzug von seinem Gehaltsscheck, während der Beitrag des Arbeitgebers als Teil des Bruttolohns des Arbeitnehmers aufgeführt würde.
Die Beiträge variieren je nach den vom Arbeitgeber angebotenen Leistungsmöglichkeiten. Beispielsweise kann ein Mitarbeiter verlangen, dass ein kleiner Prozentsatz seines Gehaltsschecks für einen Mitarbeiteraktienkaufplan (ESPP) verwendet wird. Sie können Beiträge zu einer Rente leisten oder einen kleinen Betrag von jedem Gehaltsscheck als gemeinnützige Spende abziehen lassen.
Nettolohn
Der Nettolohn ist der Betrag, der nach Abzug der Abzüge übrig bleibt aus dem Bruttolohn des Arbeitnehmers. Der Nettolohn wird oft als Take-Home-Lohn bezeichnet. Dies ist der Betrag, den der Mitarbeiter erhält, wenn er bezahlt wird, entweder durch direkte Einzahlung oder per Scheck.
Abhängig von der Höhe der Abzüge kann der Nettolohn eines Mitarbeiters erheblich unter seinem Bruttolohn liegen. Auf der Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters wird die Nettovergütung sowohl für die Gehaltsperiode als auch kumuliert für das Jahr erfasst.
Beispiele für Gehaltsabrechnungen
Wenn Ihr Unternehmen klein ist und nicht viele Vorteile bietet Die Gehaltsabrechnungen Ihrer Mitarbeiter werden ziemlich einfach aussehen. So könnte eine einfache Gehaltsabrechnung aussehen: