Die Steuerzeit steht vor der Tür, und Unternehmen arbeiten daran, ihre Gehaltsdaten für 2019 zusammenzustellen, um sie dem IRS und der Sozialversicherungsbehörde vorzulegen. Das Einreichen der entsprechenden Steuerformulare ist eine der wichtigsten Aufgaben eines Arbeitgebers im Januar eines jeden Jahres.
Die Mitarbeiter freuen sich darauf, ihre W-2-Formulare zu erhalten und ihre Steuern für das Vorjahr in der Hoffnung vorzubereiten eine Rückerstattung vom IRS. Unternehmen wissen, dass sie ihren Mitarbeitern ihre W-2-Formulare bis zum jährlichen Stichtag 31. Januar eines jeden Jahres zur Verfügung stellen müssen, damit sie ihre eigenen Steuern bis zum Stichtag 15. April vorbereiten können. Zusätzlich zur Bereitstellung ihrer Steuerdokumentation für die Mitarbeiter Unternehmen müssen dem IRS gleichzeitig identifizierende Informationen zur Verfügung stellen.
Das W-3-Formular und die Unternehmen
Zusätzlich zur Bereitstellung eines W-2-Formulars für jeden Mitarbeiter (1099 Formulare, wenn Wenn Sie unabhängige Auftragnehmer einsetzen, müssen Unternehmen innerhalb der erforderlichen Frist auch Kopien des W-2 jedes Mitarbeiters zusammen mit einem W-3-Formular bei der SSA einreichen.
Das W-3-Formular, offiziell die Übermittlung von Lohn- und Steuererklärungen sind eine Zusammenfassung aller Löhne und Beiträge der Mitarbeiter des Unternehmens für das Vorjahr für die SSA. Dieses zusammenfassende Dokument bietet einen schnellen Überblick über die W-2-Formulare, die jedes Jahr im Januar beigefügt und zusammen mit dem Formular gesendet werden.
Mit dem W-3 kann die SSA abgleichen, dass alle Löhne für das Formular gemeldet wurden Das Vorjahr und alle erforderlichen FICA-Steuern (Federal Insurance Contributions Act) wurden ebenfalls gemeldet.
Was ist in einem W-3-Formular enthalten?
Das W-3-Formular summiert sich im Wesentlichen Alle W-2-Daten, die Arbeitgeber in einem Übersichtsdokument einreichen. Das Formular fasst den Namen des Arbeitgebers, EIN (Arbeitgeberidentifikationsnummer), Adresse, Kontaktinformationen und andere Details zusammen.
Der W-3 bietet dann insgesamt alle Mitarbeiterinformationen des Unternehmens, einschließlich:
- Löhne, Trinkgelder und andere Entschädigungen
- Zugewiesene Trinkgelder
- Löhne und Trinkgelder, die der Sozialversicherungssteuer unterliegen
- Löhne und Trinkgelder, die der Sozialversicherungssteuer unterliegen Medicare-Steuern
- Bundeseinkommensteuer einbehalten
- Staatliche Einkommensteuer einbehalten
- Sozialversicherungssteuer einbehalten
- Medicare-Steuer einbehalten
- Pflegeleistungen
- Aufgeschobene Vergütung
- Nicht qualifizierte Pläne
Unternehmen müssen das Formular nur zusammen mit dem entsprechenden W bei der SSA einreichen -2 Formen. Bei der Einreichung des W-3 wird keine Zahlung gesendet.
Rechtzeitige Einreichung der W-3-Formulare
Unternehmer oder Steuerberater müssen dem W die Kopie A des W-2 jedes Mitarbeiters beifügen -3 Formular und senden Sie es bis spätestens 31. Januar des Jahres zur Berichterstattung an die SSA. Diejenigen, die die Frist zum 31. Januar verpassen, können weiterhin einreichen, jedoch wahrscheinlich mit Strafen.
Die im Jahr 2020 eingereichten W-2- und W-3-Formulare fassen alle Einkünfte und Zahlungen der Mitarbeiter für das gesamte Jahr 2019 zusammen elektronisch oder per Post eingereicht, ist die Frist zum 31. Januar dieselbe.
Dies entspricht der Frist, um den Mitarbeitern am 31. Januar eines jeden Jahres für das vorangegangene Steuerjahr eine Kopie ihres individuellen W-2 zur Verfügung zu stellen. Arbeitgeber sollten W-2-Formulare bis zum Stichtag vorbereiten und an die Mitarbeiter senden lassen und am oder vor dem 31. Januar eine Kopie A jedes W-2 zusammen mit dem zusammenfassenden W-3-Dokument senden.
Arbeitgeber können W-2- und W-3-Formulare elektronisch über die Website der SSA einreichen. Für Unternehmen, die manuell einreichen möchten, sind Kopien des Formulars über die IRS-Website verfügbar. Unabhängig davon, ob sie elektronisch oder per Post eingereicht werden, müssen die Einreichungen spätestens am 31. Januar abgestempelt werden.
Für Unternehmen, die einreichen Bei mehr als 250 W-2-Formularen verlangt das IRS, dass die Formulare elektronisch eingereicht werden, es sei denn, sie haben dem Arbeitgeber einen schriftlichen Verzicht gewährt. Das IRS bevorzugt die elektronische Einreichung von Arbeitgebern und verfügt über eine Vielzahl von Ressourcen, mit denen Unternehmen die Formulare schnell und einfach online einreichen können.
Hilfe bei W-3-Formularen
Für kleine Unternehmen, die ihre Formulare verwalten Aufgrund der eigenen Steuerverantwortung mag das Formular schwierig erscheinen, aber es geht einfach darum, alle entsprechenden Daten zu addieren, die Sie auf den W-2-Formularen des Mitarbeiters finden. Das W-3-Formular spiegelt das W-2-Formular wider. In den Abschnitten 1 bis 11 werden die erforderlichen Daten wie Löhne, Trinkgelder und andere Vergütungen, einbehaltene Bundeseinkommensteuer usw. dupliziert.
Für Unternehmen, die mehr benötigen Unterstützung hat die SSA eine Checkliste, die Geschäftsinhabern helfen kann, ihre W-2- und W-3-Formulare auszufüllen und einzureichen. Ein IRS-Video kann Sie sogar durch die Schritte zum Abgleichen Ihrer W-2-Formulare und des W-3-Zusammenfassungsdokuments führen.
Das Einreichen von W-2- und W-3-Formularen jeden Januar ist ein Anfang des Jahres -Jahr Aufgabe, die jedes Unternehmen mit Mitarbeitern erledigen muss.
Es mag einschüchternd erscheinen, aber mit ein wenig Anleitung und den richtigen Tools kann es einfach und schnell erledigt werden.