Welche Formulare müssen neue Mitarbeiter ausfüllen?

Neue Mitarbeiterformulare sind ein wesentlicher Bestandteil des Onboarding-Prozesses. Bevor ein Mitarbeiter legal für Ihr Unternehmen arbeiten kann, muss er die erforderlichen Formulare ausfüllen. Welche Formulare müssen neue Mitarbeiter ausfüllen?

Welche Formulare müssen neue Mitarbeiter ausfüllen? Übersicht

Die Regierung benötigt einige neue Einstellungsformulare. Andere sind notwendige Dokumente, die Sie für Ihr Unternehmen benötigen.

Sehen Sie sich das Bundesformular für die Beschäftigungsfähigkeit an, das Mitarbeiter ausfüllen müssen:

• Formular I-9

Mitarbeiter müssen dies auch tun Füllen Sie die Einkommensteuerformulare aus, damit Sie die Gehaltsabrechnung genau ausführen können:

• Formular W-4
• Geben Sie das Formular W-4

an Hier finden Sie eine Liste potenzieller Geschäftsformulare, für deren Ausfüllen möglicherweise neue Mitarbeiter erforderlich sind:

• Notfallkontaktformular
• Bestätigungsformular für das Mitarbeiterhandbuch
• Bank Kontoinformationsformular
• Leistungsformulare

Verwenden Sie die folgende Tabelle, um einen kurzen Überblick über die Formulare zu erhalten, die alle Mitarbeiter ausfüllen müssen, sowie über die Formulare, die Ihre Mitarbeiter möglicherweise ausfüllen müssen und ihre Zwecke:

Neue Mitarbeiterformulare nach Kategorie

Auch hier können wir neue auflösen Mitarbeiterdokumentation in die folgenden Kategorien:

1. Formular für die Berechtigung zur Beschäftigung
2. Neue Formulare für die Einstellung von Arbeitskräften
3. Unternehmensspezifische Formulare

Um mehr über die Dokumente zu erfahren, müssen Sie möglicherweise gi Lesen Sie die Mitarbeiter im Rahmen ihres neuen Einstellungspakets weiter.

Berechtigung zur Beschäftigung

Bevor Sie Ihrem Team einen Mitarbeiter hinzufügen können, sind Sie gesetzlich dafür verantwortlich, zu bestätigen, dass der Mitarbeiter berechtigt ist, in den USA zu arbeiten.

Formular I-9

Zu den Formularen, die neue Mitarbeiter ausfüllen müssen, gehört das Formular I-9. Mit dem Formular I-9 (Überprüfung der Beschäftigungsfähigkeit) wird überprüft, ob Ihre Mitarbeiter gesetzlich in den USA arbeiten dürfen. Verwenden Sie die Ausgabe Oktober 2019 von Formular I-9, um die Konformität zu gewährleisten.

Formular I-9 ist in drei Abschnitte unterteilt. Der Mitarbeiter füllt den ersten Abschnitt aus und Sie füllen den zweiten Abschnitt aus. Der dritte Abschnitt dient nur der Überprüfung der Beschäftigungsfähigkeit oder der Wiedereinstellung.

Auf dem Formular werden Fragen wie Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer und Staatsbürgerschaftsstatus des Mitarbeiters gestellt. Es gibt auch einen Abschnitt für den Fall, dass der Mitarbeiter einen Vorbereiter oder Übersetzer verwendet, um das Formular auszufüllen.

Beachten Sie, dass der neue Mitarbeiter, wenn er keine Sozialversicherungsnummer hat, das Formular SS-5, Antrag auf Sozialversicherungskarte, ausfüllen sollte. Sie müssen für jeden Mitarbeiter eine Sozialversicherungsnummer haben, damit Sie diese in das Formular W-2 eintragen können.

Der Mitarbeiter muss Originaldokumente vorlegen, um seine Identität und Beschäftigungsfähigkeit nachzuweisen. Sie benötigen diese Dokumente, um den Arbeitgeberabschnitt des Formulars I-9 auszufüllen. Es gibt drei Listen akzeptabler Dokumente in Formblatt I-9: Listen A, B und C.

Mitarbeiter bringen ein Dokument aus Liste A ein, das ihre Identität und Arbeitserlaubnis bestätigt (z. B. US-Pass). Oder sie können ein Dokument aus Liste B bereitstellen, das ihre Identität bestätigt (z. B. Führerschein), und ein Dokument aus Liste C, das ihre Arbeitserlaubnis überprüft (z. B. US-Bürgerausweis).

Beim Arbeitgeber Geben Sie im Abschnitt Informationen zu den Dokumenten an, die der Mitarbeiter einbringt. Bestätigen Sie anschließend, dass die Dokumente nach bestem Wissen echt sind. Geben Sie Informationen wie Ihren Namen, Ihren Firmennamen und Ihre Firmenadresse an und unterschreiben Sie das Formular I-9.

Neue Mietsteuerformulare

Bevor Sie Ihrer Gehaltsabrechnung eine neue Miete hinzufügen können, müssen Sie müssen wissen, wie viel Geld sie von ihren Löhnen für Bundes- und gegebenenfalls staatliche Einkommenssteuern einbehalten müssen.

Um dies herauszufinden, müssen Sie zwei neue Mietsteuerformulare sammeln: W-4-Formulare für Bund und Länder.

Formular W-4

Das Formular W-4, das Quellensteuerzertifikat des Mitarbeiters, wird vom IRS verlangt. Arbeitgeber verwenden das Formular W-4, um die Höhe der Bundeseinkommensteuer zu bestimmen, die vom Lohn eines Arbeitnehmers einbehalten werden soll.

Mitarbeiter können dem Formular W-4 Informationen hinzufügen, um die Quellensteuer des Bundes zu erhöhen oder zu verringern.

Das 2020 W-4-Formular fragt nach Informationen des Mitarbeiters (z. B. Name, Sozialversicherungsnummer, Adresse, Familienstand) und Steuerabzugsanpassungen. Mitarbeiter können ihre Informationen auf dem Formular W-4 jederzeit während des ganzen Jahres ändern.

In seltenen Fällen haben Sie möglicherweise sogar einen Mitarbeiter, der eine Befreiung von der Bundeseinkommensteuer beantragt. Wenn ein Mitarbeiter eine Befreiung beantragt, halten Sie die Bundeseinkommensteuer nicht von seinem Lohn ein.

Nachdem Sie das Formular W-4 erhalten haben, verwenden Sie die Steuertabellen in IRS-Publikation 15, um die Höhe der einzubehaltenden Steuern zu bestimmen.

Status W-4

Welche Formulare müssen Mitarbeiter neben den erforderlichen Formularen W-4 und I-9 ausfüllen? Wenn es in dem Staat, in dem sich Ihr Unternehmen befindet, eine staatliche Einkommensteuer gibt, sammeln Sie von den Mitarbeitern staatliche Quellensteuerformulare.

Nicht alle Staaten haben eine staatliche Einkommenssteuer.Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington und Wyoming haben keine staatliche Einkommenssteuer. Sofern sich Ihr Unternehmen nicht in einem dieser Bundesstaaten befindet, muss Ihr Mitarbeiter ein Formular für die Quellensteuer ausfüllen.

Wie beim W-4-Formular des Bundes werden die Mitarbeiter bei Steuerformularen für staatliche Steuern nach ihren persönlichen Daten gefragt. Viele Staaten verwenden Quellensteuern, um die Quellensteuer zu bestimmen.

Wenn sich Ihr Unternehmen beispielsweise in Kalifornien befindet, muss Ihr Mitarbeiter ein DE-4-Quellensteuerzertifikat ausfüllen.

Beachten Sie, dass Sie möglicherweise auch die lokale Einkommenssteuer von den Löhnen der Mitarbeiter einbehalten müssen. In der Regel stellen die lokalen Einkommenssteuern einen Prozentsatz des Arbeitnehmerlohns dar und werden nicht durch ein Quellensteuerformular bestimmt.

Geschäftsformulare für neue Mitarbeiter zum Ausfüllen

Zusätzlich zu den Beschäftigungs- und Steuerformularen Möglicherweise müssen Sie neue Mitarbeiter einstellen, um zusätzliche Formulare für Ihr Unternehmen einzureichen.

Notfallkontaktformular

Es ist sehr wichtig, die Mitarbeiter zu bitten, Notfallkontaktinformationen bereitzustellen. Im Notfall müssen Sie wissen, an wen Sie sich im Namen des Mitarbeiters wenden können.

Ein Notfall-Kontaktformular kann so einfach sein wie der Mitarbeiter, der seine Informationen und die Informationen von zwei bis drei Kontakten bereitstellt. Fragen Sie die Mitarbeiter nach dem Namen, der Beziehung zum Mitarbeiter, der Adresse sowie den privaten und geschäftlichen Telefonnummern der einzelnen Kontakte.

Es ist eine gute Idee für Mitarbeiter, Notfallkontakte auszuwählen, die sich etwas in der Nähe ihres Arbeitsortes befinden. Mitarbeiter sollten die Informationen auf ihrem Formular bei Bedarf aktualisieren.

Bestätigungsformular für Mitarbeiterhandbücher

Wenn Sie nicht daran gedacht haben, ein Mitarbeiterhandbuch in Ihrem Unternehmen zu haben, ist es jetzt an der Zeit, eines zu erstellen.

In einem Mitarbeiterhandbuch werden Informationen wie Arbeitsgesetze, Verhalten der Mitarbeiter, Gehaltsabrechnung und andere wichtige Geschäftsrichtlinien aufgeführt. Mitarbeiter können das Mitarbeiterhandbuch konsultieren, wenn sie Fragen haben.

Stellen Sie dem Mitarbeiter ein Bestätigungsformular für das Mitarbeiterhandbuch zur Verfügung, mit dem er überprüfen kann, ob er das Handbuch gelesen und die Richtlinien Ihres Unternehmens verstanden hat.

Formular für Bankkontoinformationen

Sammeln Sie die Bankkontoinformationen des Mitarbeiters, wenn er sich dafür entscheidet, seinen Lohn per Direkteinzahlung zu erhalten, oder wenn Sie sich in einem Zustand befinden, in dem eine obligatorische Direkteinzahlung zulässig ist.

Das Formular für Bankkontoinformationen sollte die folgenden Informationen enthalten:

• Name des Mitarbeiters
• Kontotyp (Scheck oder Ersparnis)
• Name und Bankleitzahl der Bank
• Bankkontonummer des Mitarbeiters

Der Mitarbeiter muss außerdem unterschreiben und überprüfen, ob er seinen Lohn per Direkteinzahlung erhalten möchte.

Sobald die direkte Einzahlung für Ihr Unternehmen eingerichtet wurde und Sie über Bankkontodaten für Mitarbeiter verfügen, können Sie mit der Gehaltsabrechnung beginnen.

Leistungsformulare

Sie können auch kleine Angebote machen Leistungen an Arbeitnehmer. Wenn Sie dies tun, sammeln Sie Formulare, aus denen hervorgeht, dass sie an den Programmen beteiligt sind. Mitarbeiter müssen Ihnen Formulare geben, auch wenn sie nicht an den Leistungsprogrammen teilnehmen möchten.

Hier sind einige Vorteile, die Sie Ihrem kleinen Unternehmen anbieten können:

• Krankenversicherung
• Lebensversicherung
• Invalidenversicherung
• Altersvorsorge

Geben Sie Informationen zu den von Ihnen angebotenen Leistungen an. Im Leistungspaket müssen Ihre Mitarbeiter die Teilnahme an den Programmen akzeptieren oder verweigern. Sammeln Sie diese Formulare von Mitarbeitern, bevor Sie sie registrieren.

Wann sollten neue Mitarbeiter Formulare ausfüllen?

Mitarbeiter müssen neue Mitarbeiterformulare ausfüllen, bevor sie in Ihrem Unternehmen arbeiten können. Sie können entweder den Mitarbeiter haben:

• Füllen Sie Formulare in Ihrem Unternehmen am ersten Tag aus.
• Füllen Sie Formulare vor dem ersten Tag selbst aus.

Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter im Voraus weiß, welche Dokumente er zum Ausfüllen des Formulars I-9 mitbringen muss.

Wenn der neue Mitarbeiter die Formulare ausgefüllt hat, bewahren Sie sie in Ihren Unterlagen auf. Ihr Mitarbeiter kann dann mit der Arbeit in Ihrem Unternehmen beginnen.

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Dieser Artikel wurde ab dem ursprünglichen Veröffentlichungsdatum am 12. Mai 2017 aktualisiert.

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