Hvis du arbejder med data i Excel, som du har importeret fra andre kilder, skal du nogle gange arbejde med data, der ikke er i et format som du vil have. Dette gælder især med komma-afgrænset tekst, der kommer i enkeltceller.
Den eneste måde at håndtere disse data på er at opdele en celle i Excel. Der er forskellige måder at gøre dette på, afhængigt af formatet på dataene.
I denne artikel lærer du, hvordan du deler en celle, hvordan du ruller den ud til en hel kolonne, og hvornår du skal vælge hver mulighed.
Konverter tekst til kolonner
En af de mest almindelige metoder til at opdele en celle i Excel bruger værktøjet Tekst til kolonner. Dette giver dig mulighed for at opdele en hel kolonne af celler ved hjælp af hvilke regler du kan lide.
Funktionen indeholder også en brugervenlig guide, hvorfor de fleste mennesker foretrækker at bruge den. Det håndterer også ethvert tekstformat, uanset om den adskilte tekst er et mellemrum, en fane eller et komma.
Lad os se på et eksempel på, hvordan du bruger funktionen Tekst til kolonner i Excel.
I dette eksempel ønsker vi at opdele kolonnen Navn i to celler, fornavn og efternavn på sælger.
For at gøre dette:
1. Vælg menuen Data. Vælg derefter Tekst til kolonner i gruppen Dataværktøjer på båndet.
2. Dette åbner en tretrinsguide. I det første vindue skal du sørge for, at Afgrænset er valgt, og vælg Næste.
3. Fravælg Tab i det næste guiden, og sørg for, at der er valgt Mellemrum. Vælg Næste for at fortsætte.
4. I det næste vindue skal du vælge feltet Destination. Vælg derefter cellen i regnearket, hvor du vil have fornavnet. Dette opdaterer cellen i destinationsfeltet til det sted, du har valgt.
5. Vælg nu Afslut for at fuldføre guiden.
Du vil se, at den enkelt celle, der indeholdt både fornavn og efternavn, er opdelt i to celler, der indeholder hver enkelt individuelt.
Bemærk: Processen ovenfor fungerer, fordi de data, der skal deles i cellen, havde et mellemrum, der adskiller teksten. Denne tekst-til-kolonne-funktion kan også håndtere opdeling af en celle i Excel, hvis teksten er adskilt af en fane, semikolon, komma eller et hvilket som helst andet tegn, du angiver.
Brug Excel-tekstfunktioner
En anden måde at opdele en celle i Excel er ved at bruge forskellige tekstfunktioner. Tekstfunktioner giver dig mulighed for at udtrække stykker af en celle, som du kan sende til en anden celle.
Tekstfunktioner i Excel inkluderer:
- Venstre (): Uddrag et antal tegn fra venstre side af teksten
- Højre (): Uddrag et antal tegn fra højre side af teksten
- Midt (): Uddrag et antal tegn fra midten af en streng
- Find (): Find en understreng inde i en anden streng
- Len (): Returner det samlede antal tegn i en tekststreng
Hvis du vil opdele celler, behøver du muligvis ikke bruge alle disse funktioner. Der er dog flere måder, hvorpå du kan bruge disse til at opnå det samme.
For eksempel kan du bruge funktionen Venstre og Find til at udtrække fornavnet. Find-funktionen hjælper, fordi den kan fortælle dig, hvor afgrænsningstegnet er. I dette tilfælde er det et mellemrum.
Så funktionen ser sådan ud:
= VENSTRE (C3, FIND (””, C3))
Når du trykker på enter efter at have skrevet denne funktion, vil du se, at fornavnet udvindes fra strengen i celle C3.
Dette virker, fordi funktionen Venstre har brug for antallet af tegn, der skal ekstraheres. Da mellemrumstegnet er placeret i slutningen af fornavnet kan du bruge FIND-funktionen til at finde mellemrummet, som returnerer det antal tegn, du har brug for for at få fornavnet.
Du kan udpakke efternavnet enten ved hjælp af enten den rigtige funktion eller Mid-funktionen.
For at bruge den højre funktion:
= HØJRE (C3, LEN (C3) -FIND (””, C3))
Dette udtrækker efternavnet ved at finde pladsen til mellemrummet og derefter trække det fra længden af den samlede streng. Dette giver den rigtige funktion det antal tegn, den har brug for for at udtrække efternavnet.
Teknisk set kan du gøre det samme som den rigtige funktion ved hjælp af Mid-funktionen, som denne:
= MID (C3, FIND (””, C3), LEN (C3) -FIND (””, C3))
I dette tilfælde giver funktionen Find funktionen Mid-funktionen startpunktet, og Len kombineret med Find giver det antal tegn, der skal ekstraheres. Dette returnerer også efternavnet.
Brug af Excel-tekstfunktioner til at opdele en celle i Excel fungerer såvel som løsningen Tekst-til-kolonne, men det giver dig også mulighed for at udfylde hele kolonnen under disse resultater ved hjælp af de samme funktioner.
Opdel celle i Excel ved hjælp af Flash-udfyldning
Den sidste mulighed for at opdele en celle i Excel bruger Flash-udfyldningsfunktionen. Dette kræver, at cellerne, du opdeler den originale i, er lige ved siden af den.
Hvis dette er tilfældet, skal du bare skrive den del af den originale celle, som du vil opdele . Træk derefter det nederste højre hjørne af cellen ned for at udfylde cellen under den. Når du gør dette, ser du et lille celleudfyldningsikon med et lille plustegn ved siden af det.
Vælg dette ikon, og du vil se en pop op-menu i menuen. Vælg Flash Udfyld denne menu.
Når du gør dette, vil du se, at funktionen Flash Fill automatisk registrerer, hvorfor du skrev det, du skrev, og gentager processen i den næste celle. Det gør det ved at opdage og udfylde fornavnet i den oprindelige celle til venstre.
Du kan faktisk gøre den samme procedure, når du udfylder hele kolonnen. Vælg det samme ikon, og vælg Flashfyld. Det udfylder hele kolonnen med det rigtige fornavn fra cellerne til venstre.
Du kan derefter kopiere hele denne kolonne og indsætte den i en anden kolonne og derefter gentage den samme proces for at udtrække efternavne. Endelig kopier og indsæt hele kolonnen, hvor du vil have den i regnearket. Slet derefter den originale kolonne, du brugte til at udføre Flash Fill-processen.
Opdeling af celler i Excel
Som du kan se, er der et par måder at udføre den samme ting på. Hvordan du deler en celle i Excel koger ned til, hvor du vil have det endelige resultat, og hvad du planlægger at gøre med det. Enhver indstilling fungerer, så vælg den, der giver mest mening for din situation, og brug den.