UKLASSIFICERET (U)
5 FAH-1 H-430
ENVELOPES AND MAILING
(CT: CH-31; 10-07-2013)
(Office of Origin: A / LM / PMP / DPM)
5 FAH -1 H-431 GENERELT
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Følg instruktionerne i dette afsnit for at forberede konvolutter og bruge posttjenester i afdelingen og posten. Se 14 FAH-4 H-300, Pouchand Mail Handbook, for detaljerede retningslinjer for afsendelse af mail- og pouchand-mailkanaler. Kontakt din organisations centrale meddelelsescenter / mailroom for at få yderligere oplysninger.
b. Officiel uklassificeret post med oprindelse i afdelingen og stillinger skal måles (porto anbragt i vægt efter portomålere) til behandling gennem US Postal Service (USPS) eller Military Postal System (MPS).
c. Konvolutter, der bærer den målte porto, skal mailes gennem afdelingens centrale postfilial (DPM / U).
d. Officielle afmålte konvolutter, der sendes med posten, dirigeres gennem afdelingen for ansvarlighed.
e. Konvolutter, der indeholder klassificeret post, skal være korrekt markeret. Udfyld de korrekte formularer til registrering af klassificerede poster (se 5 FAH-1-udstilling H-431, formular DS-112, ClassifiedMaterial-modtagelse) og posepost (form OF-120, diplomatisk posepostregistrering – dette formular er ikke tilgængelig på A / GIS / DIR-webstedet og skal fås fra General Services Administration (GSA) Federal Supply). Se 14 FAH-4, Pouch and Mail Handbook for komplette instruktioner til afsendelse af klassificerede og posepostemner.
f. Konvolutter, der indeholder følsomme men ikke-klassificerede (SBU) oplysninger, skal udarbejdes som andre “ikke-klassificerede” konvolutter. SBU-emballager skal registreres på form OF-120 med den uklassificerede markering. Se 14 FAH-4 for komplette retningslinjer.
g. Meddelelsescentre (postrum) er placeret i hele afdelingen. Kontakt beskedcentret, der servicerer din organisation for yderligere vejledning.
5 FAH-1 H-432 TYPER AF KONVOLOPER
5 FAH-1 H-432.1 Letter-SizeEnvelope
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Konvolutter i brevstørrelse skal opfylde den amerikanske posttjeneste mindstestørrelseskrav på 5 inches lang og 3 1/2 inches høj med en tykkelse på .007 inches og ikke større end 11 1/2 inches lang og 6 1/8 inches høj med en tykkelse på 1/4 inch (USPS Domestic Mail Manual). Konvolut med større størrelse (4 tommer) er den omtrentlige størrelse af et foldet bogstav. Brug kuvert i brevstørrelse til officiel korrespondance, når det er muligt (foldemateriale, hvis nødvendigt). Se 5 FAH-1 Udstilling H-432.1.
5 FAH-1 H-432.2 Vindueskonvolut
(TL: CH-4; 07-31-2002)
Brug en vinduskonvolut (kun tilgængelig i brevstørrelse) til ikke-klassificerede, rutinemæssige eller administrative forsendelser. Brug også til store informationsforsendelser. Adressatens navn og adresse vises i vinduet fra et bogstav eller en etiket.
5 FAH-1 H-432.3 Lysebrun kuvert (Kraft)
(CT: CH-18; 07 -05-2007)
Brug Kraft-konvolutter (ofte benævnt Flat Mail) til foldet eller overdimensioneret materiale, såsom flere kabinetter, pjecer osv. Kraft (brunt papir) konvolutter fås i flere størrelser; dog skal længden være maksimalt 15 tommer, højden maksimalt 12 tommer og tykkelsen maksimalt 3/4 tommer. Maksimumvægten er 13 ounce. Flad post skal være fleksibel og kan kræve manuel sortering (hvilket kan forsinke levering) og koste mere at købe og behandle end en konvolut i brevstørrelse. Se 5 FAH-1Bilag H-432.3.
5 FAH-1 H-432.4 US GovernmentMessenger Envelope (Interoffice, Chain-type)
(TL: CH-4; 07-31-2002)
Brug en messenger-konvolut til at sende uklassificeret, interoffice-mail inden for afdelingen eller posten. Genbrug en messenger-konvolut ved at krydse den sidste adresse i en blok i venstre eller højre kolonne før du vælter den for at bruge bagsiden i samme rækkefølge. Brug ikke amessenger-konvolut til at sende mail via den almindelige posttjeneste. Se 5 FAH-1 Udstilling H-432.3.
5 FAH-1 H-433 ENVELOPES AT POST
(TL: CH-4; 07-31-2002)
a. Post, der sendes via lokal eller international post, kræver portland fra værtslandet. Angiv tydeligt over for personalet i postrummet, hvilken type tjeneste der ønskes, og indholdet.
b. Brug en almindelig hvid obligationskonvolut til mail, der skal sendes gennem værtslandet eller internationale postfaciliteter. Placer den komplette postadresse, der indeholder navn (start- og efternavn) og afsenderens symbol i det øverste venstre hjørne af konvolutten.
5 FAH-1 H-434 SELVADRESSERET ENCLOSEDENVELOPE
(TL: CH-4; 07-31-2002)
a. Brug en konvolut med porto påført af en postagemeter (eller en adresseetiket eller svarkort) fortrykt med afdelingens “sadress til at vedlægge et brev til en adressat, der bliver bedt om at give information på vegne af regeringen, men er ikke forpligtet til at give informationen .
b.Når du besvarer en anmodning fra den private sektor, skal du ikke bruge et lukket frimærke eller en selvadresseret, stemplet kuvert leveret af adressaten; svar i en officiel afdelingskonvolut. Returner frimærket eller konvolutten til adressaten med svaret.
c. For andre informationsanmodninger fra privat sektoren, hvor et usigneret formularbrev bruges til at ledsage trykt materiale, kan en adresseetiket sendt af den enkelte eller organisation bruges på afdelingens officielle kuvert.
5 FAH-1 H- 435 ADRESSERING AF KOLVER
5 FAH-1 H-435.1 Returadresse
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Til konvolutter i afdelingen, vis kontorsymbolet, initialer og efternavn på afsender og værelsesnummer i øverste venstre hjørne direkte under den udskrevne returadresse.
b. Placer den komplette geografiske placering og postidentifikation direkte under posten ord “Officiel virksomhed.”
c. Eksempler på korrekt adresseformat kan findes i 14 FAH-4H-311.3.
5 FAH-1 H-435.1-1 Fra post til ikke- Regeringsadresser
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Vis den fulde geografiske returadresse for posten som følger:
Eksempel:
Politisk sektion — rum 555
USA’s ambassade
London, England JN2 34P
5 FAH-1 H-435 .1-2 Fra post til afdeling, et andet føderalt agentur eller et andet indlæg
(CT: CH-31; 10-07-2013)
Når du bruger portokonvolutterne, skal du vise kontorsymbolet og se eksemplerne i 14 FAH 4H-311.
5 FAH-1 H-435.2 Adressat
(CT: CH-18; 07-05-2007)
a. Brug altid den komplette adresse på konvolutter. Usblock-stil, enkelt afstand (hvis tre eller flere linjer) og åben tegnsætning. Dobbeltrumsadresse med to linjer. Indrykningsoverførselslinjer to mellemrum. Indtast byen eller byen og staten på samme linje efterfulgt af postnummer eller kodenummer i udlandet. For international post placeres landets navn på den sidste linje. Hvis det er nødvendigt, skal du placere en “opmærksomhed” -linje i det nederste venstre område af konvolutten.
b. For international post skal du indtaste landet med store bogstaver:
Eksempel:
Mr. John Doe
345 Morris Road
London JN2 34P
ENGLAND
c. Jerusalem er en særlig situation. Udpeg ikke et land til Jerusalem. Ret specifikke spørgsmål angående det korrekte navn på en fremmed by eller et land til afdelingslandskranken eller Geografens kontor (INR / GE).
d. For en lokal postadresse, se Department ofState-publikationen, Key Officers of Foreign Service Posts, der viser poster i alfabetisk række efter land. Se også afdelingens telefonkatalog.
e. Mail adresseret til en militærpost i udlandet kræver AA-, AE- eller AP-numre med postnummeret. Militærposttjenesten (MPS) har tildelt APO / FPO-numre baseret om den geografiske placering. Se 14 FAH-4, Pouchand Mail Handbook, for specifikke numre.
5 FAH-1 H-435.3 Postnummer
(CT: CH-31; 10 -07-2013)
a. Inkluder altid postnummeret i adressen, der sendes via USPS-kanaler. Brug den 9-cifrede zip-kode, når den er tilgængelig. Afdelingen bruger en 9-cifret zip-kode (20520-xxxx) til automatiseret mailsortering, som skal vises i hovedblok for al post adresseret til afdelingen i Washington, DC eller postposter. Adresser udfyldes med alle store bogstaver med ikke-funktionalitet.
b. De første 5 cifre i postnummer for afdelingen skal være 20520. De sidste 4 cifre identificerer værelsesnummeret.
c. Brug postnummeret 20521 til mail adresseret til postplus de sidste 4 cifre for at identificere posten (se 14 FAH-4 , Pose og Mailhåndbog).
Eksempel:
JOHN DOE
STATSUDDELING
POLITISK SEKTION
2010 ABIDJAN PL
WASHINGTON DC 20521-2010
5 FAH-1 H-436 TYPER AF POSTTJENESTE
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Afdelingen leverer flere typer posttjenester. Brug USPS til officiel korrespondance til alle amerikanske adresser. Send officiel mail gennem messenger-systemet til videresendelse til afdelingens postrum, hvor det bliver indtastet i USPS-kanaler. Følg procedurerne i 14FAH-4, Pouch and Mail Handbook for yderligere vejledning.
5 FAH-1 H-436.1 Særlige mailtjenester
(CT: CH-18; 07-05-2007)
For nogen af følgende specialtjenester (ikke rutinemæssig svar) skal du bære hånden posten til det centrale postrum (B-528) til behandling Se 5 FAH-1Bilag H-436.1 for eksempler på formularer, der skal vedhæftes varen, når der anmodes om særlige tjenester:
(1) Returkvittering – Brug til bevis af levering;
(2) Registreret post — Brug til SBU, fortrolig eller hemmelig mail;
(3) Certificeret post — Brug til mail, der kræver post, mailing, levering eller returnering kvittering;
(4) Prioriteret mail – Brug til mail og pakker, der vejer mere end 13 ounce for at modtage hurtigere levering sammenlignet med pakkeservice (bemærk en højere sats) og
(5) Express Mail — Brug når mail skal leveres den næste dag i U nited stater. Maksimal vægt er 70 pund.Inkluder afdelingens kontrolnummer (anmodning fra bureauet eller udøvende kontor) på hvert stykke eksprespost. Håndfør post til posthuset inden kl. 15.15, mandag til fredag, til samme dagsforsendelse. Typerne af eksprespost er:
(a) Posthus til postvæsen angiver, at der kan gøres krav på vare på destinationsfaciliteten kl. 10.00 den næste hverdag; og
(b) Posthus til adressat betyder: varen leveres til adressaten inden for destinationsfacilitetens leveringsområde kl. 15.00 den næste hverdag.
5 FAH-1 H-436.2 Diplomatisk PouchMail
(TL: CH -4; 07-31-2002)
a. Pungemailsystemet er forbeholdt international transmission af officiel amerikansk kommunikation mellem afdelingen og stillinger, mellem stillinger og mellem andre føderale agenturer og deres repræsentanter, der fungerer under jurisdiktionen af en amerikansk diplomatisk eller konsulær stilling. Se 14FAH-4, Pouch and Mail Handbook, for komplette pose- og mailprocedurer.
b. Kontakt posekontrolofficeren i afdelingslederen for spørgsmål vedrørende posepostprocedurer eller en opdateret poseplan.
5 FAH-1 H-436.3 Messenger Service
5 FAH- 1 H-436.3-1 DepartmentMessenger Service
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Post, der cirkulerer mellem kontorer og bureauer, kan behandles (uden konvolut) af kontorpersonale eller bureaubudbringere, medmindre de er klassificeret eller kontrolleret og går ud af bygningen. Form OF-41, Routing and Transmital Slip, kan placeres oven på post, der transporteres af bureaukommere mellem kontorer i samme bygning.
b. Post adresseret til ansatte uden for bureauet eller i en anden bygning leveres af Office of Logistics Management, DiplomaticPouch Division (A / LM / PMP / DPM) budbringere. Begrænset messenger-service er tilgængelig til levering til andre føderale agenturer i Washington, DC-området. Brug altid en konvolut til A / LM / PMP / DPM messenger mail (klassificeret eller uklassificeret). Sørg for hurtig levering, medtag adressatens navn, kontorsymbol, værelsesnummer og bygning på konvolutten. For et andet agentur skal du medtage agentursymbol (f.eks. OMB) før kontorsymbol (se 14 FAH-4).
c. Anmod om speciel kurertjeneste (bil) til at transportere klassificeret materiale og presserende beskeder til andre føderale agenturer inden for området. Brug officielle konvolutter til klassificeret eller administrativt kontrolleret (SBU) materiale. Vedhæft formular DS-112, klassificeret materialemodtagelse (se 5 FAH- 1 UdstillingH-431) og messenger-konvolutter (se 5 FAH-1Bevis H-432.3) til uklassificeret post. Håndfør post til kurertjeneste til posens postrum og markér den til kurertjeneste.
d. For anden afhentningstjeneste fra agenturet, bringe varer direkte til meddelelsescentret for hurtig levering til andre føderale agenturer, der har daglige afhentninger via mail. Se 14 FAH-4 for yderligere interne interne meddelelsestjenesteprocedurer.
5 FAH-1 H-436.3- 2 Post MessengerService
(CT: CH-18; 07-05-2007)
For po st messenger- og mailhåndteringstjenester til rådighed, konsulter den administrative officer og / eller informationsprogrammets personale på hver post (se 14 FAH-4 for generel og specifik samlet pose og mailprocedurer).
5 FAH-1 H- 436.4 Andre postkanaler fra indlæg
(CT: CH-18; 07-05-2007)
a. Stillinger leverer international posttjeneste, værtslandets posttjeneste og US Military Postal Service, hvor det er tilgængeligt (se 14 FAH-4, Pouch and Mail Handbook). Brug kun internationale og lokale postfaciliteter til uklassificeret mail, hvis den er godkendt af hovedofficeren. Send al klassificeret eller administrativt kontrolleret (SBU) mail gennem informationsprogrammecentret til behandling gennem USPS.
b. Brug en af følgende specielle tjenester, der er tilgængelige gennem kanaler fra indlæg:
(1) Luftpost – Brug luftpost til at fremskynde e-mail, når den involverede modstand kræver lufttransport for hurtig levering. Brug luftpostkonvolutter eller markér konvolutten eller pakken “AIRMAIL” for at sikre luftposttjeneste;
(2) Særlig levering – Hvis den er tilgængelig lokalt, skal du bruge denne service, hvis det er sikkert, at speciel håndtering fremskynder service; og
(3) Registreret post — Bruges til at registrere post i henhold til tolokale krav, efter at tjenesten er godkendt af hovedofficeren.
5 FAH-1 H-437 GENNEM H-439 U Tildelt
5 FAH-1 udstilling H-431
Form DS-112, klassificeret postmodtagelse