Hvad er lagerstyringssoftware?
Lagerstyring omfatter meget mere end blot at holde styr på, hvad du opbevarer i dit lager eller detailbutik. Lagerstyring inkluderer også at holde styr på, hvad der er i din reservedelsafdeling, herunder individuelle dele og kombinationerne af de dele, der bruges til at opbygge andre produkter og tjenester. Lagerstyring indebærer også at finde ud af, hvad dine forsyningspartnere eller dine bedste kunder har på lager. For små til mellemstore virksomheder (SMB’er) kan det hurtigt blive svært at holde styr på alle disse varer, hvis du bare bruger et regneark til at gøre det. For at binde disse produktoplysninger til alle de andre dataplatforme, som din organisation bruger, kræves der en dedikeret software kaldet lagerstyringssoftware. Det kan være svært at beslutte den rigtige softwarepakke til din virksomhed, da du skal afveje de nødvendige funktioner mod den bedste pris. For at hjælpe med denne opgave har vi testet og sammenlignet ni lagerstyringssoftwarepakker i denne gennemgang.
Mens “lagerstyring” lyder som om det er en simpel sporing af, hvad du har, går lagerstyringssoftware faktisk flere niveauer dybt. Softwaren skal integreres med mindst et andet back-end office-system, nemlig enten med din regnskabs- eller ERP-pakke (enterprise resource planning). En lagerstyringssystems funktion er at spore disse lagerartikler gennem erhvervelse, salgs- eller brugsprocesser; lokaliser dem på tværs af et eller flere lagre, og pris (pris) lageret (undertiden i flere valutaer), så du kender værdien af varer, du har i lageret til regnskabsmæssige formål.
På denne måde lagerstyringssoftware undertiden overlapper med typisk asset management software. Kernefunktionalitet centrerer bestemt omkring dine lagerniveauer, men denne form for software sporer også salg, indkøbsordrer (PO’er) og leverancer. Bortset fra regnskab er lagerstyringssoftware også ofte bundet til POS-software (point-of-sales) i mange detail- og butiksfaciliteter. Meget små operationer kan slippe af med at udføre disse funktioner med et simpelt regneark. Enhver virksomhed, der er større end den, vil dog have de egenskaber til identifikation af aktiver, ordresporing og optimering af forsyningskæden, som et godt lagerstyringssystem leverer.
Omkostningsopgørelse
Inventar betragtes som en virksomhed aktiv. Som sådan indregnes det i sektionen Aktiver i en virksomheds balance. Når aktiver sælges eller bruges, registreres disse resultater også i afsnittet Omkostninger til solgte varer (COGS) eller Omkostninger til brugte varer i resultatopgørelsen Dette tal beregnes ved hjælp af en eller flere prisfastsættelsesmetoder. Almindelige lagervurderingsmetoder, der anvendes i USA, inkluderer First In First Out (FIFO), Vægtet gennemsnitskostpris, Standardomkostning og Specifik omkostning (eller Specifik identifikation). Last In First Out (LIFO) var populær i et stykke tid, men er gået ud af favør og bruges normalt ikke længere i de fleste lande.
Akronymerne LIFO og FIFO repræsenterer rækkefølgen, i hvilken beholdning er erhvervet og derefter solgt eller overført . FIFO antager, at den ældste beholdning sælges eller overføres først, mens LIFO antager, at den nyeste beholdning bliver brugt først.
Vægtet gennemsnitsomkostning bruges ofte i situationer, hvor varer er identiske med hinanden, og det ” det er umuligt at tildele en bestemt pris til en individuel enhed, eller hvor regnskabssystemet ikke har mulighed for at spore lager ved hjælp af FIFO (hvilket ikke er tilfældet i et af de beholdningssystemer, vi gennemgår her). Det vejede gennemsnit metode dividerer omkostningerne ved varer til salg med antallet af enheder, der er tilgængelige til salg, hvilket giver den vejede gennemsnitlige pris pr. enhed.
En anden hyppig lagervurderingsmetode kaldes standardomkostning. Med standardomkostning erstatte en forventet omkostning med en faktisk omkostning i regnskabsoptegnelserne og derefter med jævne mellemrum registrere afvigelser, der viser forskellen mellem de forventede og faktiske omkostninger. Denne tilgang er ofte enklere end at bruge FIFO i situationer, hvor der er en stor montering af historiske omkostningsoplysninger. Standardomkostning kræver, at du opretter estimerede omkostninger for lagerbeholdning, der bruges i virksomheden; denne metode bruges, når det er for tidskrævende at spore faktiske omkostninger. Men det kræver også, at de anslåede standardomkostninger periodisk sammenlignes med de faktiske lageromkostninger, og at der foretages en afvigelse i regnskabet.
En yderligere almindelig værdiansættelsesmetode kaldes Specific Costing. Denne metode tildeler en omkostning til hver enkelt vare i beholdningen. Specifik Costing bruges, når beholdningsposter hver har en let tilgængelig pris, der adskiller sig fra andre varer i beholdningen. For eksempel vil en brugerdefineret møbelproducent sandsynligvis bruge specifik omkostning.
Endelig skal du også overveje den anden ende af dette spektrum, nemlig at finde ud af den rigtige pris for din beholdning. Du vil ofte se andre leverandører, der tilbyder prisafbrydelser baseret på ordremængde: Spar 10 procent på vores widgets ved blot at bestille 20 procent flere widgets! Men at finde ud af det bedste valg her for din virksomhed kan være kompliceret afhængigt af, hvilke transportomkostninger der er forbundet med dine bestemte produkter. Jo større din fortegnelse over produkter f.eks. er, jo mere betaler du sandsynligvis for opbevaring og måske endda vedligeholdelse. Det er her et system, der kan hjælpe med at beregne Economic Order Quantity (EOQ), kan hjælpe. Disse kommer typisk i form af tilpasselige regnemaskiner, som du kan konfigurere til at tage højde for de specifikke behov i din særlige virksomhed.
Nogle almindelige lagerbetingelser
Som det er tilfældet med mange økonomiske systemer , har lagerundersystemet sit eget sæt vilkår. Selvom det er uden for denne introduktions rækkevidde at give en omfattende liste over de termer, du måtte løbe ind i, er her nogle af de mere almindelige.
Et hyppigt akronym, du vil køre på, kaldes BOM eller BOMP. Dette står for “Bill of Materials” eller “Bill of Material Processing”, og du vil finde den brugt oftest i produktionsbeholdningssystemer. En stykliste bruges, når en lagervare består af underemner; listen over disse underelementer er styklisten. Et lignende udtryk er “kitting”, som er en samling af dele eller genstande, der udgør en færdig vare (som derefter kan bruges som en vare i styklisten). Du kan have både kitting og en BOM i en enkelt varelager, afhængigt af varens kompleksitet og hvor detaljeret dit behov for at opretholde lagerpriser.
Nogle gange løber du over ordet “Just-in-Time (JIT)”. Dette er et logistikudtryk, der bruges i SCM-operationer (supply chain management) for at tidsbestemme modtagelsen af lageret, så det ankommer lige før eller præcist, når det er nødvendigt. Denne lagerstrategi reducerer den tid, lageret faktisk lagres, hvilket kan spare omkostninger Men denne strategi kræver nogle avancerede og velafprøvede SCM-funktioner. Også bundet til processtyring og SCM er noget, der kaldes “Work in Process.” Dette sporer enhver beholdning, der frigives til fremstilling, og sporer derefter beholdningen, som den bruges på produktionen. butik eller fabriksgulv. I mange tilfælde finder du disse to udtryk, når du undersøger produktionsbeholdningssystemer rettet mod alt fra små produktionsbutikker, såsom dit nabolags motorcykelværksted, helt op til en stor bilfabrik.
Beholdningssoftware: Ting at overveje
På grund af al den kompleksitet, der er involveret i, hvordan lager fungerer i en bestemt organisation, vil der altid være aspekter af det, der er tæt knyttet til andre dele af dit regnskabssystem. , både salg og indkøb er integrerede aspekter af lager, da du ikke kan sælge eller bruge lager, hvis du ikke har købt det – og du ikke kan sælge det, hvis du ikke har det tilgængeligt. Undtagelsen herfra er dropforsendelse , som lader dig acceptere en salgsordre og derefter få den sendt direkte til kunden fra din leverandørs lager. I det væsentlige, hvis din beholdningssoftware har drop-ship-kapacitet (og din leverandør er villig), så bruger du din lagerleverandør som et lager. Afhængigt af hvordan dit regnskabssystem er indstillet, registreres drop-forsendelser ofte ikke som lager men bliver snarere ofte sendt direkte til “Omkostninger for solgte varer” i dit regnskabssystem.
Ofte solgt som et separat modul, SCM henviser til logistikken for at få materialer, der er nødvendige til produktion og / eller varer, der er nødvendige for videresalg af beholdning. Det involverer køb, forsendelse, modtagelse og opbevaring og er som sådan tæt integreret med lager. Et aspekt af SCM kaldes “Reorder Point”, en funktion, du ofte også finder i lagerstyringssystemer. Dette kan være et manuelt niveau indtastet af den lagerstyring, som systemet bruger til at generere en advarsel, eller endda en PO, der bringer antallet af en varepost under et bestemt niveau. Nogle mere sofistikerede beholdningssystemer bruger en teknik kaldet Economic Ord er Mængde (EOQ). EOQ er en metode, der bruges til at beregne det optimale beløb og de tidspunkter, der skal bestilles (eller ombestille) lager for at minimere lager- eller lageromkostninger. I det væsentlige, når du bruger EOQ, vil du have, at lagerbeholdningen skal gå så lavt som muligt uden at resultere i en lagerbeholdning (dvs. ingen beholdning at sælge eller bruge).
Detaillager
Detailfortegnelse har nogle egne vilkår og procedurer. Et vigtigt kendetegn ved en detailopgørelse er, at den integreres tæt med et POS-system, hvilket betyder dit kasseapparat. POS-systemet tilvejebringer en kassenhed (inklusive ikke kun et kasseapparat, men også ting som stregkodelæsere), der kigger i beholdningsdatabasen, identificerer den specifikke vare, der sælges, og trækker den fra lager på lager.Afhængigt af typen af produkt eller vare, der sælges, kan individuelle varer identificeres med stregkoder eller RFID-tags (Radio-Frequency Identification). Disse tildeles, når varer kontrolleres i lager og derefter checkes ud af lager, når de sælges. Nogle POS-systemer identificerer endda varens placering, måske i et bestemt lager eller muligvis endda hvor det sidder på butiksgulvet. Dette er almindeligt inden for beklædning, forbrugsvarer og elektroniske varer. Stregkodning, vareplacering og bin identifikation er også funktioner, du finder i mange beholdningssystemer.
En ting at huske på er, at beholdningssoftware næsten aldrig bruges i sig selv. Snarere er det ” s ofte en del af et modulært regnskabssystem. Selvom det ikke er tilfældet, vil det altid være nødvendigt at tale med eller integrere med andre back-end forretningssystemer, især med det, du bruger til regnskab. Nogle virksomheder foretrækker at få alle deres regnskabsmoduler, inklusive lagerstyring, fra en enkelt leverandør. Men hvis du er villig til at implementere en vis integration, kan du binde apps fra forskellige leverandører sammen. Dette kan ikke kun give omkostningsbesparelser med hensyn til licensering, men giver dig også mulighed for at udnytte de slags funktioner, du har brug for, selvom de kommer fra forskellige softwareleverandører. Alle de beholdningssystemer, vi har gennemgået, har mulighed for at eksportere data, i det mindste til et regneark, så de kan importeres til et tredjepartsregnskabssystem.