Konstruktion af kraftfulde omfangserklæringer
En vellykket projektomfangserklæring skal være kortfattet og klar. Enhver, der læser erklæringen, skal have en god idé om, hvad projektet består af (og hvad der ikke vil være en del af projektet). Denne erklæring vil give et overblik over projektet. Det er også vigtigt at være specifik i en projektomfangserklæring. I denne artikel gennemgår vi et eksempel på projektomfang for at hjælpe dig med bedre at forstå, hvordan du opretter store omfangserklæringer. For eksempel er “Kataloget indeholder 100 produkter” bedre end “Kataloget indeholder mange produkter”, og “Projektet afsluttes over seks måneder” foretrækkes frem for “Projektet afsluttes over en periode.” Jo mere specifik du kan være, jo bedre. For bedre at forstå måder at konstruere omfangsudsagn på, lad os se på et par eksempler.
University Technology Upgrades
Forestil dig at blive konfronteret med følgende rækkevidde: University X ønsker at opgradere dets faciliteter til at inkludere WiFi-teknologier tilgængelige overalt på campus. Dette projekt vil give studerende, fakultetet og personalet mulighed for at være produktive overalt på campus. Projektet vil finde sted over en periode, hvor målbare resultater opnås. Hvad er dine første tanker? Min oprindelige tanke er, at denne omfangserklæring fuldstændigt mangler nogen af SMART-målfunktionerne. SMART står for:
- Specifik
- Målbar
- Aftalt
- Realistisk
- Tidsbegrænset
For at ændre ovennævnte omfangserklæring til et SMART-mål, ville universitetet skulle ændre deres projekt muligvis på følgende måde: Universitet X opgraderer bibliotek, sovesale, kontorer og derefter alle campusbygninger til IEEE 802.11-teknologi, der starter ved nordsiden af campus med biblioteket. Dette projekt vil lette produktiviteten via computer fra fakultet, personale og studerende. Projektet vil være afsluttet inden efterårssemesteret 2011. Du vil bemærke, at denne omfangserklæring indeholder specifikke anvisninger til gennemførelse af projektet. Resultaterne er målbare – vi kan vide, hvor mange bygninger der vil blive opgraderet. Det er aftalt, realistisk (fordi vi tager en bygning-for-bygning-tilgang) og tidsbegrænset – det afsluttes inden for en bestemt dato.
Ikke kun om at definere rækkevidden
Omfangserklæringer definerer ikke bare omfanget. De viser også holdets navn, start- og slutdatoer, mål, leverancer og milepæle. Alternative tilgange kan identificeres, ekspertvurderinger, interessentanalyse og produktanalyse bør også anføres. Omfangserklæringen må ikke forveksles med et projektcharter. Projektcharter er mere involveret, og de giver tilladelse til projektet.
Det lange eksempel – softwareudvikling
Projektets titel: Bouncy Bunny Counts Money Project Begrundelse: Vores firma har et hul i marked, når det kommer til børns genstande. Bouncy Bunny Counts Money vil udfylde dette hul og yderligere øge vores marked for regnskabssoftware til forældre til børnene, der bruger dette spil. Projektomfang: Dette projekt vil bestå af at skabe et omsætteligt spil baseret på Bouncy Bunny Counts Money-tegneserier på vores hjemmeside. Projektet afsluttes i december 2010. Moduler i spillet inkluderer et simpelt shopping-spil, en måde for Bouncy Bunny at tjene penge på og en måde at motivere spillerne til at fortsætte med at spille. Projektleverancer:
- Omfangserklæring
- Statusrapporter
- Problemrapporter
- Ugentlige møderotater
- Afsluttende spil
Projekt succes: Projektet vil blive bestemt vellykket, hvis spillet sælger.
Evaluering af Bouncy Bunny Scope Statement Eksempel
Mens omfangsangivelse ovenfor indeholder SMART-mål, den mangler stadig som en ordentlig omfangserklæring. For det første vil der være langt flere leverancer, end der er angivet. Når du bestemmer, hvilke leverancer der skal produceres, kan det være nyttigt først at nedbryde dit projekt og derefter formulere en arbejdsopdelingsstruktur. På denne måde vil alle milepæle og leverancer være defineret for dit projekt. For det andet er holdmedlemmerne og vigtige interessenter ikke opført. En af de vigtige komponenter i anvendelsesområdet er en interessentanalyse. Du kan bruge en matrix til analyse af interessenter til at oprette din omfangserklæring. På denne måde defineres det ved projektets start, hvem der vil blive involveret i projektet. For det tredje er bestemmelsen af projektsucces ikke SMART. Det vil være vigtigt for dette projektteam at definere yderligere, hvordan projektsucces vil se ud. Hvor mange eksemplarer skal sælges? Hvor lang tid skal det tage at sælge? I projektets begrundelse nævnes det, at dette projekt også skal øge salget af virksomheds X’s regnskabssoftware. Hvor mange enheder der skal sælges?Vær meget specifik i din omfangserklæring, det er et af de vigtigste dokumenter i din projektplanlægningsproces, og en korrekt skrevet omfangserklæring vil hjælpe dig med at forhindre den frygtede omfangskryp. For det fjerde opregner Company X ikke andre tidslinjer på deres omfangserklæring end at fortælle læserne, at projektet vil blive oprettet inden december 2010. For at køre et vellykket projekt er det vigtigt for interessenterne at se en tidslinje og at bemærke vigtige milepæle. For eksempel, hvornår vil spilkonceptkunst skyldes? Hvornår vil scriptingen være færdig? Hvornår afsluttes emballagen? Der er heller ikke nævnt nogen problemer her. En foreløbig risikovurdering bør udføres med henblik på overvejelse af potentielle finansielle risici, der skal tages højde for i budgettet. Endelig er der ikke noget budget inkluderet. Hvor meget koster det at oprette Bouncy Bunny Counts Money? Hvor mange medarbejdere kræves der? Ved at tage sig tid til at sammensætte en god omfangserklæring kan dit team undgå nogle af de almindelige grunde til, at projekter mislykkes i det lange løb.
Dette indlæg er en del af serien: Holde kontrol over projektomfang
For at et projekt skal lykkes, skal omfanget være klart defineret og forstået af alle interessenter. I denne serie kan du finde tip til, hvordan du skriver en omfangserklæring, hvordan man behandler anmodninger om ændring af omfang og mere.
- Skrivning af et omfangserklæring
- Eksempler på projektomfangserklæringer
- Scope Creep vs. Scope Discovery
- PM-certificering, Scope Management & Interessentstyring
- Sådan implementeres Scope & Ændringskontrol i dit projekt