Et orlov er et formelt brev, som du skriver til din vejleder for at anmode om orlov fra arbejdet. Der kræves et formelt brev til din personaledossier. Det giver en skriftlig oversigt over den meddelelse, du har givet din virksomhed, før du har brug for orlov.
Dit brev dokumenterer årsagen til din anmodning. Mens du kan forklare din situation personligt, giver et skriftligt brev den nøjagtige forklaring på dit behov for fri. Dette gør anmodningen lettere for din leder eller HR-person at forstå.
Brevet kan videresendes til andre ledere i virksomheden snarere end at stole på en manager til at forklare situationen. Fra et juridisk synspunkt registrerer dette formelle brev også din anmodning, hvis din situation falder ind under situationer, der er beskyttet af lov, såsom amerikanerne med handicaploven (ADA) eller Family and Medical Leave Act (FMLA).
Når der er brug for et fraværsbrev
Det er en god politik at skrive et formelt orlov i ethvert tilfælde, hvor du anmoder om fri fra arbejde, der ikke er dækket af sygedagene og personlige dage, der allerede er tildelt af virksomheden. Inden du anmoder om orlov, skal du bekræfte, om denne fridag skal overholdes i henhold til medarbejderhåndbogen eller statslige og føderale love.
De love, der dikterer rimelige anmodninger om fravær (såsom ADA og FMLA) har specifikke bestemmelser. For eksempel skal virksomheden have 50 ansatte eller mere for at være forpligtet til at overholde FMLA. Din situation skal også opfylde kriterierne, og du skal muligvis fremlægge dokumentation fra en læge eller anden part.
I et tilfælde hvor du vælges til juryopgave, skal virksomheden give dig fri uden at gå på kompromis med din ansættelse. Mange virksomheder har deres egen protokol til at håndtere lange fravær. De kan tilbyde at bruge dine eksisterende feriedage og personlige dage til at tillade det maksimale antal betalt fritid for din situation.
Hvis din situation ikke er dækket af hverken loven eller din virksomheds politik, er det stadig værd din tid til at anmode om orlov formelt. Selvom din virksomhed muligvis ikke lovligt er forpligtet til at give forlænget orlov, kan det stadig være til deres fordel. En god medarbejder med erfaring og en track record er et værdifuldt aktiv.
Konsekvenser af ikke at bruge et fraværsbrev
Uden dette brev er der ingen registrering, som du anmodede om orlov fra fravær.
For eksempel har du en mundtlig samtale med en manager. Lederen giver din orlov, men registrerer den ikke noget sted i din ansættelsesfil eller underretter andre ledere. Når dit fravær strækker sig over den betalte tid og feriedage, du har optjent, bliver du muligvis automatisk opsagt af virksomheden.
I nogle virksomheder er der regler, der falder ind under “no call / no show”. Dette betyder, at en medarbejder, der er fraværende uden varsel, vil blive straffet. Det er muligt, at du mister din ferie og sygedage samt stillingen, hvis du ikke fulgte protokollen om formelt at skrive dette brev.
Mest almindelige anvendelser til en orlov
Der er mange grunde til, at du måske vil tage orlov fra arbejdet. Nogle af disse er omfattet af lovgivningen. Nogle af dem kan være dækket af din virksomhedens egne politikker.
Dette er nogle af de mest almindelige årsager til, at folk anmoder om en formel orlov:
- Fødsel af et barn. Fødselsorlov er ofte dækket af virksomhedspolitikken og FMLA. Din virksomhed tillader muligvis et bestemt antal betalte uger.
- Død i familien. Mange virksomheder allo w i længerevarende fridage, når der er død i familien.
- Militærtjeneste / familiemedlem. Militærfravær er ofte dækket. Dette kan omfatte medarbejdere, der er medlemmer af de væbnede styrker. Det kan også omfatte familiemedlemmer til militæret.
- Sundhedsårsager. Sundhedsmæssige årsager kan omfatte en operation, igangværende medicinske problemer, traumer forårsaget af en ulykke eller psykiske problemer såsom depression.
- Uddannelse. I nogle scenarier vil medarbejderne anmode det om at gå videre med avanceret træning.
- Pleje af skrantende familiemedlemmer. Mange medarbejdere har fri til at tage sig af familiemedlemmer, der lider af en skade eller sygdom.
Hvad skal indgå i et orlovsbrev?
Dit brev skal være kortfattet og klar. Der er et par stykker information, som det er vigtigt at medtage:
- Datoen. Datoen skal medtages øverst i brevet.
- Dine oplysninger. Dette inkluderer dit navn, titel eller position, din hjemmeadresse, e-mail og telefonnumre.
- Din chefs oplysninger. Dette viser en oversigt over, hvem anmodningen blev fremsat til. Det er også den standard måde, du vil adressere ethvert brev til en person på.
- Årsagen til anmodningen. Dette ville være en kort forklaring på årsagen til, at du har brug for fri.
- Datoer for dit foreslåede fravær. Dit brev skal indeholde nøjagtige datoer.
Du kan muligvis have en diskussion med din vejleder om anmodningen inden du skriver fraværsbrevet. I så fald skal du henvise datoen til diskussionen til brødteksten.
Mange medarbejdere skriver størstedelen af deres korrespondance via e-mail. Det er fint at sende dette brev via e-mail og beholde den elektroniske verifikation af modtagelsen. Papirkopien af brevet gør det mere formelt.
Prøve fraværsbrev
Prøven fraværsbrev nedenfor beskriver en anmodning fra ‘Chase Zeppeli’ til ‘Miranda Waller’ hos ‘Starstruck Media, Inc.’ I brevet beder Chase Zeppeli om orlov på grund af medicinske årsager og specificerer, hvor længe orloven vil være.
