Skattetiden er inde, og virksomheder arbejder på at kompilere deres 2019-løndata for at indsende til IRS og Social Security Administration. Indgivelse af passende skatteformularer er en af de vigtigste opgaver, som en arbejdsgiver har i januar hvert år.
Medarbejderne ser frem til at modtage deres W-2-formularer og forberede deres skat for det foregående år i håb om en refusion fra IRS. Virksomheder ved, at de skal give medarbejdere deres W-2-formularer inden den årlige deadline den 31. januar hvert år, så de kan få deres egne skatter udarbejdet inden den individuelle deadline den 15. april. Men ud over at give medarbejderne deres skattedokumentation, virksomheder skal levere identificerende oplysninger til IRS på samme tid.
W-3-formularen og virksomheder
Ud over at give hver medarbejder en W-2-formular (1099 formularer, hvis du bruger uafhængige entreprenører) inden den krævede frist, skal virksomheder også indgive kopier af hver medarbejders W-2 til SSA sammen med en W-3-formular.
W-3-formularen, officielt transmission af Løn- og skatteopgørelser er et resumé for SSA af alle virksomhedens medarbejderlønninger og bidrag for det foregående år. Dette resumédokument giver et hurtigt overblik over W-2-formularer, der vedhæftes og sendes sammen med formularen hver januar.
W-3 giver SSA en måde at afstemme, at alle lønninger blev rapporteret for foregående år og alle de nødvendige FICA-skatter (Federal Insurance Contributions Act) er også rapporteret.
Hvad er inkluderet i en W-3-form?
W-3-formularen er i det væsentlige samlet op alle de W-2 data, som arbejdsgivere indsender i et oversigtsdokument. Formularen opsummerer arbejdsgivernavn, EIN (arbejdsgiveridentifikationsnummer), adresse, kontaktoplysninger og andre detaljer.
W-3 giver derefter i alt alle virksomhedens medarbejderoplysninger, der inkluderer:
- Løn, tip og anden kompensation
- Tildelte tip
- Løn og tip underlagt socialsikringsafgift
- Løn og tip underlagt Medicare-skatter
- tilbageholdt føderal indkomstskat
- tilbageholdt statsskat
- tilbageholdt socialsikringsskat
- Medicare-skat tilbageholdt
- Afhængige plejefordele
- Udskudt kompensation
- Ikke-kvalificerede planer
Virksomheder skal kun indgive formularen til SSA sammen med den tilsvarende W -2 former. Der sendes ingen betaling, når W-3 arkiveres.
Rettidig arkivering af W-3-formularer
Virksomhedsejere eller skatteforberedere skal vedlægge kopi A af hver medarbejders W-2 til W -3-formular og send den til SSA senest den 31. januar året for sidste års rapportering. De, der går glip af fristen den 31. januar, kan stadig arkivere, men sandsynligvis med sanktioner.
W-2’erne og W-3-formularerne indsendt i 2020 opsummerer alle medarbejdernes indtjening og betalinger for hele året 2019. Uanset om du arkiveres elektronisk eller via post, er fristen den 31. januar den samme.
Dette stemmer overens med fristen for at give medarbejderne en kopi af deres individuelle W-2 den 31. januar hvert år for det foregående skatteår. Arbejdsgivere skal have W-2-formularer udarbejdet og sendt til medarbejderne inden fristen og sende kopi A af hver W-2 sammen med W-3-oversigtsdokumentet den 31. januar eller før.
Arbejdsgivere kan indsende W-2- og W-3-formularer elektronisk via SSA’s websted. For virksomheder, der ønsker at arkivere manuelt, er kopier af formularen tilgængelige via IRS-webstedet, men uanset om de arkiveres elektronisk eller via mail, skal indsendelsen poststemples senest den 31. januar.
For virksomheder, der arkiverer mere end 250 W-2-formularer, kræver IRS, at formularerne indsendes elektronisk, medmindre de har givet arbejdsgiveren en skriftlig dispensation. IRS foretrækker, at arbejdsgivere arkiverer elektronisk og har en række ressourcer til rådighed for at hjælpe virksomheder med at arkivere formularerne online hurtigt og nemt.
Hjælp med W-3-formularer
For små virksomheder, der administrerer deres eget skatteansvar, kan formularen virke udfordrende, men det er simpelthen et spørgsmål om at tilføje alle de tilsvarende data, som du finder på medarbejderens W-2-formularer. W-3-formularen afspejler W-2-formularen, hvor sektion 1 til 11 duplikerer de nødvendige data, såsom lønninger, tip og anden kompensation, føderal indkomstskat tilbageholdt osv.
For virksomheder, der har brug for mere assistance, SSA har en tjekliste, der kan hjælpe virksomhedsejere med at udfylde og arkivere deres W-2 og W-3 formularer. En IRS-video kan endda føre dig gennem trinene til at forene dine W-2-formularer og W-3-oversigtsdokumentet.
Arkivering af W-2- og W-3-formularer hver januar er en begyndelse på -årig opgave, som enhver virksomhed med ansatte skal udføre.
Det kan virke som en skræmmende proces, men med lidt vejledning og de rigtige værktøjer til din rådighed kan den let og hurtigt udføres.