Nye medarbejderformularer er en vigtig del af indbyggingsprocessen. Inden en medarbejder lovligt kan begynde at arbejde for din virksomhed, skal de udfylde de krævede formularer. Hvilke skemaer skal nye medarbejdere udfylde?
Hvilke skemaer skal nye medarbejdere udfylde? Oversigt
Regeringen kræver nogle nye ansættelsesformularer. Andre er nødvendige dokumenter, du har brug for til din virksomhed.
Se på den føderale ansættelsesberettigelsesformular, som medarbejdere skal udfylde:
- Form I-9
Medarbejdere skal også udfyld skatteformularer, så du nøjagtigt kan køre lønningsliste:
- Form W-4
- Angiv W-4-formular
Og , her er en liste over potentielle forretningsformularer, som du muligvis kræver nye ansættelser, der skal udfyldes:
- Kontaktformular for nødsituation
- Medarbejderhåndbog bekræftelsesformular
- Bank formular til kontooplysninger
- Formularer til fordele
Brug følgende skema til en kort oversigt over de formularer, som alle medarbejdere skal udfylde, de formularer dine medarbejdere muligvis skal udfylde og deres formål:
Nye medarbejderformularer efter kategori
Igen kan vi bryde op på nye medarbejderpapir i følgende kategorier:
- Formular til ansættelsesberettigelse
- Nye ansættelsesskatteformularer
- Virksomhedsspecifikke formularer
For at lære mere om dokumenterne skal du muligvis give har medarbejdere som en del af deres nye lejepakke, læs videre.
Arbejdsberettigelse
Før du kan føje en medarbejder til dit team, er du juridisk ansvarlig for at bekræfte, at medarbejderen er berettiget til at arbejde i USA.
Form I-9
Blandt de formularer, som nye medarbejdere kan udfylde, er Form I-9. Formular I-9, verifikation af beskæftigelsesberettigelse, bruges til at verificere, at dine medarbejdere lovligt har lov til at arbejde i USA. Brug oktober 2019-udgaven af form I-9 for at være kompatibel.
Form I-9 er opdelt i tre sektioner. Medarbejderen udfylder det første afsnit, og du udfylder det andet afsnit. Den tredje sektion er kun til genbekræftelse af ansættelsesberettigelse eller genoptræning.
Formularen stiller spørgsmål som medarbejderens navn, adresse, personnummer og statsborgerskabsstatus. Der er også et afsnit, hvis medarbejderen bruger en forberedende eller oversætter til at hjælpe dem med at udfylde formularen.
Husk, at hvis den nye medarbejder ikke har et personnummer, skal de udfylde formular SS-5, ansøgning om socialsikringskort. Du skal have et socialsikringsnummer for hver medarbejder, der er arkiveret, så du kan placere det på formular W-2.
Medarbejderen skal medbringe originaldokumenter for at bevise deres identitet og ansættelsesberettigelse. Du har brug for disse dokumenter for at udfylde arbejdsgiverafsnittet i form I-9. Der er tre lister over acceptable dokumenter i form I-9: Lister A, B og C.
Medarbejdere medbringer et dokument fra liste A, der bekræfter deres identitet og ansættelsestilladelse (f.eks. Amerikansk pas). Eller de kan levere et dokument fra liste B, der bekræfter deres identitet (f.eks. Kørekort) og et dokument fra liste C, der bekræfter deres ansættelsestilladelse (f.eks. US Citizen ID-kort).
I arbejdsgiveren sektion, give oplysninger om det eller de dokumenter, som medarbejderen medbringer. Bekræft derefter, at dokumenterne er ægte efter din bedste viden. Medtag oplysninger som dit navn, firmanavn og virksomhedsadresse og underskriv form I-9.
Nye lejeafgiftsformularer
Før du kan føje en ny leje til din lønningsliste, skal du har brug for at vide, hvor mange penge der skal tilbageholdes fra deres løn til føderale og, hvis relevant, statslige indkomstskatter.
For at finde ud af det skal du indsamle to nye ansættelsesskatteformularer: føderale og statlige W-4-formularer.
Form W-4
Form W-4, ansattes tilbageholdelsescertifikat, kræves af IRS. Arbejdsgivere bruger formular W-4 til at bestemme mængden af føderal indkomstskat, der skal tilbageholdes fra en medarbejders løn.
Medarbejdere kan tilføje oplysninger til formular W-4 for at øge eller nedsætte deres tilbageholdelse af føderal indkomstskat.
W-4-formularen i 2020 beder om medarbejderens oplysninger (f.eks. navn, personnummer, adresse, ægteskabelig status) og justering af skattefradrag. Medarbejdere kan ændre deres oplysninger på formular W-4 når som helst i løbet af året.
I sjældne tilfælde har du måske endda en medarbejder, der hævder fritagelse for føderal indkomstskat. Hvis en medarbejder hævder fritagelse, skal du ikke tilbageholde føderal indkomstskat fra deres løn.
Når du har modtaget formular W-4, skal du bruge skattetabellerne i IRS-publikation 15 til at bestemme, hvor store skatter der skal tilbageholdes.
Tilstand W-4
Hvilke formularer skal medarbejderne udfylde bortset fra de krævede formularer W-4 og I-9? Hvis der er statsindkomstskat i den stat, din virksomhed er beliggende, skal du indsamle statslige skattefradragsformularer fra ansatte.
Ikke alle stater har statsskat.Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington og Wyoming har ikke statsskat. Medmindre din virksomhed er i en af disse stater, skal din medarbejder udfylde en form for tilbageholdelse af skatter.
Ligesom den føderale W-4-formular beder statslige skattefradrag formularer medarbejdere om deres personlige oplysninger. Mange stater bruger tilbageholdelsestillæg til at bestemme statens tilbageholdelse af indkomstskat.
For eksempel, hvis din virksomhed er i Californien, skal din medarbejder udfylde et DE-4 tilbageholdelsescertifikat.
Husk, at du muligvis også skal tilbageholde lokal indkomstskat fra medarbejderløn. Lokal indkomstskat er typisk en procentdel af medarbejderlønnen og bestemmes ikke af en tilbageholdelsesformular.
Forretningsformularer, som nye medarbejdere kan udfylde
Ud over ansættelsesberettigede og skatteformularer , kan du kræve, at nye ansættelser indsender yderligere formularer til din virksomhed.
Nødkontaktformular
Det er meget vigtigt at bede medarbejdere om at give kontaktoplysninger i nødsituationer. I nødstilfælde skal du vide, hvem du skal kontakte på vegne af medarbejderen.
En formular til nødkontakt kan være så enkel som medarbejderen, der giver deres oplysninger, og oplysningerne om 2-3 kontakter. Bed medarbejderne om hver kontaktpersons navn, forhold til medarbejderen, adresse og telefonnumre til hjem og arbejde.
Det er en god ide for medarbejderne at vælge nødkontakter, der er tæt på deres arbejdssted. Medarbejdere skal opdatere oplysningerne på deres formular, når det er nødvendigt.
Bekræftelsesformular for medarbejderhåndbog
Hvis du ikke har tænkt på at have en medarbejderhåndbog i din virksomhed, er det tid til at oprette en.
At have en medarbejderhåndbog beskriver oplysninger som ansættelseslove, medarbejderadfærd, lønningsliste og andre vigtige forretningspolitikker. Arbejdstagere kan konsultere medarbejderhåndbogen, når de har spørgsmål.
Giv en medarbejderhåndbog til bekræftelsesformular, som medarbejderen kan udfylde, og bekræft, at de læser gennem håndbogen og forstår din virksomheds politikker.
Formular til bankkontooplysninger
Indsaml medarbejderens bankkontooplysninger, hvis de vælger at modtage deres løn via direkte indbetaling, eller hvis du er i en tilstand, der tillader obligatorisk direkte indbetaling.
Formularen til bankkontooplysninger skal bede om følgende oplysninger:
- Medarbejdernavn
- Kontotype (kontrol eller opsparing)
- Bankens navn og routingnummer
- Medarbejderens bankkontonummer
Medarbejderen skal også underskrive og kontrollere, at de ønsker at modtage deres løn via direkte indbetaling.
Når direkte indbetaling er oprettet til din virksomhed, og du har medarbejderbankoplysninger, kan du begynde at køre lønningsliste.
Formularer til fordele
Du kan vælge at tilbyde små forretningsmedarbejderfordele. Hvis du gør det, skal du indsamle formularer, der angiver deres involvering i programmerne. Medarbejdere er nødt til at give dig formularer, selvom de ikke ønsker at deltage i fordele-programmet.
Her er nogle fordele, du kan tilbyde i din lille virksomhed:
- Sygesikring
- Livsforsikring
- Handicapforsikring
- Pensionsplaner
Giv oplysninger om de fordele, du tilbyder. I fordelspakken skal dine medarbejdere acceptere eller nægte deltagelse i programmerne. Saml disse formularer fra medarbejderne, inden du tilmelder dem.
Hvornår skal nye medarbejdere udfylde formularer?
Medarbejdere skal udfylde nye medarbejderformularer, før de begynder at arbejde i din virksomhed. Du kan enten have medarbejderen:
- Udfyld formularer hos din virksomhed på deres første dag
- Udfyld formularer på egen hånd inden deres første dag
Sørg for, at medarbejderen på forhånd ved, hvilke dokumenter de skal medbringe for at udfylde formular I-9.
Når den nye medarbejder har udfyldt formularerne, skal du gemme dem i dine optegnelser. Din medarbejder kan derefter begynde at arbejde i din virksomhed.
Hold alle medarbejderformularer ét sted. Patriot’s software til menneskelige ressourcer til små virksomheder er en fantastisk tilføjelse til vores online-lønsoftware. Med HR-softwaren kan du opbevare medarbejderfiler online og give medarbejderne adgang til deres dokumenter. Prøv begge gratis i dag!
Denne artikel er blevet opdateret fra den oprindelige offentliggørelsesdato den 12. maj 2017.
Dette er ikke beregnet som juridisk rådgivning; Klik her for at få flere oplysninger.