Det er meget lettere at foretage rettelser til W-2-formularer, før du arkiverer dem med Social Security Administration (SSA). Hvis du ikke fandt fejlen, inden du arkiverede formularen, er her nogle oplysninger, der kan hjælpe dig med at finde ud af, hvad du skal gøre.
IRS-formular W-2 bruges af arbejdsgivere til at rapportere årlig indkomst og tilbageholdelsesmængderne til medarbejderne og til Social Security Administration. der opsummerer totalerne for alle medarbejdere i din virksomhed. Det inkluderer totaler for alle varer på W-2-formularen. Du har ikke brug for W-3-formularen, hvis du arkiverer W-2’er online.
Fristen for at give W-2-formularer til medarbejdere og til at indgive disse formularer til SSA er den samme: 31. januar året efter det skatteår, du rapporterer.
Siden datoen for at give W-2-formularer til medarbejdere og arkivering til Soc Ial Security Administration er den samme. Prøv at få W-2-formularer til dine medarbejdere tidligere i januar, hvis du vil give dem lidt tid til at gennemgå formularerne og advare dig om eventuelle fejl, inden du arkiverer formularerne til SSA.
IRS-sanktioner for W-2-fejl
IRS overvejer flere forskellige slags fejl på W-2 og W-3-former ved fastsættelse af sanktioner:
- Fejl på grund af en rimelig årsag og ikke forsætlig forsømmelse. For eksempel kan der være sket noget uden for din kontrol (f.eks. En computerberegningsfejl). I disse tilfælde skal du være i stand til at vise, at du handlede med rimelighed og tog skridt til at undgå fiasko.
- Manglende medtagelse af korrekte oplysninger. Disse fejl vedrører et skatteyder-id-nummer, en betalingsmodtagers efternavn og eventuelle pengebeløb.
- Følgevirkninger vil være fejl, der ikke forhindrer SSA / IRS i at behandle formularen.
- De minimis (små) fejl i beløb.
Forsætlig tilsidesættelse af arkivering eller korrekte informationskrav har en sanktion på $ 500 pr. W-2-formular, uden maksimum. Små virksomheder (under $ 5 millioner eller derunder i gennemsnitlige årlige bruttoindtægter) har lavere sanktioner for manglende indgivelse af korrekte afkast inden forfaldsdatoen.
Hvis du endnu ikke har indsendt formular W-2 til SSA
Formularer W-2c og W-3c er korrektionsformularer og skal sendes til SSA, hvis du har brug for at foretage de fleste ændringer i dine W-2-formularer. Men der findes en undtagelse, hvis du endnu ikke har sendt den forkerte W-2 til SSA.
I dette tilfælde udsteder du ikke en formular W-2c for at rette fejlen. Marker blot “ugyldigt” i kopi A af den originale formular, den kopi, der sendes til SSA. Opret derefter en ny W-2 med de korrekte oplysninger.
Skriv “rettet” på medarbejderens kopi af den nye W-2, og giv den til personen, og send den korrekte kopi A til SSA.
Almindelige W-2-fejl og hvordan man retter dem
Se instruktionerne til W-2 og W-3-formularer for detaljer om korrigering af disse fejl og indsendelse af rettelser til SSA.
Fejl i medarbejdernavn
Udfyld kun formular W-2c op til i feltet “i”, hvis du rapporterede medarbejderens navn eller personnummer korrekt på en tidligere formular, men navnet eller SSN er forkert i år. Du behøver ikke at udfylde de nummererede felter med løn- og tilbageholdelsesoplysninger.
Du skal blot gentage den originale W-2 og give den til medarbejderen, hvis det er første gang du “har forkert rapporteret sit navn eller SSN. Du bliver også nødt til at udfylde og indsende formularer W-2c og W-3c, hvis du allerede har sendt formularen til SSA sammen med W-3.
Du kan ikke bruge W-2c til at tilføje oplysningerne, hvis fejlen er et manglende medarbejdernavn eller SSN. Du skal kontakte SSA direkte med dette problem på 1-800-772-6270.
Mangler eller forkert forretnings-EIN
Make Sørg for, at det arbejdsgiver-id-nummer (EIN), der er udstedt til dig af IRS, bruges på alle W-2’s-filer. Hvis du rapporterede din EIN forkert, skal du indsende en W-3c for at rette den.
Manglende dollarbeløb
Alle felter i W-2-formularen skal vise “0.” Lad ikke feltet være tomt.
En fejl i et beløb
Udfyld W-2c fuldstændigt med de originale og korrigerede beløb, hvis du lavede en fejl i et beløb enten til tilbageholdelse eller indtjening. Du skal muligvis også indsende formular 941c, hvis du fejlagtigt rapporterede løn eller tilbageholdelse på en 941 – arbejdsgivers kvartalsvise opgørelse.
Fejl med arbejdsgiver-sponsoreret sundhedsdækning
Du skal rapportere omkostningerne ved sundhedsdækning til din arbejdsgiver-sponsorerede gruppesundhedsplan. Denne information vises i boks 12 i W-2, og den er kodet DD.”Det påvirker ikke medarbejderens skattesituation, men du skal alligevel indsende formular W-2c for at rette eventuelle fejl her ifølge IRS.
Fejl ved pensionering Bidrag
Oplysninger om pensionsplan vises i boks 13 i en W-2, og at lave en fejl her kan forårsage alle mulige hovedpine for din medarbejder. Det kan lade ham være åben for revisioner, og du vil ikke have det her. Ret fejl her så øjeblikkeligt som muligt ved hjælp af samme felt 13 på formular W-2c.
Yderligere bemærkninger om fejl
Hvis du har betalt løn til en medarbejder ved en fejl er disse lønninger stadig skattepligtige for medarbejderen.
Brug ikke en W-2c til at rapportere korrektioner til medarbejderens tilbagebetaling.
Nogle andre almindelige fejl:
- Overførsel af kopi A af formular W-2 eller W-3 fra internettet. Denne downloadede form kan ikke scannes, og den accepteres ikke af IRS.
- Udeladelse af decimaltegn og cent fra poster
- Opret poster, der er for små eller for store.
- Tilføjelse af dollartegn til pengebeløbskasser.
- Fejlformatering af medarbejderens navn i felt e. Det korrekte format er at placere medarbejderens fornavn og mellemste initial i det første felt, efternavn i det andet felt og ethvert suffiks (som “Junior”) i det tredje felt.
- Indtastning af forkert arbejdsgiver-id (EIN) eller medarbejder-SSN til SIN.
- Foldning, klipning eller hæftning Kopi A-papirformularer sendt til SSA.
- Mailing af andre formularer eller sider til SSA.
Hvor kan man få formular W-2c
Du kan dog købe den rigtige formular på IRS-webstedet eller på ethvert sted velrenommeret kontorartikelforretning eller websted. Arkivering online sparer dig besværet med at skaffe dig formularer.
Sørg for at du bestiller den rigtige formular for skatteåret. Bestil W-2- og W-3-formularer 2019 til rapportering af medarbejderoplysninger for 2019, selvom du udfylder formularerne i 2020.
En påmindelse om sen arkivering og sanktioner
Sørg for at få dine W-2’er ud til dine medarbejdere inden forfaldsdatoen, og dine W-3’er sendes til S SA til tiden, inklusive korrigerede versioner, for at undgå sanktioner for sen distribution og arkivering.
Nuværende sanktionsbeløb:
- $ 50 for hver W-2 korrigeret inden for 30 dage efter forfaldsdatoen,
- $ 110, hvis du indgiver mere end 30 dage for sent og inden 1. august, og
- Op til $ 270 for hver formular, hvis du venter til efter 1. august. Dette stiger til $ 530 eller 10 procent af ethvert urapporteret beløb, hvis du slet ikke adresserer situationen.
Læs vejledningen nøje
Denne artikel er en generel oversigt over disse løn- og skatteopgørelser. Det er ikke meningen, at det skal være omfattende. Læs instruktionerne i dokumenterne omhyggeligt, inden du udfylder en W-2c eller W-3c.