Pareto-analyse (Dansk)

Forestil dig, at du lige er blevet forfremmet til institutleder. Du fylder med ideer til, hvordan du kan forbedre tingene, så hvor starter du?

Ideelt set vil du fokusere på at løse de problemer, der har størst indflydelse. Men hvordan beslutter du, hvilken der skal tackles først?

Pareto-analyse er en simpel beslutningstagningsteknik til vurdering af konkurrerende problemer og måling af virkningen af at løse dem. Dette giver dig mulighed for at fokusere på løsninger, der giver størst fordel.

I denne artikel vil vi vise dig, hvordan du udfører en Pareto-analyse og forklare, hvordan du bruger dine fund til at prioritere opgaver, der levere den største positive effekt.

Hvad er Pareto-analyse?

Pareto-analyse bruger Pareto-princippet – også kendt som “80/20-reglen” – som blev opfundet af italiensk økonom, Vilfredo Pareto i sin bog fra 1896, “Cours d” économie politique. “

Pareto-princippet siger, at 80 procent af et projekts fordel kommer fra 20 procent af arbejdet. Eller omvendt, at 80 procent af problemer kan spores tilbage til 20 procent af årsagerne. Pareto-analyse identificerer de problemområder eller opgaver, der har størst udbytte. Værktøjet har flere fordele, herunder:

• Identificering og prioritering af problemer og opgaver.
• Hjælp folk med at organisere deres arbejdsbyrde mere effektivt.
• Forbedring af produktiviteten.
• Forbedring af rentabiliteten y.

Pareto-analysetrin

Nu skal vi se på, hvordan man udfør en Pareto-analyse:

Identificer og opret problemer

Skriv en liste over alle de problemer, du har brug for at løse. Indsaml feedback fra klienter og teammedlemmer, hvor det er muligt. Dette kan f.eks. Være i form af kundeundersøgelser, formelle klager eller helpdesk-logfiler.

Identificer årsagen til hvert problem

Gå derefter til årsagen til hvert problem Teknikker som 5 hvorfor, årsags- og effektanalyse og rodårsagsanalyse er nyttige værktøjer til dette.

Score problemer

Nu skal du score hvert problem, som du har opført af betydning. Den scoringsmetode, du bruger, afhænger af den slags problem, du prøver at løse.

Hvis du f.eks. Vil forbedre fortjenesten, kan du score problemer med, hvor meget de koster. Eller, hvis du prøver at forbedre kundetilfredsheden, kan du score dem ud fra antallet af klager, du har modtaget om hver.

Gruppeproblemer sammen

Brug rodårsagsanalysen som du udførte i trin 3 for at gruppere problemer efter fælles årsag. Hvis f.eks. tre af dine problemer skyldes mangel på personale, kan du placere dem i samme gruppe.

Tilføj point for Hver gruppe

Tilføj nu scores for hver gruppe, som du har identificeret. Den med den øverste score skal være din højeste prioritet, og gruppen med den laveste score din laveste prioritet.

Tag handling

Endelig er det tid til at handle! Din højest scorende problem vil sandsynligvis have den største udbetaling, når først det er rettet, så start brainstorming af ideer til, hvordan du løser dette først.

Du kan finde ud af, at dine lavest scorende problemer ikke er værd at gider, især hvis de er meget dyre at rette. Brug din Pareto-analyse til at spare din energi og ressourcer til det, der er vigtigt!

Eksempel på pareto-analyse

Jack har overtaget en svigtende computerservicecenter med en lang række problemer, der skal løses. Hans mål er at øge den samlede kundetilfredshed.

Han beslutter at gennemføre en Pareto-analyse for at vurdere og prioritere de største problemer, centret står over for. Han starter med at liste disse (se kolonnen Problem i tabellen nedenfor). Han identificerer derefter de bagvedliggende årsager bag hver (se kolonnen Årsager). Endelig scorer han hver vare efter antallet af kundeklager, som hver har modtaget (se kolonnen Score).

Elementer	Problem	Årsag	Score
1	Telefoner besvares ikke hurtigt nok.	For få kundeservicemedarbejdere.	15
2	Personalet synes distraheret og under pres.	For få kundeservicemedarbejdere.	6
3	Ingeniører er ikke velorganiserede og har ofte brug for at booke andet besøg for at medbringe ekstra dele.	Dårlig organisering og forberedelse.	4
4	Ingeniører ved ikke, hvornår de kommer. Dette betyder, at kunderne muligvis skal være hele dagen, før en ingeniør kan besøge.	Dårlig organisering og forberedelse.	2
5	Kundeservicemedarbejdere synes ikke altid at vide, hvad de laver.	Manglende uddannelse.	30
6	Kunder bookes ofte ind til en aftale med en ingeniør for kun at opdage, at problemet kunne være løst via telefonen.	Mangel af træning.	21

Jack bruger sin analyse for at gruppere problemer efter årsag og derefter tilføje score for hver identificeret gruppe. Han er nu i stand til at bestille de vigtigste årsager, der påvirker centret, startende med den, der har tiltrukket det højeste antal kundeklager:

1. Manglende uddannelse (punkt 5 og 6) – 51 klager.
2. For få ansatte i servicecentret (punkt 1 og 2) – 21 klager.
3. Dårlig organisering og forberedelse (punkt 3 og 4) – 6 klager.

Figur 1. Pareto-analyse af Computer Services Center

Som du kan se på figur 1 ovenfor, er erhvervslivet har mest gavn af at give personalet mere træning, så Jack bør tackle dette først. Han kunne også se på at øge antallet af ansatte i callcenteret. Det er dog muligt, at dette ikke er nødvendigt – tilvejebringelse af videreuddannelse kan hjælpe med at reducere kundeklager og øge medarbejdernes produktivitet.

Jacks Pareto-analyse har gjort det muligt for ham hurtigt at identificere områderne af den virksomhed, der står over for de største udfordringer, så han kan fokusere sin indsats, hvor de er mest nødvendige, og prioritere spørgsmål, der giver den største udbytte til virksomheden. Dette vil sandsynligvis spare ham for meget tid og penge, som han ellers kunne have brugt på at forsøge at løse en række forskellige problemer, hvoraf nogle måske har givet meget ringe fordel.