De fleste organisatoriske grundlæggere af nonprofitorganisationer finder, at det er lidt skræmmende at oprette en nonprofit-organisation, i det mindste i starten. En af de nødvendige opgaver er at skrive organisationens vedtægter. Vedtægterne fungerer som en vejledning til bestyrelsen om alle “how-tos” som at afholde valg, opfylde beslutningsdygtighedskrav, organisere møder og holde møderne ordnede.
At skrive vedtægter er tidskrævende, men ikke vanskeligt. Prøver af vedtægter er let tilgængelige på internettet og på biblioteket. IRS kræver ikke, at du bruger et specifikt sprog, men det er en god ide at medtage referencer i vedtægterne, der henviser til organisationsstrukturen og formålet med nonprofit.
Når du skriver dine vedtægter, er det vigtigt at skelne mellem ordene “skal” og “maj.” Brug ordet “skal”, når det er noget, bestyrelsesmedlemmer skal gøre. Brug “kan”, når opgaven er valgfri.
Statssekretæren er den juridiske myndighed over nonprofitorganisationer i de fleste stater, så det første skridt, du skal tage, er at kontakte dem og sørge for, at den nye nonprofit er at overholde alle juridiske krav.
Dine vedtægter vil variere fra andre organisationers og skal passe til din organisations behov. Vedtægter skal have en form svarende til dette sæt vedtægter for en fiktiv nonprofit:
ARTIKEL I. NAVN PÅ ORGANISATION
Organisationens navn er Feed the Homeless.
ARTIKEL II. VIRKSOMHEDSMÅL
Afsnit 1. Nonprofit Formål
Dette selskab er udelukkende organiseret til velgørende, religiøse, uddannelsesmæssige og videnskabelige formål, herunder til sådanne formål at foretage distributioner til organisationer, der kvalificerer sig som fritagne organisationer i henhold til § 501 (c) (3) i det interne Indtægtskode eller det tilsvarende afsnit i fremtidig føderal skattekode. (Dette er et eksempel på sprog, der ikke er nødvendigt, men godt og passende at medtage.)
Afsnit 2. Specifikt formål
Feed the Homeless forsyner mad i krisecentre forskellige steder i ABC-samfundet. Formålet med vores organisation er at sørge for nogle af de mest basale menneskelige behov, så hjemløse har styrken og tilliden til fuldt ud at dække deres egne behov.
ARTIKEL III. MEDLEMSKAB
Medlemskab af Feed the Homeless er begrænset til medlemmerne af bestyrelsen.
(Hvis du har medlemmer, vil du angive kriterier for medlemskabsberettigelse, kontingent, medlemmers rettigheder , stemmeret og opsigelse af medlemskab.)
ARTIKEL IV. MØDER AF MEDLEMMER
(For møder med medlemmer vil du skrive sektioner, der inkluderer, hvornår møder vil blive afholdt, og hvornår det årlige møde skal afholdes. Der kan være et afsnit om, hvordan man håndterer særlige møder, meddelelser om møder, hvad der udgør et beslutningsdygtigt antal, og hvordan man bestemmer resultatet af afstemningen. Da denne nonprofitorganisation ikke har medlemmer, ville dette afsnit blive udeladt.)
Hvis organisationen havde medlemmer, så skriv erklæringerne i sektioner, såsom:
Afsnit 1. Regelmæssige møder. Regelmæssige møder afholdes mindst hvert kvartal på et tidspunkt og sted, der fastlægges af formanden.
Tilføj sektioner til håndtering af særlige møder, beslutningsdygtighedskrav osv.
ARTIKEL V. BESTYRELSE
(Dette er typisk en af de længste sektioner, fordi bestyrelsesdirektører har mange ansvarsområder. Hver sektion skal følges af en beskrivelse.)
Afsnit 1. Generelle beføjelser
Afsnit 2. Angiv antallet af bestyrelsesmedlemmer, tidsbegrænsninger og krav.
Afsnit 3. Regelmæssige og årlige møder
Afsnit 4. Særlige møder
Afsnit 5. Meddelelse
Afdeling 6. Kvorum
Afdeling 7. Fortabelse
Afdeling 8. Ledige stillinger
Afdeling 9. Kompensation
Afdeling 10. Uformel handling fra direktørers side
Afdeling 11. Fortrolighed
Afdeling 12. Det rådgivende råd
Afdeling 13. Parlamentarisk procedure
Afsnit 14. Fjernelse
ARTIKEL VI. OFFICIERE
Officerer for dette bestyrelse er præsident, næstformand, sekretær og kasserer. Alle officerer skal have et aktivt medlemskab af organisationen.
Afsnit 1. Præsident
Præsidenten præsiderer på alle møder i medlemskabet. Præsidenten har følgende opgaver: (anfør dem)
Afdeling 2. Næstformand
Næstformanden udfører alle præsidentens opgaver, hvis denne ikke er til stede. Næstformandens opgaver er:
Afdeling 3. Sekretær
Sekretæren deltager i alle møder i det rådgivende udvalg og i eksekutivkomitéen og alle møder med medlemmer og bistået af en medarbejder, vil fungere som kontorist deraf. Sekretærens opgaver består af:
Afsnit 4. Kasserer
Kassereropgaverne skal være:
Afsnit 5. Valg af embedsmænd
Afsnit 6. Fjernelse af embedsmænd
Afsnit 7.Ledige stillinger
(De fleste stater har love, der kræver visse befalingsstillinger for bestyrelser.)
ARTIKEL VII. UDVALG
Afsnit 1. Komitédannelse
Bestyrelsen kan oprette stående eller ad hoc-udvalg efter behov, såsom fundraising, finansiering osv.
Afsnit 2. Eksekutivkomité
(Normalt tjener officerer som medlemmer af eksekutivkomitéen, og det vil blive anført her sammen med de beføjelser, de har.)
ARTIKEL VIII. CORPORATE PERSONALE
(Foder de hjemløse ville sandsynligvis ikke have betalt personale, men afhængigt af deres økonomi har de muligvis en administrerende direktør. Oversigt over den administrerende direktørs opgaver og ansvar her og tilføj sektioner til andet virksomhedspersonale, hvis de gælder.)
Afsnit 1: administrerende direktør
ARTIKEL IX. INTERESSEKONFLIKT OG KOMPENSATION
(IRS stiller mange spørgsmål om interessekonflikt, og at have stærke politikker omkring interessekonflikt i vedtægterne understøtter organisationens holdning til det.)
Afsnit 1. Formål
Afsnit 2. Definitioner
Afsnit 3. Procedurer
Afsnit 4. Optegnelser over procedurer
Afsnit 5. Kompensation
Afsnit 6. Årsopgørelser
Afsnit 7. Periodiske gennemgange
Afsnit 8. Brug af eksterne eksperter
ARTIKEL X. ERSTATNING
(Skadesløsholdelse henviser til en part, der dækker tab for skade på en anden. De fleste nonprofitorganisationer har direktør & Officers forsikringspolicer for at beskytte dem mod unødigt ansvar. Skadeserstatning i vedtægter er designet til at beskytte bestyrelsesmedlemmer og medarbejdere mod retssager i forbindelse med deres opgaver i forbindelse med nonprofit.)
Afsnit 1. Generelt
Afsnit 2. Udgifter
Afsnit 3. Forsikring
ARTIKEL XI. BØGER OG OPTAGELSER
Virksomheden fører fuldstændige bøger og regnskaber og protokoller fra bestyrelsens arbejde. (Dette er ret almindelig formulering.)
ARTIKEL XII. ÆNDRINGER
(Dette afsnit beskriver de måder, hvorpå vedtægter og vedtægter kan ændres. Begge kræver typisk, at der gives et bestemt antal dages varsel.)
Afsnit 1. Vedtægter (kræver normalt afstemning med absolut flertal)
Afsnit 2. Vedtægter (kræver normalt afstemning med flertal)
Formalisering af vedtægterne
Det sidste trin er, at bestyrelsen gennemgå vedtægterne. Bestyrelsen finder det acceptabelt, og stemmer og godkender dem. Bestyrelsespræsidenten skal underskrive vedtægterne og lade sekretæren attestere underskriften. Det er også acceptabelt, at alle bestyrelsesmedlemmer underskriver vedtægterne. Formuleringen skal være i følgende linier:
Vi, de undertegnede, er alle de første direktører eller inkorporatorer for dette selskab, og vi giver samtykke til og vedtager hermed de ovennævnte vedtægter, der består af ___ foregående sider, som vedtægterne for dette selskab.
VEDTAGET OG GODKENDT af bestyrelsen på denne ____ dag _________, 20__.
________________________________________
John Doe, præsident – Feed the Homeless
________________________________________
ATTEST: Joan Dixon, Secretary – Feed the Homeless