Kære universitetsstuderende,
Hvis din professor har sendt dig et link til denne side, to ting er sandsynligvis sande. For det første har du sandsynligvis sendt en e-mail, der ikke repræsenterer dig på en måde, som du gerne vil være repræsenteret. For det andet, mens andre måske har skældt på dig, spottet dig eller fortvivlet over fremtiden af planeten på grund af din e-mail, sendte du den til nogen, der ønsker at hjælpe dig med at repræsentere dig selv bedre.
Dels fordi kun et klik eller stryg eller to separate e-mails fra Facebook, Twitter, Instagram og sms’er , linierne mellem professionelle e-mails og mere uformelle skrivemåder er blevet slørede, og mange studerende finder konventionerne med professionelle e-mails mørke. Vi tror, vi kan hjælpe med at ordne tingene.
I en alder af sociale medier, mange studerende nærmer sig e-mail svarende til sms’er og andre former for digital kommunikation, hvor de afgørende konventioner a kortfattethed og uformelhed. Men de fleste universitetslærere overvejer e-mails tættere på breve end tekstbeskeder. Denne skrivestil kræver mere formalitet, mere grundighed og mere trofast overholdelse (undertiden grænser op til religiøs overholdelse) af konventionerne i Edited Standard Written English – det vil sige stavning, tegnsætning, store bogstaver og syntaks.
Disse forskellige måder at skrive er netop det – forskellige måder at skrive på. Brevtilgangen til e-mails er ikke altid og for altid bedre (eller værre) end sms-tilgangen. At vide, hvordan og hvornår man skal bruge den ene eller den anden – baseret på hvorfor du skriver, og hvem du skriver til – gør hele forskellen. Så hvis du bruger emojier, akronymer, forkortelser osv., Når du sms’er til dine venner, viser du faktisk legitime, nyttige skrivefærdigheder. Men det er du ikke, hvis du gør det samme, når du sender e-mails til professorer, der ser e-mails som breve.
Effektiv skrivning kræver, at dine ord udformes efter dit publikum, formål og genre (eller type skrivning, f.eks. En akademisk e-mail). Sammen kaldes disse undertiden den retoriske situation. Nogle af nøglekonventionerne for den retoriske situation ved e-mail til en professor er som følger:
1. Brug en klar emnelinje. Emnet “Retorisk analyse Essay” ville fungere lidt bedre end “heeeeelp!” (og meget bedre end den utilgivelige tomme emnelinje).
2. Brug en hilsen og underskrift. I stedet for at springe lige ind i din besked eller sige “hej”, skal du begynde med en hilsen som “Hej” eller “God eftermiddag” og derefter tale til din professor med passende titel og efternavn, såsom “Prof. Xavier ”eller” Dr. Octavius. ” (Selvom dette kan være vanskeligt, afhængigt af din lærers køn, rang og uddannelsesniveau, er “Professor” normalt et sikkert valg for at tale til en universitetslærer.) Tilsvarende i stedet for at afslutte med “Sendt fra min iPhone” eller slet ingenting. , inkluderer en signatur, såsom “Bedst” eller “Med venlig hilsen” efterfulgt af dit navn.
3. Brug standard tegnsætning, store bogstaver, stavning og grammatik. I stedet for at skrive “idk hvad 2 riterer om i min papir kan du hjælpe ?? ” prøv noget mere som “Jeg skriver for at spørge om de emner, du foreslog i klassen i går.”
4. Gør din del i at løse det, du skal løse. Hvis du mailer for at spørge noget, kan du se ud op dig selv, risikerer du at præsentere dig selv som mindre ressourcefuld, end du burde være. Men hvis du nævner, at du allerede har tjekket pensum, spurgt klassekammerater og kigget gennem gamle e-mails fra professoren, så præsenterer du dig selv som ansvarlig og tager initiativ. Så i stedet for at spørge: “Hvad er vores hjemmearbejde til i aften?” du måske skriver: “Jeg kiggede gennem pensum og kursuswebsted for weekendens tildelte lektier, men desværre er jeg ikke i stand til at finde det.”
5. Vær opmærksom på bekymringer om retten. Med rette eller forkert er mange professorer føler, at studerende “i disse dage” har en for stærk følelse af ret. Hvis du ser ud til at kræve hjælp, trække på fravær eller antage, at sent arbejde vil blive accepteret uden straf, fordi du har en god grund, kan dine professorer måske se dig som uansvarlig eller formodet. Selvom det er sandt, at “printeren ikke udskrev” og du “virkelig har brug for et A i denne klasse,” vil din e-mail være mere effektiv, hvis du tager ansvar: “Jeg planlagde ikke godt nok, og jeg accepter de politikker, du har for sent arbejde. “
6. Tilføj et strejf af menneskeheden. Nogle af de mest effektive e-mails er ikke strengt forretningsmæssige – ikke strengt om pensum, karakter, fravær eller Mens du undgår åbenlyst smiger, kan du kommentere noget, der er sagt i klassen, dele oplysninger om en begivenhed, som professoren måske vil vide om, eller videregive en artikel fra dit nyhedsfeed, der er relevant for kurset. Denne slags blomstrer, vævet i yndefuldt, sæt en relationel berøring til e-mailen, idet du erkender, at professorer ikke kun er punktholdere, men også mennesker.
Vi håber, at disse regler (eller disse og disse) hjælper dig med at forstå, hvad de fleste professorer ønsker eller forventer af akademiske e-mails. Hvilket bringer os tilbage til det større punkt: at skrive effektivt betyder ikke blot at følge alle regler. Skrivning betyder effektivt at skrive som en handling af menneskelig kommunikation – forme dine ord i lyset af hvem du skriver til og hvorfor.
Selvfølgelig vil du faktisk ikke sikre planetens fremtid ved at skrive e-mails med en emnelinje og nogle tegnsætningstegn. Men du vil hjælpe dine professorer med at bekymre sig om det lidt mindre.
Med ønsker om alle de bedste e-mails i fremtiden,
PTC og CHM