Uanset hvad din grund til at ønske at inkorporere – hvad enten det er for ansvarsbeskyttelse, skattefordele, forbedret adgang til kapital, evne til at udstede aktier – oprettelse af et selskab det er ikke svært.
Faktisk kan processen udføres i kun tre nemme trin.
Vælg og reserver et navn til din forretningsenhed
Det første trin i inkorporeringsprocessen indebærer at vælge et navn til din virksomhed. Jo “mere fængende” og mere mindeværdigt dit firmanavn er, desto mere sandsynligt er det, at forbrugerne vælger din virksomheds varer eller tjenester frem for andre konkurrenter.
Brug af nøgleord, der er knyttet til dit hovedprodukt eller din tjeneste i dit firmanavn er også en klog manøvre og vil gøre din virksomhed lettere at finde online.
Når du har valgt et unikt navn til din virksomhed, skal du foretage en firmanavnsøgning gennem sekretæren State, Department of State eller Division of Corporations — eller et andet sammenligneligt myndighedsagentur, der foretager firmanavnsøgninger i din stat.
Formålet med navnesøgningen er at sikre, at du ikke har valgt en, der “bruges allerede, fordi du ikke kan kopiere firmanavne.
Forudsat at navnesøgningen ikke afslører nogen overlapning, vil du reservere navnet, så ingen andre forretningsenheder hævder det. Normalt vil statssekretæren have dit tiltænkte firmanavn i en periode på ca. 12 0 dage, hvis du betaler et gebyr.
Behold en registreret agent
De fleste stater kræver, at enhver forretningsenhed udpeger en registreret agent og viser den registrerede agent hos udenrigsministeren eller Virksomheder. En registreret agent – også kendt som en “lovpligtig agent” – er en person over 18 år, et firma eller en anden forretningsenhed, der er autoriseret til at modtage meddelelser, officiel post og juridiske dokumenter og til at acceptere forkyndelse på vegne af selskabet i tilfælde af, at der indgives en retssag mod forretningsenheden eller organisationen.
Den registrerede agent skal have en fysisk adresse i den stat, hvor enhedens hovedforretningssted er beliggende.
Hvis virksomheden er fysisk placeret i den stat, hvor virksomheden blev dannet, kan virksomheden selv fungere som sin egen registrerede agent. Men hvis den registrerede agent er en anden end virksomheden selv, skal den registrerede agent være en repræsentant, der er autoriseret af virksomheden til at handle i denne egenskab.
Den registrerede agent vil sikre, at de oprindelige inkorporeringsgebyrer betales, og at årlige virksomhedsindgivelser foretages til tiden, inklusive årsopgørelsen. De vil også være ansvarlige for at betale løbende gebyrer og omkostninger, såsom selskabsskat og andre arkiveringsgebyrer.
Forbered og arkiver vedtægter
Det sidste og mest betydningsfulde trin, der kræves for at indarbejde din virksomhed indebærer forberedelse og arkivering af alle krævede papirer til inkorporering hos udenrigsministeren eller et lignende regeringsorgan. Selvom inkorporeringsformularerne og den proces, der skal følges, kan være lidt forskellige i hver stat, skal virksomheder typisk indgive såkaldte vedtægter. Disse kaldes også vedtægter, stiftelsescertifikater eller stiftelsescertifikater afhængigt af den stat, hvor inkorporeringsdokumenterne indgives. Vedtægterne kan udarbejdes med eller uden bistand fra en advokat.
Vedtægterne udgør charteret og den juridiske ramme for selskabet og indeholder typisk:
- Virksomhedens navn
- Navnet på virksomhedens grundlægger (eller “inkorporator”)
- Virksomhedens vigtigste forretningssted
- Det juridiske formål, som selskabet dannes med,
- Navnene og adresserne på de stiftende medlemmer eller direktører
- Den registrerede agents navn og adresse
- autoriserede underskrifter fra direktørerne og stifterne
Den person, der i sidste ende ansøger om indlemmelse hos udenrigsministeren, er typisk – men ikke altid – virksomhedens grundlægger, som generelt skal indhente samtykke fra de første direktører for selskabet.
Når vedtægterne er godkendt af statssekretæren, bliver de offentlige dokumenter, ch kan kun ændres i overensstemmelse med statens vedtægter.
Vedtægterne er adskilte og adskiller sig fra et selskabs vedtægter, som er de aftalte regler, forskrifter og procedurer til ledelse, drift og overordnede funktion af det nyoprettede selskab.
Alle obligatoriske inkorporeringsgebyrer skal betales i løbet af inkorporeringsfasen, og det skal bemærkes, at gebyrer varierer fra stat til stat.
Det er muligt at inkorporere uden brug af en forretningsadvokat, men det anbefales at kontakte en advokat eller en certificeret revisor, der kan hjælpe dig med at forberede og arkivere inkorporeringsdokumenter.
ess, herunder offentlige behandlingstider.