Sådan stopper du med at udsætte

Det er fredag eftermiddag, og uret tikker. Du arbejder rasende på at fuldføre en opgave inden tidsfristen på fem timer, mens stille forbandede dig selv for ikke at starte det før.

Hvordan skete dette? Hvad gik galt? Hvorfor mistede du dit fokus?

Nå, der var de timer, du brugte på at læse e-mails og kontrollere sociale medier, den overdrevne “forberedelse”, kaffepauserne og tiden brugt på andre opgaver, som du sikkert kunne have tilbage i næste uge.

Lyder det velkendt? Hvis ja, er du ikke alene!

Udsættelse er en fælde, som mange af os falder i. Ifølge forsker og taler Piers Steel udsætter 95 procent af os faktisk til en vis grad. Selvom det kan være trøstende at vide, at du ikke er alene, kan det være nøgternt at indse, hvor meget det kan holde dig tilbage.

I denne artikel og video ser vi på, hvorfor det sker, og vi udforsker strategier til styring og prioritering af din arbejdsbyrde mere effektivt.

Er udsættelse det samme som at være doven ?

Udsættelse forveksles ofte med dovenskab, men de er meget forskellige.

Udsættelse er en aktiv proces – du vælger at gøre noget andet i stedet for den opgave, som du ved, du skal være I modsætning hertil antyder dovenskab apati, inaktivitet og uvillighed til at handle.

Udsættelse indebærer normalt at ignorere en ubehagelig, men sandsynligvis vigtigere opgave til fordel for en, der er mere behagelig eller lettere. >

Men at give efter for denne impuls kan få alvorlige konsekvenser. F.eks. kan selv mindre episoder med udsættelse få os til at føle os skyldige eller skamme. Det kan le ad til reduceret produktivitet og få os til at gå glip af at nå vores mål.

Hvis vi udsætter over en lang periode, kan vi blive demotiverede og desillusionerede over vores arbejde, hvilket kan føre til depression og endda job tab, i ekstreme tilfælde.

Sådan overvindes udsættelse

Som med de fleste vaner er det muligt at overvinde udsættelse. Følg nedenstående trin for at hjælpe dig med at håndtere og forhindre udsættelse:

Trin 1: Genkend at du udsætter

Du udsætter måske en opgave, fordi du har været nødt til at prioritere din arbejdsbyrde igen. Hvis du kortvarigt udsætter en vigtig opgave af en virkelig god grund, udsætter du ikke nødvendigvis. Men hvis du begynder at udskyde tingene på ubestemt tid eller skifter fokus, fordi du vil undgå at gøre noget, er du sandsynligvis det.

Du udsætter måske også, hvis du:

• Fyld din dag med opgaver med lav prioritet.
• Efterlad et element på din opgaveliste i lang tid, selvom det er vigtigt.
• Læs e-mails flere gange forbi uden at tage en beslutning om, hvad de skal gøre med dem.
• Start en opgave med høj prioritet, og gå derefter for at lave en kop kaffe.
• Fyld din tid med uvigtige opgaver, som andre mennesker bede dig om at gøre det i stedet for at fortsætte med de vigtige opgaver, der allerede findes på din liste.
• Vent med at være i “rigtigt humør”, eller vent på det “rigtige tidspunkt” til at tackle en opgave.

Trin 2: Træn, HVORFOR du udsætter

Du skal forstå grundene til, at du udsætter, før du kan begynde at tac kle det.

Undgår du f.eks. en bestemt opgave, fordi du finder det kedeligt eller ubehageligt? Hvis det er tilfældet, skal du tage skridt til hurtigt at komme ud af vejen, så du kan fokusere på de aspekter af dit job, som du finder sjovere.

Dårlig organisation kan føre til udsættelse. Organiserede mennesker overvinder det med succes, fordi de bruger prioriterede to-do-lister og skaber effektive tidsplaner. Disse værktøjer hjælper dig med at organisere dine opgaver efter prioritet og deadline.

Selvom du er organiseret, kan du stadig føle dig overvældet af en opgave. Måske er du i tvivl om din evne og er bekymret for at mislykkes, så du afskrækker det og søger trøst i at udføre arbejde, som du ved, at du er i stand til at fuldføre.

Nogle mennesker frygter succes så meget som fiasko. De tror, at succes vil føre til, at de bliver oversvømmet med anmodninger om at påtage sig flere opgaver.

Overraskende nok er perfektionister ofte udsættere. Ofte vil de hellere undgå at udføre en opgave, som de ikke føler, at de har færdighederne til, end at gøre det ufuldstændigt.

En anden væsentlig årsag til udsættelse er dårlig beslutningstagning. Hvis du ikke kan beslutte, hvad du skal gøre, vil du sandsynligvis udskyde at tage handling, hvis du gør det forkerte.

Trin 3: Vedtag strategier mod udskydelse

Udsættelse er en vane – et dybt indgroet adfærdsmønster. Det betyder, at du sandsynligvis ikke kan bryde det natten over. Vaner holder kun op med at være vaner, når du undgår at øve dem, så prøv så mange af nedenstående strategier for at give dig selv den bedst mulige chance for at få succes.

• Tilgiv dig selv, at du udsætter i fortiden. Undersøgelser viser, at selvtilgivelse kan hjælpe dig med at føle dig mere positiv over for dig selv og reducere sandsynligheden for udsættelse i fremtiden.
• Forpligt dig til opgaven. Fokuser på at gøre, ikke undgå. Skriv ned de opgaver, du har brug for at udføre, og angiv et tidspunkt for at udføre dem. Dette hjælper dig med at proaktivt tackle dit arbejde.
• Løft dig selv en belønning. Hvis du gennemfører en vanskelig opgave til tiden, beløn dig selv med en godbid, såsom et stykke kage eller en kaffe fra din yndlingscafé. Og sørg for at lægge mærke til, hvor godt det føles at afslutte ting!
• Bed nogen om at tjek dig. Gruppepres fungerer! Dette er princippet bag selvhjælpsgrupper. Hvis du ikke har nogen en at spørge, et onlineværktøj som Procraster kan hjælpe dig med at overvåge dig selv.
• Handle som du går. Takle opgaver, så snart de opstår, snarere end at lade dem bygge op over en anden dag.
• Omformuler din interne dialog. Udtrykkene “har brug for” og “skal” betyder for eksempel, at du ikke har noget valg i, hvad du gør. Dette kan få dig til at føle dig magtløs og måske endda resultere i selvsabotage. At sige “Jeg vælger at” betyder imidlertid, at du ejer et projekt og kan få dig til at føle dig mere i kontrol med din arbejdsbyrde.
• Minimer distraktioner. Sluk din e-mail og sociale medier, og undgå at sidde hvor som helst i nærheden af et fjernsyn, mens du arbejder!
• Sig til at “spise en elefantbille” første ting hver dag! Få de opgaver, som du synes er mindst behagelige, af vejen tidligt. Dette giver dig resten af dagen til at koncentrere dig om arbejde, som du synes er sjovere.

Hvis du “udsætter noget, fordi du finder en opgave ubehagelig, så prøv at fokusere på det” lange spil. “Forskning viser, at impulsive mennesker er mere tilbøjelige til at udsætte, fordi de er fokuseret på kort- sigt gevinst. Bekæmp dette ved at identificere de langsigtede fordele ved at gennemføre opgaven. Kan det f.eks. påvirke din årlige præstationsanmeldelse eller slutningen af året bonus?

En anden måde at gøre en opgave mere behagelig er at identificere de ubehagelige konsekvenser af at undgå det. Hvad sker der for eksempel, hvis du ikke fuldfører arbejdet? Hvordan kan det påvirke dine personlige, team- eller organisationsmål?

Samtidig kan det være nyttigt at omformulere opgaven ved at se på dens betydning og relevans. Dette øger dens værdi for dig og gør dit arbejde mere værd. Det er også vigtigt at anerkende, at vi ofte kan overvurdere det ubehagelige ved en opgave. Så prøv det! Du kan finde ud af, at det ikke er så slemt, som du trods alt!

Hvis du udsætte, fordi du er uorganiseret, her er seks strategier, der hjælper dig med at blive organiseret:

1. Hold en opgaveliste. Dette forhindrer dig i at “bekvemt” glemme de ubehagelige eller overvældende opgaver.
2. Prioriter din opgaveliste ved hjælp af Eisenhowers presserende / vigtige princip. Dette gør det muligt for dig hurtigt at identificere de aktiviteter, du skal fokusere på, såvel som dem, du kan ignorere.
3. Bliv en master i planlægning og projektplanlægning.Hvis du har et stort projekt eller flere projekter på farten, og du ikke ved, hvor du skal starte, kan disse værktøjer hjælpe dig med at planlægge din tid effektivt og reducere dit stressniveau.
4. tackle de sværeste opgaver i dine spidsbelastningsperioder. Arbejder du bedre om morgenen eller om eftermiddagen? Identificer, hvornår du er mest effektiv, og gør de opgaver, som du finder sværest på disse tidspunkter.
5. Sæt dig selv tidsbundne mål . Hvis du sætter dig selv specifikke deadlines for at udføre opgaver, holder du dig på sporet for at nå dine mål og betyder, at du ikke har tid til udsættelse!
6. Brug apps til tids- og tidsstyring. Der er adskillige apps designet til at hjælpe dig med at blive mere organiseret, f.eks. Trello og Toggl.

Hvis du er tilbøjelig til at udsætte projekter, fordi du finder dem overvældende, så prøv at bryde dem ned i mere håndterbare bidder. Organiser dine projekter i mindre opgaver og fokuser på at starte dem, snarere end at afslutte dem.

I sin bog fra 2011, “The Procrastination Cure”, foreslår Jeffery Combs at tackle opgaver i 15- små udbrud af aktivitet. Alternativt kan du oprette en handlingsplan til at organisere dit projekt. Start med hurtige og små opgaver først. Disse “små gevinster” giver dig en følelse af præstation og får dig til at føle dig mere positiv og mindre overvældet af det større projekt eller mål, som du arbejder hen imod.

Endelig, hvis du mener, at du udsætter noget, fordi du ikke kan beslutte, hvilken handling du skal tage, eller hvis du har svært ved at træffe beslutninger, tag en se på vores udvalg af beslutningsværktøjer, der hjælper dig med at udvikle din beslutningstagning dræber.