Når du sender formularer W-2 til dine medarbejdere, behøver du ikke bekymre dig om det årlige form indtil næste år. Eller gør du? Hvis du ikke ved, hvordan du udfylder formular W-2, kan du støde på problemer.
Dine medarbejdere kan muligvis komme til dig med spørgsmål om formular W-2. Og dine medarbejdere tror måske, du har lavet en fejl, hvis deres W-2 Box 1-værdi er lavere end hvad de mener, de tjente.
Klar til at skære igennem forvirringen? Læs videre for at lære, hvordan du udfylder formular W-2, boks for boks, og hvad det hele betyder.
Sådan udfyldes formular W-2
Du har muligvis din formular W-2 ansvar ned til en videnskab. Input medarbejderinformation; sende kopier til medarbejdere arkiver formularen med SSA og stat, by eller lokal skatteafdeling og gentag det følgende år.
Eller måske bruger du måske timer på at indsamle medarbejderoplysninger og forsøge at afkode løn- og skatteopgørelsen.
Uanset om du udfylder formular W-2 alene , brug lønningssoftware eller have en skatteforberedende, du skal være halvflydende med at vide, hvordan du udfylder formular W-2.
Som en generalisering viser formular W-2-felter identifikation, skattepligtig løn, tilbageholdt skat og fordeleoplysninger.
Boks AF er ligetil. De viser identificerende oplysninger om din virksomhed og medarbejder. De nummererede felter, bokse 1-20, kan blive lidt mere vanskelige.
Hvis du vil have form W-2 forklaret, kan du dykke ned i hver boks formål nedenfor.
Ramme A: Medarbejderens Socialforsikringsnummer
Boks A viser din medarbejders socialsikringsnummer. Sociale sikringsnumre er ni cifre, der er formateret som XXX-XX-XXXX.
Hvis din medarbejder har ansøgt om et socialsikringskort og ikke har modtaget det, skal du ikke lade feltet være tomt. Skriv i stedet “Ansøgt” i boks A. på Social Security Administration’s kopi. Når medarbejderen modtager deres SS-kort, skal du udstede et korrigeret W-2.
Ramme B: Arbejdsgiveridentifikationsnummer (EIN)
Boks B viser dit arbejdsgiveridentifikationsnummer. EIN’er er ni-cifrede tal struktureret som XX-XXXXXXX.
Det nummer, du indtaster i felt B, er det samme på hver medarbejders formular W- 2. IRS og SSA identificerer din virksomhed gennem din unikke EIN.
Brug ikke dit personlige personnummer på formular W-2. Hvis du ikke har et arbejdsgiveridentifikationsnummer, skal du ansøge om et EIN inden arkivering af formular W-2. Marker derefter “Anvendt til” i boks B.
Ramme C: Arbejdsgiverens navn, adresse og postnummer
Ramme C identificerer din virksomhed yderligere ved at notere din virksomheds navn og adresse. Brug din virksomheds juridiske adresse, selvom den er forskellig fra, hvor dine medarbejdere arbejder.
Dine medarbejdere kan undre sig over, om adressen er forkert, hvis den er forskellig fra deres arbejdsadresse. Bekræft din juridiske forretningsadresse, og sørg for, at din medarbejder er korrekt.
Boks D: Kontrolnummer
Boks D kan være tom, afhængigt af om din lille virksomhed bruger kontrolnumre eller ej.
Et kontrolnummer identificerer formularer W-2, så du kan registrere dem internt. Hvis du ikke bruger kontrolnumre, skal du lade dette felt være tomt.
Boks E og F: Medarbejderens navn, adresse og postnummer
Boks E viser medarbejderens fornavn, mellemste første og efternavn. Henvis til medarbejderens SSN for at indtaste deres navn korrekt.
Indtast medarbejderens adresse i boks F.
Boks 1: Løn, tip, anden kompensation
Boks 1 rapporterer en medarbejders lønninger, tip og anden kompensation. Dette er det beløb, du har betalt til medarbejderen i løbet af året, der er underlagt føderal indkomstskat.
Betalinger, der ikke er underlagt føderal indkomstskat, inkluderer bidrag før pensionsplanen, sundhedsforsikringspræmier og pendlerydelser.
Den løn, du rapporterer i boks 1, kan være højere eller lavere end andre lønninger på formular W-2. Dette er ikke en fejltagelse.
For eksempel kan en medarbejders løn 1 i boks være lavere end boks 3 løn. Nogle fordele før skat er undtaget fra føderal indkomstskat, men ikke socialsikringsafgift.
Vigtig information om 2020: Har du leveret betalt syge- og / eller familieorlov til en medarbejder under Families First Coronavirus Response Act (FFCRA) )? Inkluder den betalte orlov her.
Boks 2: Federal tilbageholdt skat
Boks 2 viser, hvor meget føderal indkomstskat du tilbageholdt fra en medarbejders løn og overført til IRS.
Tilbagekaldelse af føderal indkomstskat er baseret på medarbejderens skattepligtige løn og arkiveringsstatus.
Hvis din medarbejder har et spørgsmål om deres refusionsbeløb, eller hvorfor de skylder skat, skal du instruere dem i boks 2 IRS sammenligner, hvad medarbejderen har betalt hele året i føderal indkomstskat med deres samlede ansvar.
Boks 3: Social sikringslønning
Boks 3 viser en medarbejders samlede løn underlagt social Sikkerhedsafgift.Medtag ikke mængden af fradrag for skat, der er fritaget for socialsikringsafgift, i boks 3.
Antallet i boks 3 bør ikke være højere end løngrundlaget for social sikring. For 2020 er SS løngrundlag $ 137.700. For 2021 er løngrundlaget $ 142.800.
Hvis du skal rapportere tip til social sikring (boks 7), skal det samlede antal bokse 3 og 7 være mindre end $ 137.700 for 2020 (eller $ 142.800 for 2021, der skal indsendes i 2022).
Vigtig information om 2020: Hvis du leverede FFCRA betalt syge- og / eller familieorlov, skal du medtage beløbet i boks 3.
Boks 4: Tilbagebetalt socialsikringsskat
Boks 4 rapporterer, hvor meget du tilbageholdt fra en medarbejders lønninger og tip til social sikring.
Vigtig information om 2020: Udskudte du en medarbejders socialsikringsafgift i henhold til bekendtgørelserne om 8. august 2020? Medtag IKKE den udskudte socialsikringsafgift i boks 4, hvis du ikke tilbageholdt den. Efter at have tilbageholdt de udskudte skatter på socialsikring fra lønninger til ansatte i 2021, skal du indgive formular W-2c. For mere information om udsættelsen, og hvordan den påvirker W-2-rapportering, skal du tjekke vores COVID-19 ressourcecenter.
Boks 5: Medicare-lønninger og tip
Indtast hvor meget medarbejderen optjent i Medicare-lønninger og tip i boks 5.
En medarbejderes Box 5-værdi er generelt den samme som Box 4’s beløb. Der er dog ingen Medicare-lønbase. Hvis medarbejderen tjente over socialsikringslønegrundlaget, er tallet i boks 5 højere end boks 3.
Vigtig 2020-information: Hvis du har betalt FFCRA syge- og / eller familieorlov, skal du medtage beløbet i boks 5 .
Boks 6: Medicare-skat tilbageholdt
Boks 6 viser, hvor meget du tilbageholdt fra en medarbejders løn for Medicare-skat. Medarbejderandelen af Medicare-skat er 1,45% af deres lønning.
Beløbet i boks 5 ganget med Medicare-skattesatsen skal være lig med Box 6. Men hvis medarbejderen tjente over $ 200.000 (enkelt), skal deres skattepligt skulle være større.
Hvis du betalte en medarbejder over $ 200.000 (single), skulle du også have tilbageholdt den yderligere Medicare-skattesats på 0,9% fra deres løn over $ 200.000.
Boks 7 : Tip om social sikring
Hvis din medarbejder tjente tip og rapporterede dem, skal du indtaste beløbet i boks 7. Medtag også disse tipbeløb i boks 1 og 5.
Igen er det samlede beløb af boks 7 og 3 bør ikke være mere end $ 137.700 for 2020 (eller $ 142.800 for 2021).
Rubrik 8: Tildelte tip
Rapporter de tip, du tildelte din medarbejder i boks 8 , hvis relevant. Tildelte tip er beløb, som du udpeger til tipede medarbejdere. Ikke alle arbejdsgivere skal tildele tip til deres medarbejdere.
Medtag ikke beløbet i rubrik 8 i rubrik 1, 3, 5 eller 7. Tildelte tip er ikke inkluderet i skattepligtig indkomst på formular W-2 . Medarbejdere skal bruge formular 4137 til at beregne skat på tildelte tip.
Rubrik 9: (tom)
Lad boks 9 være tom.
Rubrik 10: Afhængige plejefordele
Gav du en medarbejder afhængige plejefordele under et afhængigt plejeprogram? I så fald skal du medtage det samlede beløb i boks 10.
Afhængige plejefordele under $ 5.000 kan ikke beskattes. Fordele over $ 5.000 er skattepligtige. Hvis du gav en medarbejder mere end $ 5.000, skal du rapportere det overskydende i boks 1, 3 og 5.
Boks 11: Ikke-kvalificerede planer
Boks 11 rapporterer arbejdsgiverfordeling fra en ikke-kvalificeret udskudt kompensation planlæg til en medarbejder.
Medtag også fordelingsbeløbene i boks 1.
Rubrik 12: Koder
Der er et antal W-2 boks 12 koder, som du muligvis skal bruge på en medarbejders formular W-2. Hvis det er relevant, tilføj koder og beløb i boks 12.
Disse koder og værdier kan sænke medarbejderens skattepligtige lønninger.
Lad os sige, at en medarbejder, der er valgt at bidrage med $ 1.000 til en pensionsplan. Du ville skrive D | 1.000,00 i felt 12.
Rubrik 13: Afkrydsningsfelter
Rubrik 13 bør ikke indeholde værdier. Marker i stedet de felter, der gælder. Der er tre felter inden for ramme 13:
- Lovpligtig medarbejder
- Pensioneringsplan
- Tredjeparts sygeløn
Hvis du f.eks. har indtastet boks 12-kode D for at vise medarbejderens pensionsbidrag, skal du også markere afkrydsningsfeltet ‘Pensionsplan’.
Boks 14: Andet
Rapporter beløb og beskrivelser i boks 14, som f.eks. biludlejningsbetalinger, tilbageholdte statslige invalideforsikringsskatter og fradrag for sundhedsforsikringspræmier.
Vigtig 2020-information: Hvis du har givet en medarbejder betalt syge- og / eller familieorlov, skal du rapportere beløbet en beskrivelse (f.eks. “Sygefraværsløn underlagt $ 511 pr. dag) i boks 14 ELLER på en separat opgørelse.
Boks 15: Stat | Arbejdsgiverstat ID-nummer
Synes godt om Boks B, Boks 15 identificerer din virksomheds arbejdsgiver-ID-nummer. Men Boks 15 er statsspecifik. Marker din stat ved hjælp af forkortelsen på to bogstaver. Derefter skal du medtage din stat EIN.
Nogle stater kræver ikke rapportering. Lad boks 15 være tom, hvis du har n o rapporteringskrav til din stat.
Hvis du ikke har en arbejdsgivers stats-id og har brug for et, skal du kontakte din stat.
Boks 16: Statsløn, tip osv.
Boks 16 viser en medarbejders løn, der er underlagt statens indkomstskat. Hvis medarbejderen arbejder i en stat uden statsskat, skal du lade boks 16 være tom.
En medarbejders boks 16-beløb kan afvige fra boks 1. Dette er ikke en fejltagelse. Nogle lønninger er fritaget for føderal indkomstskat og ikke statsskat.
Boks 17: Indkomstskat
Rapporter, hvor meget du tilbageholdt for statsindkomstskat i boks 17. Hvis du gjorde ikke tilbageholde statsskat, lad boks 17 være tom.
Ramme 18: Lokale lønninger, tip osv.
Hvis din medarbejders løn er underlagt lokal indkomstskat, skal du inkludere deres samlede skattepligtige løn i rubrik 18. Lad denne boks være tom, hvis medarbejderen arbejder i en lokalitet uden indkomstskat.
Det beløb, du angiver i boks 18, kan være anderledes end boks 1 og 16.
Boks 19: Lokal indkomstskat
Rapporter eventuel lokal indkomstskat tilbageholdt fra medarbejderens løn i rubrik 19. Efterlad denne boks tom, hvis den ikke finder anvendelse.
Boks 20: Lokalitetsnavn
Boks 20 skal vise navnet på byen eller lokaliteten.
Klar til at gøre dit Form W-2-ansvar til en leg? Patriot Softwares komplette serviceløn-software udfylder og arkiverer formularer W-2 til dig baseret på dine lønoplysninger. Dit eneste ansvar? Giv formularer W-2 til dine medarbejdere. Få din gratis prøveperiode i dag!
Denne artikel er blevet opdateret fra den oprindelige offentliggørelsesdato den 20. februar 2019.
Dette er ikke beregnet som juridisk rådgivning; Klik her for at få flere oplysninger.