SIN CLASIFICAR (U)
5 FAH-1 H-430
SOBRES Y CORREO
(CT: CH-31; 10-07-2013)
(Oficina de origen: A / LM / PMP / DPM)
5 FAH -1 H-431 GENERAL
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Siga las instrucciones de esta sección para preparar sobres y utilizar los servicios de correo en el Departamento y por correo. Consulte el manual 14 FAH-4 H-300, Pouchand Mail, para obtener pautas detalladas sobre el envío de correo y canales de valija y correo. Comuníquese con el centro de mensajes / sala de correo central de su organización para obtener información adicional.
b. El correo oficial no clasificado que se origina en el Departamento y los correos deben estar medidos (el franqueo se fija de acuerdo con el peso mediante medidores de correo) para su procesamiento a través del Servicio Postal de los Estados Unidos (USPS) o el Sistema Postal Militar (MPS).
c. Los sobres con franqueo con medidor deben enviarse a través de la Sucursal Central de Correo (DPM / U) del Departamento.
d. Los sobres oficiales con medidor enviados por correo se envían a través del Departamento para la rendición de cuentas.
e. Los sobres que contienen correo clasificado deben estar debidamente marcados. Complete los formularios adecuados para registrar artículos clasificados (consulte 5 FAH-1, Anexo H-431, Formulario DS-112, Recibo de material clasificado) y valija postal (Formulario OF-120, Registro de valija diplomática por correo: este El formulario no está disponible en el sitio web A / GIS / DIR y debe obtenerse de la Administración de Servicios Generales (GSA) Federal Supply.) Consulte 14 FAH-4, Pouch and Mail Handbook, para obtener instrucciones completas sobre el envío de artículos clasificados y de valija postal.
f. Los sobres que contienen información sensible pero no clasificada (SBU) deben prepararse como otros sobres «no clasificados». Los paquetes SBU deben registrarse en el Formulario OF-120 con la marca no clasificada. Consulte 14 FAH-4 para conocer las pautas completas.
g. Los centros de mensajes (salas de correo) se encuentran en todo el Departamento. Consulte el centro de mensajes que atiende a su organización para obtener más orientación.
5 FAH-1 H-432 TIPOS DE SOBRES
5 FAH-1 H-432.1 Sobre tamaño carta
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Los sobres de tamaño carta deben cumplir con los requisitos de tamaño mínimo del Servicio Postal de EE. UU. de 5 pulgadas de largo y 3 1/2 pulgadas de alto con un grosor de .007 pulgadas y no más grande que 11 1/2 pulgadas de largo y 6 1/8 pulgadas de alto con un grosor de 1/4 de pulgada (Manual de correo nacional de USPS). Un sobre de tamaño carta (4 pulgadas) es el tamaño aproximado de una carta doblada. Utilice el sobre tamaño carta para la correspondencia oficial siempre que sea posible (doble el material, si es necesario). Ver 5 FAH-1 Exposición H-432.1.
5 FAH-1 H-432.2 Sobre de ventana
(TL: CH-4; 07-31-2002)
Utilice un sobre con ventana (disponible solo en tamaño carta) para envíos postales no clasificados, de rutina o administrativos. Úselo también para grandes envíos de información. El nombre y la dirección del destinatario aparecen en la ventana de una letra o etiqueta.
5 FAH-1 H-432.3 Sobre marrón claro (Kraft)
(CT: CH-18; 07 -05-2007)
Utilice sobres Kraft (comúnmente conocidos como Flat Mail) para material desdoblado o de gran tamaño, como múltiples adjuntos, folletos, etc. Los sobres Kraft (papel marrón) están disponibles en varios tamaños; sin embargo, la longitud debe ser de un máximo de 15 pulgadas, la altura de un máximo de 12 pulgadas y el grosor de un máximo de 3/4 de pulgada. El peso máximo es de 13 onzas. El correo plano debe ser flexible y puede requerir clasificación manual (lo que puede retrasar la entrega) y cuesta más para comprar y procesar que un sobre tamaño carta. Consulte 5 FAH-1, Exposición H-432.3.
5 FAH-1 H-432.4 Sobre para mensajero del gobierno de EE. UU. (entre oficinas, tipo cadena)
(TL: CH-4; 07-31-2002)
Utilice un sobre de mensajería para transmitir correo entre oficinas sin clasificar dentro del Departamento o correo postal. Reutilice un sobre de mensajería tachando la última dirección en un bloque en la columna izquierda o derecha antes de darle la vuelta para usar el reverso en el mismo orden. No utilice un sobre de mensajero para enviar correo a través del servicio postal regular. Ver 5 FAH-1 Exposición H-432.3.
5 SOBRES FAH-1 H-433 EN POSTE
(TL: CH-4; 07-31-2002)
a. En el correo, el correo que se envíe a través del correo local o internacional requiere el franqueo del país anfitrión. Indique claramente al personal de la sala de correo el tipo de servicio deseado y la naturaleza de los contenidos.
b. Utilice un sobre blanco liso para enviar el correo a través del país anfitrión o de las instalaciones postales internacionales. Coloque la dirección postal completa del remitente, que incluye el nombre (inicial y apellido) y el símbolo de la oficina del remitente, en la esquina superior izquierda del sobre.
5 FAH-1 H-434 APARTAMENTO ADJUNTO AUTÓNOMO
(TL: CH-4; 31/07/2002)
a. Utilice un sobre con franqueo postal pegado con un medidor de correo (o una etiqueta de dirección o tarjeta de respuesta) preimpreso con la guarnición del Departamento para adjuntar con una carta a un destinatario al que se le solicita que proporcione información en nombre del Gobierno, pero que no está obligado a proporcionar la información. .
b.Cuando responda a una solicitud del sector privado, no utilice un sello postal adjunto o sobres sellados con la dirección propia suministrados por el destinatario; responder en un sobre oficial del Departamento. Devolver el sello o sobre al destinatario con la respuesta.
c. Para otras solicitudes de información del sector privado donde se usa una carta modelo sin firmar para acompañar el material impreso, se puede usar una etiqueta con la dirección enviada por el individuo u organización en el sobre oficial del Departamento.
5 FAH-1 H- 435 SOBRES DE DIRECCIÓN
5 FAH-1 H-435.1 Dirección de devolución
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. Para sobres en el Departamento, muestre el símbolo de la oficina, las iniciales y el apellido del remitente, y el número de habitación en la esquina superior izquierda directamente debajo de la dirección de devolución impresa.
b. En el correo, coloque la ubicación geográfica completa y la identificación del correo directamente debajo del palabras «Asuntos oficiales».
c. Se pueden encontrar ejemplos de formato de dirección adecuada en 14 FAH-4H-311.3.
5 FAH-1 H-435.1-1 De correo postal a Direcciones gubernamentales
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Muestre la dirección de devolución geográfica completa de la publicación de la siguiente manera:
Ejemplo:
Sección Política: Sala 555
Embajada de EE. UU. en Londres, Inglaterra JN2 34P
5 FAH-1 H-435 .1-2 De un puesto al departamento, otra agencia federal u otro puesto
(CT: CH-31; 10-07-2013)
Cuando utilice los sobres con franqueo pagado, muestre el símbolo de la oficina y consulte los ejemplos en 14 FAH 4H-311.
5 FAH-1 H-435.2 Destinatario
(CT: CH-18; 07-05-2007)
a. Utilice siempre la dirección completa en los sobres. Use estilo de bloque, espacio simple (si hay tres o más líneas) y puntuación abierta. Escriba a doble espacio una dirección de dos líneas. Sangra las líneas remanentes en dos espacios. Ingrese el pueblo o ciudad y el estado en la misma línea seguido por el código postal o el código del país extranjero. Para correo internacional, coloque el nombre del país en la última línea. Si es necesario, coloque una línea de «Atención» en el área inferior izquierda del sobre.
b. Para correo internacional, ingrese el país en mayúsculas:
Ejemplo:
Sr. John Doe
345 Morris Road
Londres JN2 34P
INGLATERRA
c. Jerusalén es una situación especial. No designe un país para Jerusalén. Dirija las preguntas específicas sobre el nombre correcto de una ciudad o país extranjero a la oficina de país del Departamento oa la Oficina del Geógrafo (INR / GE).
d. Para obtener una dirección postal local, consulte la publicación del Departamento de Estado, Oficiales clave de puestos del servicio exterior, que enumera los puestos en orden alfabético por país. Consulte también el directorio telefónico del Departamento.
e. El correo dirigido a un puesto militar en el extranjero requiere números AA, AE o AP con el código postal. El Servicio Postal Militar (MPS) ha alineado números APO / FPO basados en en la ubicación geográfica. Consulte 14 FAH-4, Manual de bolsa y correo, para conocer los números específicos.
5 FAH-1 H-435.3 Códigos postales
(CT: CH-31; 10 -07-2013)
a. Siempre incluya el código postal en la dirección de correo enviado a través de los canales de USPS. Use el código de 9 dígitos cuando esté disponible. El Departamento usa un código de 9 dígitos (20520-xxxx) para la clasificación automática del correo, que debe aparecer en el bloque de direcciones de todo el correo dirigido al Departamento en Washington, DC o en los correos. Las direcciones se completarán en letras mayúsculas sin saltos.
b. Los primeros 5 dígitos del El código postal del Departamento debe ser 20520. Los últimos 4 dígitos identifican el número de la habitación.
c. Utilice el código postal 20521 para el correo dirigido a enviar más los últimos 4 dígitos para identificar el correo postal (consulte 14 FAH-4 , Bolsa y Mail Handbook).
Ejemplo:
JOHN DOE
DEPARTAMENTO DE ESTADO
SECCIÓN POLÍTICA
2010 ABIDJAN PL
WASHINGTON DC 20521-2010
5 FAH-1 H-436 TIPOS DE SERVICIO DE CORREO
(CT: CH-18; 07-05-2007)
El Departamento proporciona varios tipos de servicios de correo. Utilice el USPS para la correspondencia oficial a todas las direcciones de EE. UU. Envíe correo oficial a través del sistema de mensajería para reenviarlo a la sala de correo del Departamento, donde se ingresará en los canales de USPS. Siga los procedimientos en 14FAH-4, Manual de valija y correo, para obtener más orientación.
5 FAH-1 H-436.1 Servicios especiales de correo
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Para cualquiera de los siguientes servicios especiales (no correspondencia de rutina), lleve a mano enviar el correo a la Sala de correo central (B-528) para su procesamiento. Consulte 5 FAH-1, Exposición H-436.1 para obtener ejemplos de formularios que se deben adjuntar al artículo cuando se solicitan servicios especiales:
(1) Recibo de devolución: se usa como prueba de entrega;
(2) Correo registrado: se usa para correo SBU, confidencial o secreto;
(3) Correo certificado: se usa para correo que requiere un registro de envío, entrega o devolución recibo;
(4) Priority Mail: se usa para correo y paquetes que pesan más de 13 onzas para recibir una entrega más rápida en comparación con el servicio de paquetes (tenga en cuenta una tasa más alta); y
(5) Express Mail: se utiliza cuando el correo debe entregarse al día siguiente dentro de la U Estados Unidos. El peso máximo es de 70 libras.Incluya el número de control del departamento (solicitud de la oficina u oficina ejecutiva) en cada pieza de correo urgente. Lleve el correo en mano a la oficina de correos antes de las 3:15 pm, de lunes a viernes, para enviar el mismo día. Los tipos de correo urgente son:
(a) Servicio de oficina postal a oficina postal indica que el artículo se puede reclamar en la instalación de destino antes de las 10:00 a. m. del siguiente día hábil; y
(b) Servicio de oficina postal a destinatario significa que El artículo se entregará al destinatario dentro del área de entrega de la instalación de destino antes de las 3:00 pm del siguiente día hábil.
5 FAH-1 H-436.2 PouchMail diplomático
(TL: CH -4; 31-07-2002)
a. El sistema de valija diplomática está reservado para la transmisión internacional de comunicaciones oficiales estadounidenses entre el Departamento y los puestos, entre puestos y entre otras agencias federales y sus representantes que prestan servicios bajo la jurisdicción de una oficina diplomática o consular de los EE.UU .. Consulte 14FAH-4, Pouch and Mail Handbook, para conocer los procedimientos completos de valija y correo.
b. Consulte al oficial de control de valijas en el Departamento o puesto si tiene preguntas sobre los procedimientos de correo de valijas o un horario de valijas actualizado.
5 FAH-1 H-436.3 Servicio de mensajería
5 FAH- 1 H-436.3-1 Departamento de Servicio de Mensajería
(CT: CH-31; 10-07-2013)
a. El correo que circule entre oficinas y despachos podrá ser transportado (sin sobre) por el personal de la oficina o mensajeros de los despachos, a menos que sea clasificado o controlado y saliendo del edificio. El formulario OF-41, Hoja de ruta y transmisión, se puede colocar encima del correo que llevan los burós entre las oficinas del mismo edificio.
b. El correo dirigido a los empleados fuera de la oficina o en otro edificio es entregado por mensajeros de la Oficina de Gestión de Logística, División Diplomática (A / LM / PMP / DPM). El servicio de mensajería limitado está disponible para entrega a otras agencias federales en el área de Washington, DC. Utilice siempre un sobre para el correo de mensajería A / LM / PMP / DPM (clasificado o no clasificado). Para garantizar una entrega rápida, incluya en el sobre el nombre del destinatario, el símbolo de la oficina, el número de la habitación y el edificio. Para otra agencia, incluya el símbolo de la agencia (p. Ej., OMB) antes del símbolo de la oficina (consulte 14 FAH-4).
c. Solicite un servicio de mensajería especial (automóvil) para transportar material clasificado y mensajes urgentes a otras agencias federales dentro del área. Utilice sobres oficiales para material clasificado o controlado administrativamente (SBU). Adjunte el formulario DS-112, Recibo de material clasificado (ver 5 FAH- 1 Anexo H-431) y sobres de mensajero (ver 5 FAH-1 Anexo H-432.3) para correo no clasificado. Lleve en mano el correo para el servicio de mensajería a la sala de valija postal y márquelo para el servicio de mensajería.
d. Para otro servicio de recolección de la agencia, lleve los artículos directamente al centro de mensajes para una entrega rápida a otras agencias federales que tienen recolecciones diarias de correo. Consulte 14 FAH-4 para conocer los procedimientos de servicio de mensajes internos nacionales adicionales.
5 FAH-1 H-436.3- 2 Servicio de mensajería posterior
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Para po stos servicios de mensajería y manejo de correo disponibles, consulte al oficial administrativo y / o al personal del centro del programa de información en cada puesto (consulte 14 FAH-4 para conocer los procedimientos generales y específicos de valija y correo).
5 FAH-1 H- 436.4 Otros canales de correo de publicaciones
(CT: CH-18; 07-05-2007)
a. Los Correos brindan servicio de correo internacional, servicio postal del país anfitrión y Servicio Postal Militar de EE. UU. Donde esté disponible (consulte 14 FAH-4, Manual de valija y correo). Utilice las instalaciones postales internacionales y locales para el correo no clasificado solo si lo aprueba el funcionario principal. Correo clasificado o controlado administrativamente (SBU) de Sendall a través del centro del programa de información para su procesamiento a través del USPS.
b. Use uno de los siguientes servicios especiales disponibles a través de los canales de las publicaciones:
(1) Correo aéreo: use el correo aéreo para acelerar el correo cuando la distancia involucrada requiera transporte aéreo para acelerar la entrega. Use sobres de correo aéreo o marque el sobre o paquete «CORREO AÉREO» para garantizar el servicio de correo aéreo;
(2) Entrega especial: si está disponible localmente, use este servicio si tiene la certeza de que un manejo especial agilizará el servicio; y
(3) Correo registrado: se usa para registrar el correo de acuerdo con los requisitos locales, después de que el oficial principal aprueba el servicio.
5 FAH-1 H-437 HASTA H-439 SIN ASIGNAR
5 FAH-1 Anexo H-431
Formulario DS-112, Recibo de correo clasificado