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Mackan65
Utilice este enfoque para identificar los desafíos que debe abordar primero.
Imagine que «acaba de ser ascendido a jefe de departamento». Está rebosante de ideas sobre cómo mejorar las cosas, así que ¿dónde ¿Empieza?
Idealmente, desea centrarse en solucionar los problemas que tienen el mayor impacto. Pero, ¿cómo decide cuál abordar primero?
El análisis de Pareto es una técnica simple de toma de decisiones para evaluar problemas en competencia y medir el impacto de solucionarlos. Esto le permite concentrarse en las soluciones que le brindarán el mayor beneficio.
En este artículo, le mostraremos cómo realizar un análisis de Pareto y le explicaremos cómo utilizar sus hallazgos para priorizar las tareas que generar el mayor impacto positivo.
¿Qué es el análisis de Pareto?
El análisis de Pareto utiliza el principio de Pareto, también conocido como la «regla 80/20», que fue acuñado por el economista italiano, Vilfredo Pareto, en su libro de 1896, «Cours d» économie politique «.
El Principio de Pareto establece que el 80 por ciento del beneficio de un proyecto proviene del 20 por ciento del trabajo. O, a la inversa, 80 el porcentaje de los problemas se puede rastrear hasta el 20 por ciento de las causas. El análisis de Pareto identifica las áreas problemáticas o las tareas que tendrán la mayor recompensa. La herramienta tiene varios beneficios, que incluyen:
- Identificar y priorizar problemas y tareas.
- Ayudar a las personas a organizar sus cargas de trabajo de manera más eficaz.
- Mejorar la productividad.
- Mejorar la rentabilidad y.
Nota:
Las figuras 80 y 20 no son «escritas en piedra» y deben tomarse como una guía. El principio de Pareto ilustra la falta de simetría que ocurre a menudo entre el trabajo que realiza y los resultados que obtiene. Por ejemplo, puede encontrar que el 13 por ciento del trabajo podría generar el 87 por ciento de los retornos. O que el 70 por ciento de los problemas se podrían resolver tratando con el 30 por ciento de las causas subyacentes.
Pasos del análisis de Pareto
Ahora, veremos cómo Lleve a cabo un análisis de Pareto:
Identifique y enumere los problemas
Escriba una lista de todos los problemas que necesita resolver. Cuando sea posible, recopile comentarios de los clientes y miembros del equipo. Esto podría tomar la forma de encuestas de clientes, quejas formales o registros del servicio de asistencia, por ejemplo.
Identifique la causa raíz de cada problema
A continuación, llegue a la causa raíz de cada problema . Técnicas como los 5 porqués, el análisis de causa y efecto y el análisis de la causa raíz son herramientas útiles para esto.
Califique los problemas
Ahora, califique cada problema que haya enumerado por importancia. El método de puntuación que utilice dependerá del tipo de problema que esté intentando resolver.
Por ejemplo, si desea mejorar las ganancias, puede puntuar los problemas según su coste. O bien, si está tratando de mejorar la satisfacción del cliente, puede calificarlos según la cantidad de quejas que haya recibido sobre cada uno.
Agrupe los problemas juntos
Utilice el análisis de la causa raíz que llevó a cabo en el Paso 3 para agrupar los problemas por una causa común. Por ejemplo, si tres de sus problemas son causados por falta de personal, puede ponerlos en el mismo grupo.
Sumar puntuaciones para Cada grupo
Ahora, sume las puntuaciones de cada grupo que haya identificado. El que tenga la puntuación más alta debe ser su prioridad más alta, y el grupo con la puntuación más baja su prioridad más baja.
Actúe
¡Finalmente, es hora de actuar! El problema con la puntuación más alta probablemente tendrá la mayor recompensa una vez que se solucione, así que comience a pensar primero en cómo resolverlo.
Es posible que descubra que no vale la pena preocuparse por los problemas con la puntuación más baja, especialmente si son muy costosos de arreglar. ¡Utilice su análisis de Pareto para ahorrar energía y recursos para lo que es importante!
Consejo:
Si bien este enfoque es excelente para identificar la causa raíz más importante a tratar , no tiene en cuenta el costo de hacerlo. Cuando los costos sean importantes, deberá utilizar técnicas como el análisis de costo / beneficio y el valor actual neto (VPN) y la tasa interna de rendimiento (TIR) para determinar qué cambios debe implementar.
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Ejemplo de análisis de Pareto
Jack se ha hecho cargo de un centro de servicio informático defectuoso, con una serie de problemas que deben resolverse. Su objetivo es aumentar la satisfacción general del cliente.
Decide realizar un Análisis de Pareto para evaluar y priorizar los mayores problemas que enfrenta el centro. Comienza enumerando estos (consulte la columna Problema en la tabla, a continuación). Luego identifica las causas subyacentes detrás de cada uno (consulte la columna Causas). Por último, puntúa cada elemento según el número de quejas de los clientes que ha recibido cada uno (consulte la columna Puntuación).
| Elementos | Problema | Causa | Puntuación |
|---|---|---|---|
| 1 | Los teléfonos no se responden lo suficientemente rápido. | Muy poco personal de servicio al cliente. | 15 |
| 2 | El personal parece distraído y bajo presión. | Muy poco personal de servicio al cliente. | 6 |
| 3 | Los ingenieros no están bien organizados y, a menudo, necesitan reservar una segunda visita para traer piezas adicionales. | Mala organización y preparación. | 4 |
| 4 | Los ingenieros no saben a qué hora llegarán. Esto significa que los clientes pueden tener que estar todo el día para que los visite un ingeniero. | Mala organización y preparación. | 2 |
| 5 | El personal de servicio al cliente no siempre parece saber lo que está haciendo. | Falta de capacitación. | 30 |
| 6 | Los clientes suelen concertar una cita con un ingeniero, solo para descubrir que el problema podría haberse resuelto por teléfono. | Falta de entrenamiento. | 21 |
Jack usa su análisis para agrupar los problemas por causa, luego sume las puntuaciones de cada grupo identificado. Ahora puede ordenar las principales causas que afectan al centro, comenzando por la que ha atraído el mayor número de quejas de los clientes:
- Falta de formación (ítems 5 y 6) – 51 quejas.
- Muy poco personal del centro de servicio (ítems 1 y 2) – 21 quejas.
- Mala organización y preparación (ítems 3 y 4) – 6 quejas.
Figura 1. Análisis de Pareto del Centro de servicios informáticos
Como puede ver en la figura 1, arriba, el Las empresas se beneficiarán más de brindar más capacitación al personal, por lo que Jack debe abordar esto primero. También podría buscar aumentar la cantidad de personal en el centro de llamadas. Sin embargo, es posible que esto no sea necesario; la provisión de capacitación adicional puede ayudar a reducir las quejas de los clientes y aumentar la productividad del personal.
El análisis de Pareto de Jack le ha permitido identificar rápidamente las áreas de la empresa que enfrenta los mayores desafíos, para que pueda concentrar sus esfuerzos donde más se necesitan y priorizar los problemas que proporcionarán la mayor recompensa para la empresa. Esto probablemente le ahorrará una gran cantidad de tiempo y dinero que de otro modo podría tener dedicado a tratar de solucionar una variedad de problemas diferentes, algunos de los cuales pueden haber proporcionado muy pocos beneficios.
Puntos clave
El análisis de Pareto es una técnica simple de toma de decisiones que puede ayudarlo a evaluar y priorizar diferentes problemas o tareas al comparar el beneficio que proporcionará la resolución de cada uno.
Se basa en el Principio de Pareto (también conocido como la Regla 80/20): la idea de que El 80 por ciento de los problemas pueden ser el resultado de tan solo el 20 por ciento de las causas.
T Para utilizar el análisis de Pareto, primero debe identificar y enumerar los problemas que enfrenta y sus causas fundamentales. Luego, califique cada problema de acuerdo con su impacto (el sistema de calificación que use dependerá de los tipos de problemas que esté intentando solucionar).
Agrupe los problemas por causa y sume las calificaciones para cada uno. grupo. Esto le permitirá identificar los problemas que tendrán los mayores beneficios si se resuelven.
Por último, utilice sus hallazgos para priorizar su carga de trabajo, de modo que sus esfuerzos puedan dirigirse hacia los problemas que tienen más impacto y lejos de problemas que tienen menos impacto.