Una carta de permiso de ausencia es una carta formal que le escribe a su supervisor para solicitar un permiso de ausencia del trabajo. Se necesita una carta formal para su archivo personal. Proporciona un registro escrito del aviso que le ha dado a su empresa antes de necesitar el permiso de ausencia.
Su carta documenta el motivo de su solicitud. Si bien puede explicar su situación en persona, una carta escrita proporciona la explicación exacta de su necesidad de tiempo libre. Esto hace que la solicitud sea más fácil de entender para su gerente o persona de recursos humanos.
La carta se puede enviar a otros ejecutivos dentro de la empresa, en lugar de depender de un gerente para explicar la situación. Desde un punto de vista legal, esta carta formal también registra su solicitud si su situación se enmarca en situaciones protegidas por la ley, como la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) o la Ley de Ausencia Familiar y Médica (FMLA).
Cuando se necesita una carta de permiso de ausencia
Es una buena política escribir una carta de permiso de ausencia formal en cualquier caso en el que solicite tiempo libre del trabajo que no esté cubierto por los días de enfermedad y días personales ya concedidos por la empresa. Antes de solicitar un permiso de ausencia, debe confirmar si ese tiempo libre debe respetarse de acuerdo con el manual del empleado o las leyes estatales y federales.
Las leyes que dictan solicitudes razonables de permisos de ausencia (como la ADA y FMLA) tienen estipulaciones específicas. Por ejemplo, la empresa debe tener 50 empleados o más para poder adherirse a la FMLA. Su situación también debe cumplir con los criterios y es posible que deba proporcionar documentación de un médico u otra parte.
En un caso en el que sea elegido para servir como jurado, la empresa debe darle tiempo libre sin comprometer Tu empleo. Muchas empresas tienen su propio protocolo para hacer frente a las ausencias prolongadas. Es posible que le ofrezcan usar sus días de vacaciones existentes y días personales para permitir la cantidad máxima de tiempo libre pagado para su situación.
Si su situación no está cubierta ni por la ley ni por las políticas de su empresa, aún vale la pena su tiempo para solicitar el permiso de ausencia formalmente. Si bien es posible que su empresa no esté legalmente obligada a otorgar un permiso de ausencia prolongado, aún puede ser beneficioso para ellos. Un buen empleado con experiencia y un historial es un activo valioso.
Consecuencias de no usar una carta de permiso de ausencia
Sin esta carta, no hay constancia de que haya solicitado el permiso de ausencia.
Por ejemplo, tiene una conversación verbal con un gerente. El gerente otorga su permiso de ausencia, pero no lo registra en ningún lugar de su archivo de empleo ni notifica a otros ejecutivos. Una vez que su ausencia se extiende más allá del tiempo pagado y los días de vacaciones que ha acumulado, es posible que la empresa lo rescinda automáticamente.
En algunas empresas, existen reglas que se incluyen en «no llamar / no presentarse». Esto significa que un empleado que se ausente sin previo aviso será penalizado. Es posible que pierda sus vacaciones y días de enfermedad, así como el puesto, si no siguió el protocolo de redacción formal de esta carta.
Usos más comunes de una carta de permiso de ausencia
Hay muchas razones por las que podría desear tomar una licencia de trabajo. Algunas de ellas están cubiertas por la ley. Algunas de ellas pueden estar cubiertas por su políticas propias de la empresa.
Estas son algunas de las razones más comunes por las que las personas solicitan una licencia formal:
- Nacimiento de un hijo. Las licencias por maternidad y paternidad suelen ser cubierto por la póliza de la empresa y la FMLA. Su empresa puede permitir un número determinado de semanas libres pagadas.
- Muerte de un familiar. Muchas empresas w para días libres prolongados cuando hay una muerte en la familia.
- Servicio militar / Miembro de la familia. Las licencias militares por ausencias a menudo están cubiertas. Esto podría incluir empleados que son miembros de las fuerzas armadas. También podría incluir a familiares de las fuerzas armadas.
- Razones de salud. Los motivos de salud pueden incluir una cirugía, problemas médicos continuos, trauma causado por un accidente o problemas de salud mental como depresión.
- Educación. En algunos escenarios, los empleados le solicitarán que continúe con la capacitación avanzada.
- Atención a familiares enfermos. Muchos empleados se toman un tiempo libre para cuidar a los miembros de la familia que sufren una lesión o enfermedad.
¿Qué debe incluirse en una carta de permiso de ausencia?
Su carta debe ser conciso y claro. Hay algunos datos que es importante incluir:
- La fecha. La fecha debe incluirse en la parte superior de la carta.
- Su información. Esto incluye su nombre, cargo o puesto, su domicilio, correo electrónico y números de teléfono.
- Información de su gerente. Esto muestra un registro de a quién se le hizo la solicitud. También es la forma estándar en que enviaría cualquier carta a una persona.
- El motivo de la solicitud. Esta sería una breve explicación sobre la razón por la que necesita tiempo libre.
- Las fechas de su propuesta de ausencia. Su carta debe incluir las fechas exactas.
Puede tener una conversación con su supervisor sobre la solicitud antes de escribir la carta de permiso de ausencia. En ese caso, debe hacer referencia a la fecha de la discusión en el cuerpo de la carta.
Muchos empleados escriben la mayor parte de su correspondencia por correo electrónico. Está bien enviar esta carta por correo electrónico y conservar la verificación electrónica de su recibo. La copia impresa de la carta la hace más formal.
Modelo de carta de permiso de ausencia
El ejemplo de la carta de permiso de ausencia a continuación detalla una solicitud de ‘Chase Zeppeli’ a ‘Miranda Waller’ en ‘Starstruck Media, Inc.’ En la carta, Chase Zeppeli solicita una licencia por razones médicas y especifica cuánto tiempo durará la licencia.
