Una vez que envíe los formularios W-2 a sus empleados, no tiene que preocuparse por el formulario hasta el año que viene. ¿O tú? Si no sabe cómo completar el Formulario W-2, puede tener problemas.
Sus empleados pueden acudir a usted con preguntas sobre el Formulario W-2. Y sus empleados pueden pensar que cometió un error si su valor de W-2 Box 1 es más bajo de lo que creen que ganó.
¿Está listo para superar la confusión? Siga leyendo para saber cómo completar el Formulario W-2, cuadro por cuadro, y lo que significa.
Cómo completar el Formulario W-2
Es posible que tenga su Formulario Las responsabilidades del W-2 se reducen a una ciencia. Ingrese la información del empleado; enviar copias a los empleados; presente el formulario ante la SSA y el departamento de impuestos estatal, municipal o local; y repetir el año siguiente.
O simplemente puede pasar horas recopilando información de los empleados e intentando decodificar la Declaración de salarios e impuestos.
Ya sea que complete los Formularios W-2 por su cuenta , use software de nómina o tenga un preparador de impuestos, debe saber cómo llenar el Formulario W-2 con cierta fluidez.
Como generalización, los recuadros del Formulario W-2 muestran información sobre identificación, salario imponible, impuestos retenidos e información sobre beneficios.
Los cuadros AF son sencillos. Incluyen información de identificación sobre su empresa y sus empleados. Los recuadros numerados, recuadros del 1 al 20, pueden volverse un poco más complicados.
Si desea que se explique el Formulario W-2, profundice en el propósito de cada recuadro a continuación.
Recuadro A: Empleado Número de seguro social
El cuadro A muestra el número de seguro social de su empleado. Los números de Seguro Social tienen nueve dígitos con el formato XXX-XX-XXXX.
Si su empleado solicitó una tarjeta de Seguro Social y no la ha recibido, no deje la casilla en blanco. En su lugar, escriba «Solicitado» en la casilla A de la copia de la Administración del Seguro Social. Cuando el empleado reciba su tarjeta SS, debe emitir un W-2 corregido.
Casilla B: Número de identificación del empleador (EIN)
El recuadro B muestra su número de identificación de empleador. Los EIN son números de nueve dígitos estructurados como XX-XXXXXXX.
El número que ingresa en el recuadro B es el mismo en el formulario W de cada empleado. 2. El IRS y la SSA identifican su negocio a través de su EIN único.
No use su número personal de Seguro Social en los Formularios W-2. Si no tiene un Número de Identificación de Empleador, solicite un EIN antes presentando el Formulario W-2. Luego, marque «Solicitado» en la casilla B.
Casilla C: nombre, dirección y código postal del empleador
La casilla C identifica aún más su empresa al incluir el nombre y la dirección de su empresa. Utilice la dirección legal de su empresa, incluso si es diferente de donde trabajan sus empleados.
Sus empleados pueden preguntarse si la dirección es incorrecta si es diferente a la dirección de su trabajo. Verifique su dirección comercial legal y asegúrese de que su empleado sea correcta.
Casilla D: Número de control
La casilla D puede estar en blanco, dependiendo de si su pequeña empresa usa números de control o no.
Un número de control identifica los Formularios W-2 para que pueda mantener registros de ellos internamente. Si no usa números de control, deje esta casilla en blanco.
Casillas E y F: nombre, dirección y código postal del empleado
La casilla E muestra el nombre, segundo nombre del empleado inicial y apellido. Haga referencia al SSN del empleado para ingresar su nombre correctamente.
Ingrese la dirección del empleado en la casilla F.
Casilla 1: Salarios, propinas, otras compensaciones
Casilla 1 informa los salarios, las propinas y otras compensaciones de un empleado. Esta es la cantidad que le pagó al empleado durante el año que está sujeto al impuesto sobre la renta federal.
Los pagos que no están sujetos al impuesto sobre la renta federal incluyen contribuciones al plan de jubilación antes de impuestos, primas de seguro médico y beneficios para viajeros cotidianos.
Los salarios que declara en el Cuadro 1 pueden ser más altos o más bajos que otros salarios en el Formulario W-2. Esto no es un error.
Por ejemplo, los salarios de la casilla 1 de un empleado pueden ser más bajos que los de la casilla 3. Algunos beneficios antes de impuestos están exentos del impuesto sobre la renta federal, pero no del impuesto del Seguro Social.
Información importante para 2020: ¿Proporcionó licencia por enfermedad o familiar pagada a un empleado en virtud de la Ley de Respuesta al Coronavirus de Families First (FFCRA) )? Incluya aquí el monto de la licencia pagada.
Recuadro 2: Impuesto federal sobre la renta retenido
El recuadro 2 muestra cuánto impuesto sobre la renta federal retuvo del salario de un empleado y remitió al IRS.
La retención del impuesto sobre la renta federal se basa en los salarios imponibles del empleado y el estado civil para efectos de la declaración.
Si su empleado tiene una pregunta sobre el monto de su reembolso o por qué debe impuestos, indíquele que consulte el recuadro 2 . El IRS compara lo que el empleado pagó durante el año en impuestos federales sobre la renta con su responsabilidad total.
Recuadro 3: Salarios del Seguro Social
El recuadro 3 muestra el salario total de un empleado sujeto a Impuesto de seguridad.No incluya el monto de las deducciones antes de impuestos que están exentos del impuesto del Seguro Social en el Cuadro 3.
El número en el Cuadro 3 no debe ser mayor que la base salarial del Seguro Social. Para 2020, la base salarial de la SS es de $ 137,700. Para 2021, la base salarial es de $ 142,800.
Si debe informar las propinas del Seguro Social (Casilla 7), el total de las Casillas 3 y 7 debe ser menos de $ 137,700 para 2020 (o $ 142,800 para 2021, para presentar en 2022).
Información importante para 2020: si proporcionó licencia por enfermedad y / o familiar pagada a FFCRA, incluya la cantidad en el recuadro 3.
recuadro 4: impuesto del Seguro Social retenido
El recuadro 4 informa cuánto retuvo de los salarios y propinas del Seguro Social de un empleado.
Información importante para 2020: ¿Aplazó el impuesto al Seguro Social de un empleado según las órdenes ejecutivas del 8 de agosto de 2020? NO incluya el impuesto diferido del Seguro Social en la casilla 4 si no lo retuvo. Después de retener los impuestos diferidos del Seguro Social de los salarios de los empleados en 2021, debe presentar el Formulario W-2c. Para obtener más información sobre el aplazamiento y cómo afecta la presentación de informes W-2, consulte nuestro Centro de recursos COVID-19.
Recuadro 5: Salarios y propinas de Medicare
Ingrese el monto del empleado ganado en salarios y propinas de Medicare en el Cuadro 5.
El valor del Cuadro 5 de un empleado es generalmente el mismo que el monto del Cuadro 4. Sin embargo, no existe una base salarial de Medicare. Si el empleado ganó por encima de la base salarial del Seguro Social, el número en el Cuadro 5 es mayor que en el Cuadro 3.
Información importante para 2020: Si pagó una licencia por enfermedad y / o familiar a FFCRA, incluya la cantidad en el Cuadro 5 .
Recuadro 6: Retención de impuestos al Medicare
El recuadro 6 muestra cuánto retuvo del salario de un empleado para los impuestos al Medicare. La participación del empleado en el impuesto al Medicare es el 1.45% de su salario.
La cantidad en el Cuadro 5 multiplicado por la tasa del impuesto al Medicare debe ser igual al Cuadro 6. Pero si el empleado ganó más de $ 200,000 (soltero), su obligación tributaria debería ser mayor.
Si le pagó a un empleado más de $ 200,000 (soltero), también debería haber retenido la tasa impositiva adicional de Medicare del 0.9% de sus salarios por encima de $ 200,000.
Recuadro 7 : Propinas del Seguro Social
Si su empleado ganó propinas y las informó, ingrese la cantidad en el Cuadro 7. Además, incluya estas cantidades de propina en los Cuadros 1 y 5.
Nuevamente, el total de las Casillas 7 y 3 no debe superar los $ 137,700 para 2020 (o $ 142,800 para 2021).
Casilla 8: Propinas asignadas
Informe las propinas que asignó a su empleado en la Casilla 8 , si es aplicable. Las propinas asignadas son cantidades que usted asigna a los empleados que reciben propinas. No todos los empleadores tienen que asignar propinas a sus empleados.
No incluya la cantidad en el recuadro 8 en los recuadros 1, 3, 5 o 7. Las propinas asignadas no se incluyen en el ingreso imponible en el formulario W-2 . Los empleados deben usar el Formulario 4137 para calcular los impuestos sobre las propinas asignadas.
Casilla 9: (En blanco)
Deje la Casilla 9 en blanco.
Casilla 10: Beneficios por cuidado de dependientes
¿Le dio a un empleado beneficios de cuidado de dependientes bajo un programa de asistencia para el cuidado de dependientes? Si es así, incluya la cantidad total en el Cuadro 10.
Los beneficios de cuidado de dependientes de menos de $ 5,000 no están sujetos a impuestos. Los beneficios superiores a $ 5,000 están sujetos a impuestos. Si le dio a un empleado más de $ 5,000, informe el exceso en las casillas 1, 3 y 5.
Casilla 11: Planes no calificados
La casilla 11 informa las distribuciones del empleador de una compensación diferida no calificada plan para un empleado.
Incluya también las cantidades de distribución en el Cuadro 1.
Cuadro 12: Códigos
Hay una serie de W-2 Cuadro 12 códigos que puede necesitar poner en el Formulario W-2 de un empleado. Si corresponde, agregue los códigos y las cantidades en el recuadro 12.
Estos códigos y valores pueden reducir los salarios sujetos a impuestos del empleado.
Supongamos que un empleado eligió contribuir $ 1,000 a un plan de jubilación. Escribirías D | 1,000.00 en el Cuadro 12.
Cuadro 13: Casillas de verificación
El Cuadro 13 no debe incluir valores. En su lugar, marque las casillas que correspondan. Hay tres casillas dentro del Cuadro 13:
- Empleado legal
- Plan de jubilación
- Pago por enfermedad de terceros
Por ejemplo, si ingresó el código D de la casilla 12 para mostrar las contribuciones de jubilación del empleado, también marque la casilla ‘Plan de jubilación’.
Casilla 14: Otro
Montos y descripciones del informe en el recuadro 14, como pagos de arrendamiento de vehículos, impuestos retenidos del seguro de discapacidad del estado y deducciones de las primas del seguro médico.
Información importante para 2020: si proporcionó licencia por enfermedad y / o familiar pagada a un empleado, informe la cantidad con una descripción (p. ej., «Salarios de licencia por enfermedad sujetos al límite de $ 511 por día) en la casilla 14 O en una declaración separada.
Casilla 15: Estado | Número de identificación del estado del empleador
Me gusta El recuadro B, recuadro 15 identifica el número de identificación del empleador de su empresa. Pero el recuadro 15 es específico del estado. Marque su estado con la abreviatura de dos letras. Luego, incluya el EIN de su estado.
Algunos estados no requieren informe. Deje la casilla 15 en blanco si tiene n o requisito de presentación de informes con su estado.
Si no tiene un número de identificación estatal del empleador y lo necesita, comuníquese con su estado.
Cuadro 16: Salarios estatales, propinas, etc.
El Cuadro 16 muestra los salarios de un empleado que están sujetos al impuesto estatal sobre la renta. Si el empleado trabaja en un estado sin impuesto estatal sobre la renta, deje la casilla 16 en blanco.
La cantidad de la casilla 16 de un empleado puede diferir de la casilla 1. Esto no es un error. Algunos salarios están exentos del impuesto sobre la renta federal y no del impuesto sobre la renta estatal.
Recuadro 17: Impuesto sobre la renta estatal
Indique cuánto retuvo para el impuesto sobre la renta estatal en la casilla 17. Si lo hizo no retenga el impuesto estatal sobre la renta, deje la casilla 17 en blanco.
Casilla 18: Salarios locales, propinas, etc.
Si los sueldos de su empleado están sujetos al impuesto sobre la renta local, incluya su sueldos en la casilla 18. Deje esta casilla en blanco si el empleado trabaja en una localidad sin impuesto sobre la renta.
La cantidad que indique en la casilla 18 puede ser diferente a las casillas 1 y 16.
Casilla 19: Impuesto sobre la renta local
Declare cualquier impuesto sobre la renta local retenido del salario del empleado en la casilla 19. Deje esta casilla en blanco si no es aplicable.
Casilla 20: Nombre de la localidad
El recuadro 20 debería mostrar el nombre de la ciudad o localidad.
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Este artículo ha sido actualizado desde su fecha de publicación original del 20 de febrero de 2019.
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