Es mucho más fácil hacer correcciones a los formularios W-2 antes de presentarlos con la Administración del Seguro Social (SSA). Si no encontró el error antes de llenar el formulario, aquí hay información que puede ayudarlo a determinar qué hacer.
Los empleadores utilizan el formulario W-2 del IRS para informar los ingresos anuales y las cantidades de retención a los empleados y a la Administración del Seguro Social.
El formulario W-3 es un formulario de transmisión que resume los totales de todos los empleados de su empresa. Incluye los totales de todos los elementos del formulario W-2. No necesita el formulario W-3 si presenta los formularios W-2 en línea.
La fecha límite para entregar formularios W-2 a los empleados y para presentar estos formularios ante la SSA es la misma: 31 de enero del año siguiente al año fiscal que está declarando.
Desde la fecha para entregar los formularios W-2 a los empleados y presentarlos ante el Soc ial Security Administration son los mismos. Trate de hacer llegar los formularios W-2 a sus empleados a principios de enero si desea darles un tiempo para revisar los formularios y alertarle sobre cualquier error antes de presentar los formularios a la SSA.
Sanciones del IRS por errores W-2
El IRS considera varios tipos diferentes de errores en los formularios W-2 y W-3 al determinar las sanciones:
- Error debido a una causa razonable y no negligencia intencional. Por ejemplo, podría haber sucedido algo más allá de su control (un error de cálculo de la computadora, por ejemplo). En estos casos, debe poder demostrar que actuó de manera razonable y tomó medidas para evitar fallas.
- No incluir información correcta. Estos errores se relacionan con el número de identificación del contribuyente, el apellido de un beneficiario y cualquier monto de dinero.
- Los errores no consecuentes serían errores que no impiden que la SSA / IRS procese el formulario.
- Errores de minimis (pequeños) en las cantidades.
El incumplimiento intencional de los requisitos de presentación o información correcta tiene una multa de $ 500 por formulario W-2, sin máximo. Las pequeñas empresas (menos de $ 5 millones o menos en ingresos brutos anuales promedio) tienen sanciones más bajas por no presentar declaraciones correctas antes de la fecha de vencimiento.
Si aún no ha enviado el formulario W-2 a la SSA
Los formularios W-2c y W-3c son formularios de corrección y deben debe enviarse a la SSA si necesita realizar la mayoría de los cambios en sus formularios W-2. Pero existe una excepción si aún no ha enviado el W-2 incorrecto a la SSA.
En este caso, no emitiría un Formulario W-2c para corregir el error. Simplemente marque «nulo» en la Copia A del formulario original, la copia que se envía a la SSA. Luego cree un nuevo W-2 con la información correcta.
Escriba «corregido» en la copia del empleado del nuevo W-2 y entréguelo a la persona, y envíe la copia A correcta a la SSA.
Errores comunes de W-2 y cómo corregirlos
Consulte las instrucciones para W-2 y Formularios W-3 para obtener detalles sobre cómo corregir estos errores y enviar correcciones a la SSA.
Error en el nombre del empleado
Complete el Formulario W-2c solo hasta en la casilla «i» si informó correctamente el nombre del empleado o el número de seguro social en un formulario anterior, pero el nombre o el número de seguro social es incorrecto este año. No tiene que completar las casillas numeradas con información sobre el salario y la retención.
Simplemente vuelva a hacer el W-2 original y entréguelo al empleado si es la primera vez que «He informado incorrectamente su nombre o SSN. También tendrá que completar y enviar los Formularios W-2c y W-3c si ya envió el formulario a la SSA junto con el W-3.
No puede usar el W-2c para agregar la información si el error es un nombre de empleado o SSN que falta. Debe comunicarse con la SSA directamente con este problema al 1-800-772-6270.
EIN comercial faltante o incorrecto
Haga Asegúrese de que el número de identificación del empleador (EIN) que le entregó el IRS se utilice en todos los formularios W-2 que presente. Si informó su EIN incorrectamente, deberá presentar un W-3c para corregirlo.
Cantidades en dólares faltantes
Todas las casillas del formulario W-2 deben mostrar «0». No deje la casilla en blanco.
Un error en una cantidad
Complete el W-2c por completo, mostrando las cantidades original y corregida, si cometió un error en una cantidad por retención o ganancias. También podría tener que presentar el Formulario 941c si informó incorrectamente los salarios o la retención en una declaración de impuestos trimestral del empleador 941.
Errores con la cobertura de salud patrocinada por el empleador
Debe informar el costo de la cobertura de atención médica para su plan de salud grupal patrocinado por el empleador. Esta información aparece en el cuadro 12 del W-2 y está «codificada» DD.»No afecta la situación fiscal del empleado, pero, no obstante, debe enviar el formulario W-2c para corregir cualquier error aquí, según el IRS.
Errores con la jubilación Contribuciones
La información del plan de jubilación aparece en el recuadro 13 de un W-2 y cometer un error aquí puede causarle todo tipo de dolores de cabeza a su empleado. Puede dejarlo expuesto a auditorías, y usted no quiere esta. Corrija los errores aquí tan pronto como sea posible utilizando el mismo cuadro 13 en el formulario W-2c.
Notas adicionales sobre errores
Si pagó salarios a un empleado por error, estos salarios aún están sujetos a impuestos para el empleado.
No use un W-2c para informar correcciones al pago atrasado de un empleado.
Algunos otros errores comunes:
- Descargando la Copia A del Formulario W-2 o W-3 de Internet. Este formulario descargado no se puede escanear y no será aceptado por el IRS.
- Omitir el punto decimal y los centavos de las entradas
- Hacer entradas que sean demasiado pequeñas o demasiado grandes.
- Agregar signos de dólar a las casillas de cantidad de dinero.
- Dar formato incorrecto al nombre del empleado en la casilla e. El formato correcto es poner el nombre y la inicial del segundo nombre del empleado en la primera casilla, el apellido en la segunda casilla y cualquier sufijo (como «Junior») en la tercera casilla.
- Ingresar un nombre incorrecto ID de empleador (EIN) o SSN de empleado para el SIN.
- Doblar, cortar o engrapar los formularios en papel de la copia A enviados por correo a la SSA.
- Enviar otros formularios o páginas a la SSA.
Dónde obtener el formulario W-2c
Sin embargo, puede comprar el formulario correcto en el sitio web del IRS o en cualquier tienda o sitio web de suministros de oficina de buena reputación. Presentar en línea le evitará la molestia de obtener los formularios.
Asegúrese de solicitar el formulario correcto para el año fiscal. Solicite los formularios W-2 y W-3 de 2019 para informar la información de los empleados para 2019, incluso si los está completando en 2020.
Un recordatorio sobre la presentación tardía y las sanciones
Asegúrese de entregar sus W-2 a sus empleados antes de la fecha de vencimiento y sus W-3 transmitidos al S SA a tiempo, incluidas las versiones corregidas, para evitar sanciones por distribución y presentación tardías.
Montos de las sanciones actuales:
- $ 50 por cada W-2 corregido dentro de los 30 días posteriores a la fecha de vencimiento,
- $ 110 si presenta más de 30 días tarde y antes del 1 de agosto, y
- Hasta $ 270 por cada formulario si espera hasta después del 1 de agosto. Esto aumenta a $ 530 o el 10 por ciento de cualquier cantidad no declarada si no aborda la situación en absoluto.
Lea las instrucciones detenidamente
Este artículo es una descripción general de estas declaraciones de impuestos y salarios. No pretende ser exhaustivo. Lea las instrucciones que se encuentran en los documentos cuidadosamente antes de completar un W-2c o W-3c.