¿Alguna vez ha necesitado insertar archivos en Excel para poder compartir información más completa con sus colegas? Ya sea para insertar PDF en Excel o para insertar documentos de Word en Excel, es tan simple como hacer clic en Insertar, Texto, Objeto, elegir su archivo y ¡listo! Entonces, ¿qué sucede después? Su archivo flotará alrededor de su hoja de cálculo y no en una sola celda. Sin embargo, para poder ordenarlo o moverlo con el resto del contenido, lo que realmente necesita es ponerlo en una sola celda. ¿Cómo puede hacer esto? En este breve artículo, veremos cómo Excel puede manejar mejor sus archivos adjuntos, luego buscaremos una alternativa que se integre con Excel: RowShare, una tabla en línea que ofrece una solución de colaboración.
Insertar archivos en una hoja de Excel
Hay varias formas de insertar archivos en una hoja de Excel. Puede crear a partir de archivos, crear nuevos o agregar enlaces a archivos. Exploraremos cómo hacerlo uno por uno.Si desea crear a partir de un archivo existente, siga estos pasos:
- Seleccione la celda en la que desea insertar su archivo
- Haga clic en en la pestaña «Insertar»
- Haga clic en «Objeto» en el grupo «Texto»
- Seleccione «Crear desde archivo»
- Examine su archivo
- Seleccione la casilla de verificación «Mostrar como icono» si desea insertar un icono que vincule a los archivos
- Haga clic en «Aceptar»
Otra posibilidad es crear un nuevo archivo. Puede hacerlo seleccionando «Crear nuevo» en su lugar, y elegir el tipo de objeto que desea adjuntar. A continuación, aparecerá una nueva ventana y podrá crear un nuevo archivo que desee insertar. Si solo desea agregar un enlace al archivo en lugar de incrustarlo, seleccione la casilla de verificación «Vincular al archivo». El archivo debe almacenarse en una ubicación accesible para aquellos con quienes desea compartirlo. Si el enlace a su archivo lo redirecciona a su computadora, usted será el único que podrá abrirlo. Aparte de eso, la ubicación del archivo debe seguir siendo la misma, si lo mueve a una ubicación diferente, el enlace ya no funcionará.
Adjuntar archivos en Excel, dentro de celdas de Excel
Una vez que lo haya hecho para insertar documentos de Word en Excel o adjuntar PDF a Excel, probablemente se dé cuenta de que lo que necesita es insertar su archivo en una sola celda. Para hacer esto, siga estos pasos:
- Cambie el tamaño de su archivo o celda hasta que se ajusten entre sí
- Haga clic derecho en su archivo y seleccione «Formato de objeto»
- Haga clic en en la pestaña «Propiedades»
- Seleccione «Mover y cambiar el tamaño con celdas»
Dado que su El tamaño del archivo de Excel será el tamaño de la hoja en sí más el tamaño de los demás archivos adjuntos, el tamaño de Excel será tan grande. Además, como puede ver aquí, no hay una forma directa de insertar su archivo en una celda de Excel automáticamente.
Entonces, tiempo de crisis: ¿debo seguir todos estos largos e interminables pasos o debo ceñirme a la forma tradicional e intercambiar mis archivos usando el correo electrónico en su lugar?
Adjunte archivos fácilmente con RowShare
Es hora de decir adiós a las complicadas hojas de cálculo y al interminable intercambio de correo electrónico. RowShare, una tabla en línea que se centra en compartir y colaborar, ofrece una solución más sencilla. Puede insertar archivos adjuntos con un clic del mouse! creando una tabla a partir de las plantillas de RowShare o desde cero. Adjunte sus archivos siguiendo estos sencillos pasos:
- Agregue una columna de tipo «Archivo» a su tabla
- Haga clic en la celda, examine su archivo y adjúntelo a su tabla RowShare
También puede controlar su tabla y archivos de la forma que desee, desde ordenar, filtrar, configurar columnas como solo lectura, lo que sea. No podría ser más simple, aquí hay un video rápido si necesita ayuda:
Consejo: si ya tiene su tabla en Excel, impórtela a RowShare y cambie el tipo de columna correspondiente a Archivo. Luego, haga clic en la celda y cargue el archivo.
Una vez que haya terminado de ajustar su tabla en RowShare, puede sincronizarla con Excel para acceder a las mejores características de ambas herramientas. Al sincronizar con Excel, en lugar de tener el archivo en sí, tendrá el enlace del archivo en su hoja de Excel. 