La mayoría de los fundadores de organizaciones sin fines de lucro encuentran que establecer una organización sin fines de lucro es un poco abrumador, al menos al principio. Una de las tareas necesarias es redactar los estatutos de la organización. Los estatutos sirven como una guía para la junta directiva sobre todos los «procedimientos», como la celebración de elecciones, el cumplimiento de los requisitos del quórum, la organización de reuniones y el orden de las reuniones.
La redacción de los estatutos lleva mucho tiempo, pero No es difícil. Hay ejemplos de estatutos disponibles en Internet y en la biblioteca. El IRS no requiere que use un lenguaje específico, pero es una buena idea incluir referencias en los estatutos que se refieran a la estructura organizativa y el propósito de la organización sin fines de lucro.
Al escribir sus estatutos, es importante diferenciar entre las palabras «deberá» y «podrá». Use la palabra «deberá» cuando sea algo que los miembros de la junta deben hacer. Utilice «puede» cuando la tarea sea opcional.
El Secretario de Estado es la autoridad legal sobre las organizaciones sin fines de lucro en la mayoría de los estados, por lo que el primer paso que debe tomar es comunicarse con ellos y asegurarse de que la nueva organización sin fines de lucro esté cumpliendo con todos los requisitos legales.
Sus estatutos variarán de los de otras organizaciones y deben adaptarse a las necesidades de su organización. Los estatutos deben adoptar una forma similar a este conjunto de estatutos para una organización sin fines de lucro ficticia:
ARTÍCULO I. NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN
El nombre de la organización es Feed the Homeless.
ARTÍCULO II. OBJETIVO CORPORATIVO
Sección 1. Objetivo sin fines de lucro
Esta corporación está organizada exclusivamente con fines caritativos, religiosos, educativos y científicos, lo que incluye, para tales fines, la realización de distribuciones a organizaciones que califican como organizaciones exentas según la sección 501 (c) (3) de la Revenue Code, o la sección correspondiente de cualquier futuro código de impuestos federales. (Este es un ejemplo de lenguaje que no necesario, pero bueno y apropiado de incluir.)
Sección 2. Propósito específico
Feed the Homeless proporciona alimentos en refugios en varios lugares de la comunidad ABC. El propósito de nuestra organización es satisfacer algunas de las necesidades humanas más básicas para que las personas sin hogar tengan la fuerza y la confianza necesarias para satisfacer plenamente sus propias necesidades.
ARTÍCULO III. MEMBRESÍA
La membresía de Feed the Homeless está limitada a los miembros de la Junta Directiva.
(Si tiene miembros, debe enumerar los criterios de elegibilidad de membresía, cuotas, derechos de los miembros , derechos de voto y terminación de la membresía.)
ARTÍCULO IV. REUNIONES DE MIEMBROS
(Para las reuniones con miembros, escribiría secciones que incluyan cuándo se llevarán a cabo las reuniones y cuándo se debe realizar la reunión anual. Puede haber una sección sobre cómo manejar las reuniones especiales, avisos de reuniones, qué constituye un quórum y cómo determinar el resultado de la votación. Dado que esta organización sin fines de lucro no tiene miembros, esta sección se omitiría).
Si la organización tuviera miembros, escriba las declaraciones en secciones, como:
Sección 1. Reuniones periódicas. Las reuniones regulares se llevarán a cabo por lo menos trimestralmente a la hora y en el lugar que determine el presidente.
Agregue secciones para manejar reuniones especiales, requisitos de quórum, etc.
ARTÍCULO V. JUNTA DIRECTIVA
(Esta suele ser una de las secciones más largas porque los directores de la junta tienen muchas responsabilidades. Cada sección debe ir seguida de una descripción).
Sección 1. Poderes generales
Sección 2. Enumere el número de directores, los límites de mandato y los requisitos.
Sección 3. Reuniones ordinarias y anuales
Sección 4. Reuniones especiales
Sección 5. Aviso
Sección 6. Quórum
Sección 7. Confiscación
Sección 8. Vacantes
Sección 9. Compensación
Sección 10. Acción informal de los directores
Sección 11. Confidencialidad
Sección 12. Consejo asesor
Sección 13. Procedimiento parlamentario
Sección 14. Eliminación
ARTÍCULO VI. FUNCIONARIOS
Los funcionarios de esta Junta serán el Presidente, Vicepresidente, Secretario y Tesorero. Todos los funcionarios deben tener una membresía activa en la organización.
Sección 1. Presidente
El presidente presidirá todas las reuniones de los miembros. El Presidente tendrá las siguientes funciones: (enumerarlas)
Sección 2. Vicepresidente
El Vicepresidente desempeñará todas las funciones del Presidente durante la ausencia de este último. Los deberes del Vicepresidente son:
Sección 3. Secretario
El Secretario asistirá a todas las reuniones de la Junta Asesora y del Comité Ejecutivo, y a todas las reuniones de los miembros, y con la asistencia de un miembro del personal, actuará como secretario del mismo. Los deberes del Secretario consistirán en:
Sección 4. Tesorero
Los deberes del Tesorero serán:
Sección 5. Elección de funcionarios
Sección 6. Remoción de Oficiales
Sección 7.Vacantes
(La mayoría de los estados tienen leyes que exigen ciertos puestos oficiales para las juntas directivas).
ARTÍCULO VII. COMITÉS
Sección 1. Formación de comités
La junta puede crear comités permanentes o ad hoc según sea necesario, tales como recaudación de fondos, finanzas, etc.
Sección 2. Comité Ejecutivo
(Por lo general, los funcionarios sirven como miembros del Comité Ejecutivo, y eso se indicará aquí, junto con los poderes que tienen).
ARTÍCULO VIII. PERSONAL CORPORATIVO
(Feed the Homeless probablemente no tendría personal remunerado, pero dependiendo de sus finanzas, podrían tener un Director Ejecutivo. Describa aquí los deberes y responsabilidades del Director Ejecutivo y agregue secciones para otro personal corporativo si aplican.)
Sección 1: Director Ejecutivo
ARTÍCULO IX. CONFLICTO DE INTERÉS Y COMPENSACIÓN
(El IRS hace muchas preguntas sobre los conflictos de intereses, y tener políticas sólidas sobre conflictos de intereses en los estatutos respalda la postura de la organización al respecto).
Sección 1. Propósito
Sección 2. Definiciones
Sección 3. Procedimientos
Sección 4. Registros de procedimientos
Sección 5. Compensación
Sección 6. Declaraciones anuales
Sección 7. Revisiones periódicas
Sección 8. Uso de expertos externos
ARTÍCULO X. INDEMNIZACIÓN
(La indemnización se refiere a una parte que cubre las pérdidas por daños a otra. La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro tienen pólizas de seguro para directores & para protegerlos de responsabilidades indebidas. La sección de indemnización en los estatutos está diseñado para proteger a los miembros de la junta y a los empleados de demandas relacionadas con sus deberes relacionados con la organización sin fines de lucro.)
Sección 1. General
Sección 2. Gastos
Sección 3. Seguro
ARTÍCULO XI. LIBROS Y REGISTROS
La corporación mantendrá libros y registros completos de cuentas y actas de los procedimientos de la Junta Directiva. (Esta es una redacción bastante estándar).
ARTÍCULO XII. ENMIENDAS
(Esta sección describe las formas en que los Artículos de Incorporación y los estatutos pueden ser enmendados. Ambos generalmente requieren dar un cierto número de días de anticipación).
Sección 1. Artículos de Incorporación (generalmente requiere voto de mayoría absoluta)
Sección 2. Estatutos (generalmente requiere un voto de mayoría)
Formalización de los estatutos
El paso final es que la junta revisar los estatutos. Al encontrarlos aceptables, la junta los vota y aprueba. El presidente de la junta debe firmar los estatutos y hacer que el secretario dé fe de la firma. También es aceptable que todos los miembros de la junta firmen los estatutos. La redacción debe estar en la siguiente línea:
Nosotros, los abajo firmantes, somos todos los directores iniciales o incorporadores de esta corporación, y damos nuestro consentimiento y por la presente adoptamos los estatutos anteriores, que consisten en ___ páginas anteriores, como los estatutos de esta corporación.
ADOPTADO Y APROBADO por la Junta Directiva el día ____ de _________, 20__.
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John Doe, Presidente – Alimenta a las personas sin hogar
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ATENCIÓN: Joan Dixon, Secretaria – Alimenta a las personas sin hogar