Construcción de enunciados de alcance poderosos
Un enunciado de alcance de proyecto exitoso debe ser conciso y claro. Cualquiera que lea la declaración debe tener una buena idea de en qué consiste el proyecto (y qué no será parte del proyecto). Esta declaración dará una visión del proyecto. También es importante ser específico en la declaración del alcance del proyecto. En este artículo, analizaremos un ejemplo del alcance del proyecto para ayudarlo a comprender mejor cómo crear excelentes declaraciones de alcance. Por ejemplo, «El catálogo incluirá 100 productos» es mejor que «El catálogo incluirá muchos productos» y «El proyecto se completará en seis meses» es preferible a «El proyecto se completará en un período de tiempo». Cuanto más específico pueda ser, mejor. Para comprender mejor las formas de construir declaraciones de alcance, veamos un par de ejemplos.
Actualizaciones de tecnología universitaria
Imagine que se enfrenta a la siguiente declaración de alcance: La Universidad X quiere actualizar sus instalaciones para incluir tecnologías WiFi accesibles desde cualquier lugar del campus. Este proyecto ofrecerá a los estudiantes, profesores y personal la capacidad de ser productivos desde cualquier lugar del campus. El proyecto se llevará a cabo durante un período de tiempo en el que se obtendrán resultados medibles. ¿Cuáles son tus primeros pensamientos? Mi pensamiento inicial es que esta declaración de alcance carece por completo de cualquiera de las características del objetivo SMART. SMART significa:
- Específico
- Medible
- Acordado
- Realista
- De duración determinada
Para cambiar la declaración de alcance anterior a una meta INTELIGENTE, la universidad tendría que reformular su proyecto, quizás de la siguiente manera: La Universidad X actualizará el biblioteca, dormitorios, oficinas y luego todos los edificios del campus a la tecnología IEEE 802.11, comenzando en el lado norte del campus con la biblioteca. Este proyecto facilitará la productividad a través de la computadora de profesores, personal y estudiantes. El proyecto se completará en el semestre de otoño de 2011. Notará que esta declaración de alcance incluye instrucciones específicas para completar el proyecto. Los resultados son medibles: podemos saber cuántos edificios se actualizarán. Se acuerda, es realista (porque estamos adoptando un enfoque de edificio por edificio) y tiene un límite de tiempo: se completará en una fecha específica.
No solo se trata de definir el alcance
Las declaraciones de alcance no solo definen el alcance. También enumeran el nombre del equipo, las fechas de inicio y finalización, los objetivos, los entregables y los hitos. Se pueden identificar enfoques alternativos, también se deben enumerar los juicios de expertos, el análisis de las partes interesadas y el análisis del producto. La declaración del alcance no debe confundirse con un estatuto de proyecto. Los estatutos del proyecto están más involucrados y proporcionan autorización para el proyecto.
El ejemplo largo – Desarrollo de software
Título del proyecto: Bouncy Bunny Counts Money Justificación del proyecto: Nuestra empresa tiene un agujero en el mercado cuando se trata de artículos para niños. Bouncy Bunny Counts Money llenará este agujero e impulsará aún más nuestro mercado de software de contabilidad para los padres de los niños que usan este juego. Alcance del proyecto: este proyecto consistirá en crear un juego comercializable basado en los cómics de Bouncy Bunny Counts Money en nuestro sitio web. El proyecto se completará en diciembre de 2010. Los módulos del juego incluirán un sencillo juego de compras, una forma de que Bouncy Bunny gane dinero y una forma de motivar a los jugadores para que sigan jugando. Entregables del proyecto:
- Declaración de alcance
- Informes de progreso
- Informes de problemas
- Notas de la reunión semanal
- Juego final
Éxito del proyecto: el proyecto se determinará como exitoso si el juego se vende.
Evaluación del ejemplo de declaración de alcance de Bouncy Bunny
Mientras que el La declaración de alcance anterior contiene objetivos SMART, todavía falta como declaración de alcance adecuada. Primero, habrá muchos más entregables de los que se enumeran. Al determinar qué entregables se producirán, puede ser útil descomponer primero su proyecto y luego formular una estructura de desglose del trabajo. De esta manera, se habrán definido todos los hitos y entregables para su proyecto. En segundo lugar, no se enumeran los miembros del equipo y las partes interesadas importantes. Uno de los componentes importantes de la declaración del alcance es un análisis de las partes interesadas. Puede utilizar una matriz de análisis de partes interesadas para crear su declaración de alcance. De esta manera, al inicio del proyecto, se define quién participará en el proyecto. En tercer lugar, la determinación del éxito del proyecto no es INTELIGENTE. Será importante que este equipo de proyecto defina mejor cómo será el éxito del proyecto. ¿Cuántas copias debería vender? ¿Cuánto tiempo deberían tardar en venderse? En la justificación del proyecto, se menciona que este proyecto también debe impulsar las ventas del software de contabilidad de la empresa X. ¿Cuántas unidades de eso deberían venderse?Sea muy específico en su declaración de alcance, es uno de los documentos más importantes en el proceso de planificación de su proyecto, y una declaración de alcance escrita correctamente le ayudará a prevenir el temido cambio de alcance. Cuarto, la Compañía X no enumera ningún cronograma en su declaración de alcance, excepto para decirles a los lectores que el proyecto se creará en diciembre de 2010. Para ejecutar un proyecto exitoso, será importante que las partes interesadas vean un cronograma y tomen nota hitos importantes. Por ejemplo, ¿cuándo se entregará el arte conceptual del juego? ¿Cuándo se completará la secuencia de comandos? ¿Cuándo se completará el empaque del producto? Además, no se mencionan problemas aquí. Se debe realizar una evaluación de riesgo preliminar para considerar los posibles riesgos financieros que se deben contabilizar en el presupuesto. Finalmente, no se incluye presupuesto. ¿Cuánto costará crear Bouncy Bunny Counts Money? ¿Cuántos empleados serán necesarios? Al tomarse el tiempo para armar una buena declaración de alcance, su equipo puede evitar algunas de las razones comunes por las que los proyectos fallan a largo plazo.
Esta publicación es parte de la serie: Mantener el control del alcance del proyecto
Para que un proyecto tenga éxito, el alcance debe estar claramente definido y entendido por todas las partes interesadas. En esta serie, encontrará consejos sobre cómo escribir una declaración de alcance, cómo procesar solicitudes de cambio de alcance y más.
- Escribir una declaración de alcance
- Ejemplos de declaraciones de alcance del proyecto
- Scope Creep vs. Scope Discovery
- Certificación PM, gestión del alcance & Gestión de partes interesadas
- Cómo implementar el alcance & Control de cambios en su proyecto