El mejor software de colaboración en línea de 2021: herramientas pagas y gratuitas para compartir el trabajo y la comunicación

La propagación del coronavirus (también conocido como COVID 19) ha llevado a empresas de todo el mundo a adaptarse al trabajo remoto, lo que ayuda a reducir el propagación del virus y también con el objetivo de limitar el impacto en la productividad.

Aquí presentamos lo mejor en software de colaboración, lo que permite a los empleados trabajar de forma remota desde casa y, al mismo tiempo, poder comunicarse y colaborar directamente en proyectos y documentos.

Para todo lo demás, consulte nuestro mejor software de videoconferencia si necesita una nueva forma de mantenerse en contacto.

La colaboración es la nueva normalidad en el lugar de trabajo, y ya no se espera que los empleados trabajen aislados unos de otros.

Este enfoque en la colaboración debería significar una mayor eficiencia y una mayor productividad, pero solo se puede lograr si tiene las mejores herramientas de colaboración en línea en primer lugar.

Sus planes de software de colaboración en línea deben basarse en una plataforma de comunicación, accesible no solo desde un computadora de escritorio, pero también dispositivos móviles, como teléfonos celulares.

De esta manera, todos los empleados pueden mantenerse en contacto todo el tiempo a través de Comunicaciones Unificadas, lo que permite a las personas comprender mejor a los demás en sus departamentos, y también a los de diferentes departamentos .

Aún mejor, los plazos, la gestión de tareas y el soporte deben integrarse en las comunicaciones. Por encima de todo, todo debe ser claro, fácil de entender, fácil de usar y reducir los malentendidos. Todos los empleados deben estar capacitados para poder hablar con la persona adecuada, en cualquier lugar de la empresa, para abordar el mismo problema. Y luego resuelva ese problema dentro de un flujo de trabajo aceptable.

Los días del trabajo colaborativo están aquí, así que para aprovechar al máximo su equipo, aquí está nuestra selección de las mejores herramientas de colaboración en línea ahora mismo. .

El mejor software de colaboración en línea: de un vistazo

1. Microsoft 365
2. Slack
3. Asana
4. Trello
5. Podio
6. Ryver
7. Rebaño

Es posible que Microsoft Office no sea la primera plataforma en la que piensa cuando se trata de colaboración, pero ahora se ejecuta en el corazón de la suite ofimática basada en la nube de Microsoft 365.

Esto es importante porque Microsoft Office sigue siendo la suite ofimática más utilizada y, por tanto, importante, y aunque existen competidores como OpenOffice y Google Workspace (antes G Suite), todavía no han alcanzado el mismo nivel de funcionalidad y facilidad de uso.

Por lo tanto, dado que es probable que Microsoft Office esté en el corazón de muchas empresas, el cambio a Microsoft 365 ofrece una serie de ventajas, entre ellas la capacidad para que los equipos colaboren directamente en el mismo conjunto de documentos. Esto podría ser cualquier cosa, desde turnos de trabajo en una hoja de cálculo de Excel, hasta una presentación en Powerpoint, hasta informes de clientes escritos en Word.

A esto se suma que Microsoft Teams ahora viene con varios paquetes de Microsoft 365, permitiendo comunicaciones unificadas integradas con el software de oficina tradicional.

Lo que hace que Office 365 sea más atractivo es que, como plataforma alojada en la nube, se puede utilizar no solo con Windows, sino también con Mac, Android e iOS.

El precio de Office 365 depende de si está comprando para uso personal o comercial, con tarifas que van desde $ 6.99 o $ 8.25 al mes por uso, y el uso comercial requiere planes anuales prepagos.

Sin embargo, una pequeña opción alternativa anunciada es Office 365 Business Essentials, que ofrece la mayoría de los mismos paquetes de software y opciones anteriores, pero solo cuesta $ 5 por mes por usuario cuando se paga anualmente. Esto hace que todo el paquete sea extremadamente rentable, especialmente en comparación con los precios del software de colaboración y UC independiente.

En conjunto, gran parte del software que se presenta en esta guía está dedicado a la colaboración, como se puede ver con Office La colaboración 365 se está normalizando incluso en el software principal de renombre.

• Lea nuestra revisión completa de Microsoft 365.

Slack es sin duda una poderosa herramienta de colaboración, con millones de usuarios en todo el mundo. Es una plataforma increíblemente inteligente y puede obtenerla en dispositivos móviles y de escritorio. Permite el envío de mensajes directos (DM) y archivos a una sola persona o un grupo de empleados, y existe la capacidad de organizar conversaciones en diferentes canales (tal vez para proyectos específicos, uno para soporte técnico, chat general, etc.). ).

La aplicación también admite videollamadas. Puede usar la función para hablar con sus colegas sobre proyectos y trabajar en profundidad, sin tener que escribir todo en un DM. Si bien no reemplaza los servicios de almacenamiento en la nube, puede arrastrar, soltar y compartir archivos con sus colegas directamente desde Slack. También es compatible con servicios como Google Drive, Dropbox y Box.

Para redondear las cosas, Slack incluso tiene una versión gratuita, aunque como era de esperar tiene limitaciones (en cuanto a la cantidad de mensajes almacenados, almacenamiento general espacio y así sucesivamente).

• Lea nuestra revisión completa de Slack.

Asana existe desde 2008, lo que la convierte en una veterana en el ámbito de la colaboración, y empresas como Intel, Uber, Pinterest y TED la utilizan como su método básico de comunicación.

Se ha diseñado como una forma sencilla para que las empresas realicen un seguimiento del trabajo de los empleados y obtengan los mejores resultados posibles. Con la plataforma, puede crear listas de tareas pendientes para proyectos en curso, establecer recordatorios para las próximas fechas límite y enviar solicitudes a sus colegas. Los miembros del equipo también pueden asignar comentarios a las publicaciones dentro de la aplicación.

Puedes organizar todos tus proyectos en un formato de lista o tablero, y hay una función de búsqueda para que puedas localizar trabajos anteriores rápidamente. En resumen, Asana es una forma muy eficaz de mantenerse súper organizado y facilitar las conversaciones cuando se trata de actualizaciones sobre cómo avanza el trabajo.

• Lea nuestra revisión completa de Asana.

Si alguna vez ha investigado el software de gestión de proyectos y las herramientas de colaboración en línea, no hay duda de que se ha encontrado con Trello. Disponible en la web y con aplicaciones móviles, te permite organizar proyectos fácilmente y trabajar en ellos con colegas.

La plataforma te permite trabajar con tableros o listas, que se pueden organizar por equipos y diferentes tareas. Y dentro de estos, puede configurar listas de tareas y delegar entre colegas. También existe la opción de asignar comentarios a las tarjetas, una forma rápida de enviar comentarios a los demás.

Además, Trello cuenta con una serie de integraciones con aplicaciones como Evernote, GitHub, Google Drive y Slack. Puede descargar la aplicación de forma gratuita, pero hay opciones premium disponibles que brindan acceso a más funciones.

El precio del nivel de precios Premium es de $ 9.99 por usuario por mes, cuando se cobra anualmente, y desbloquea una serie de características administrativas adicionales para una mejor organización. También hay una edición Enterprise que tiene un precio de acuerdo con la cantidad de usuarios requeridos y proporciona algunas características adicionales de administración organizacional.

• Lea nuestra revisión completa de Trello.

Podio se describe a sí mismo como una plataforma en línea flexible y personalizable para el trabajo y la comunicación entre equipos. En otras palabras, le brinda una forma de organizar grandes cantidades de trabajo y delegar tareas entre empleados.

Al igual que muchas de las otras aplicaciones de colaboración empresarial que existen, Podio le brinda las herramientas para compartir archivos , vea el estado de los proyectos en curso y obtenga comentarios sobre las cosas en las que está trabajando actualmente. Estas funcionalidades se combinan en una interfaz fácil de usar.

Podio también está equipado con aplicaciones móviles de calidad para cuando está fuera de casa y necesita usar su teléfono inteligente o tableta, y tiene una impresionante cantidad de integración con servicios y aplicaciones de terceros, incluidos Dropbox, Google Drive, Evernote y Zendesk.

• Lea nuestra revisión completa de Podio.

Ryver es similar a Slack, con el objetivo de brindarle a su organización un medio de comunicación altamente efectivo y una manera fácil de hablar tareas, asegurando que se cumplan los plazos.

Lo que hace que Ryver sea una opción atractiva es el hecho de que puede crear tantos equipos como desee dentro de la aplicación y categorizarlos fácilmente. Como es el caso de Slack, puedes usar la plataforma para configurar chats con grupos e individuos.

También hay algunos filtros interesantes. Puedes controlar quién ve lo que dices y publicas en la aplicación y, obviamente, únete a los equipos que sean más relevantes para ti. Todas las publicaciones de la empresa se encuentran dentro de un suministro de noticias al estilo de Facebook, y puede marcar las publicaciones para volver a ellas más adelante.

También hay una gran cantidad de clientes nativos en dispositivos móviles y de escritorio, incluidos Mac y Linux. También hay una versión premium para empresas que ofrece automatización del flujo de trabajo, inicio de sesión único (SSO) y administración avanzada de equipos.

• Lea nuestra revisión completa de Ryver.

Flock es otra aplicación muy similar a Slack, pero posiblemente un poco menos desalentador de usar y ofrece herramientas de comunicación más completas.

Flock admite canales para diferentes equipos, así como conversaciones individuales o grupales. Los usuarios pueden buscar a través de mensajes, archivos y enlaces y Flock lo encontrará sin importar quién lo envió y dónde.

Hay llamadas de audio y video y uso compartido de pantalla, así como herramientas de productividad como encuestas, uso compartido de notas y recordatorios, mientras los usuarios pueden asignar tareas a ciertos miembros del grupo.

También hay integraciones con aplicaciones de terceros como Google Drive y Twitter, con notificaciones que aparecen directamente en los canales.

Flock es de uso gratuito , pero las búsquedas están limitadas a 10,000 mensajes, hay un límite de almacenamiento de 5GB y solo se permiten cinco integraciones de terceros. Un plan Pro agrega búsqueda ilimitada, 10GB de almacenamiento por usuario y controles de administrador, mientras que el plan Enterprise ofrece 20GB de almacenamiento por usuario, más controles de administrador y soporte dedicado.

• Lea nuestra revisión completa de Flock .

Otro software colaborativo a considerar

Hay muchas otras herramientas de colaboración que merecen su atención, al menos por la forma en que aplican las características de manera diferente, o incluso agregan otras útiles caracteristicas.A continuación, veremos algunas herramientas de colaboración en línea adicionales que podrían valer la pena explorar más a fondo:

Visme se desarrolló específicamente para informes, presentaciones e infografías colaborativas en línea. Además de promover el apoyo de la marca y el objetivo de reducir los costos de diseño , se proporcionan análisis para que pueda ver qué presentaciones e informes generan la mayor participación y realizar los ajustes necesarios. Visme se recomienda para ventas y marketing, recursos humanos y contratación, comunicaciones internas, así como educación y capacitación interna. El software es con un precio específico para el uso individual, empresarial o educativo.

Basecamp tiene como objetivo ser una plataforma de comunicación y colaboración todo en uno, para traer características de múltiples ofertas de software en un solo lugar para que sea más fácil para clasificar la información y, por supuesto, mantenerla en un solo lugar fácil de administrar. Las características incluyen chat, tableros de mensajes, listas de tareas y programación, así como registro automático, así como un solo lugar para almacenar todos los documentos, archivos y carpetas. A diferencia de otro software colaborativo que cobra por usuario, Basecamp cobra una tarifa única de $ 99,99 para usuarios ilimitados, lo que podría hacerlo especialmente atractivo para organizaciones más grandes.

Wrike es más una herramienta de gestión y programación de proyectos, eso hace es fácil ver dónde están todos en términos de completar un proyecto. Como independiente, puede parecer bastante limitado en comparación con algunos de los otros aquí, pero su fortaleza radica en su amplia gama de integraciones, que incluye Google, Dropbox, Salesforce, Microsoft, Adobe y Github. Esto significa que Wrike puede funcionar como una plataforma central vinculada a otras aplicaciones de software, lo que le permite cubrir una gama más amplia de opciones y funciones que algunas opciones de software independientes.

Monday.com es una plataforma que le permite planificar, realizar un seguimiento y colaborar en proyectos de una manera visualmente simple. La funcionalidad de arrastrar y soltar y la facilidad de uso hacen de esta una plataforma particularmente buena para la gestión de proyectos y la gestión general del flujo de trabajo entre equipos. También se integra con Slack, Trello, Google Drive, Dropbox y otros, por lo que puede usarlo como un punto focal central para que los equipos trabajen juntos. Como se indicó anteriormente, estas integraciones significan que monday.com se puede utilizar para lograr un ámbito de trabajo más amplio que la propia plataforma independiente.