La época de los impuestos está sobre nosotros y las empresas están trabajando para compilar sus datos de nómina de 2019 para enviarlos al IRS y a la Administración del Seguro Social. La presentación de los formularios de impuestos correspondientes es una de las tareas más importantes que tiene un empleador en enero de cada año.
Los empleados esperan recibir sus formularios W-2 y preparar sus impuestos del año anterior con la esperanza de un reembolso del IRS. Las empresas saben que deben proporcionar al personal sus formularios W-2 antes de la fecha límite anual del 31 de enero de cada año para que puedan preparar sus propios impuestos antes de la fecha límite individual del 15 de abril. Pero además de proporcionar a los miembros del personal su documentación fiscal, Las empresas deben proporcionar información de identificación al IRS al mismo tiempo.
El formulario W-3 y las empresas
Además de proporcionar a cada empleado un formulario W-2 (formularios 1099 si utiliza contratistas independientes) antes de la fecha límite requerida, las empresas también deben presentar copias del formulario W-2 de cada empleado ante la SSA, junto con un formulario W-3.
El formulario W-3, oficialmente la transmisión de Declaraciones de salarios e impuestos, es un resumen para la SSA de todos los salarios y contribuciones de los empleados de la empresa durante el año anterior. Este documento de resumen proporciona una descripción general rápida de los formularios W-2 que se adjuntan y envían con el formulario cada enero.
El W-3 proporciona una manera para que la SSA concilie que todos los salarios se informaron para el el año anterior y también se informaron todos los impuestos necesarios de la FICA (Ley Federal de Contribuciones al Seguro).
¿Qué se incluye en un formulario W-3?
El formulario W-3 básicamente totaliza todos los datos W-2 que los empleadores envían en un documento de resumen. El formulario resume el nombre del empleador, el EIN (número de identificación del empleador), la dirección, la información de contacto y otros detalles.
El W-3 luego proporciona un total de toda la información de los empleados de la empresa que incluye:
- Salarios, propinas y otras compensaciones
- Propinas asignadas
- Salarios y propinas sujetos a impuestos de seguridad social
- Salarios y propinas sujetos a Impuestos al Medicare
- Retención del impuesto federal sobre la renta
- Retención del impuesto estatal sobre la renta
- Retención del impuesto al seguro social
- Retención del impuesto al Medicare
- Beneficios de cuidado de dependientes
- Compensación diferida
- Planes no calificados
Las empresas solo deben presentar el formulario ante la SSA, junto con el formulario W correspondiente. -2 formas. No se envía ningún pago al presentar el W-3.
Presentación oportuna de los formularios W-3
Los propietarios de negocios o los preparadores de impuestos deben adjuntar la Copia A del W-2 de cada empleado a la W -3 y envíelo a la SSA a más tardar el 31 de enero del año para el informe del año pasado. Aquellos que no cumplan con la fecha límite del 31 de enero aún pueden presentar la solicitud, pero probablemente con multas.
Los formularios W-2 y W-3 presentados en 2020 resumen todos los ingresos y pagos de los empleados para todo el año 2019. presente electrónicamente o por correo, la fecha límite del 31 de enero es la misma.
Esto se alinea con la fecha límite para proporcionar a los empleados una copia de su W-2 individual el 31 de enero de cada año para el año fiscal anterior. Los empleadores deben tener los formularios W-2 preparados y enviados a los empleados antes de la fecha límite, y enviar la Copia A de cada W-2, junto con el documento de resumen W-3, el 31 de enero o antes.
Los empleadores pueden presentar los formularios W-2 y W-3 electrónicamente a través del sitio web de la SSA. Para las empresas que desean presentar la solicitud manualmente, las copias del formulario están disponibles a través del sitio web del IRS, pero ya sea que lo hagan electrónicamente o por correo, las presentaciones deben tener matasellos no posteriores al 31 de enero.
Para las empresas que presentan la presentación más de 250 formularios W-2, el IRS requiere que los formularios se envíen electrónicamente a menos que le hayan proporcionado al empleador una renuncia por escrito. El IRS prefiere que los empleadores presenten sus formularios electrónicamente y tengan una variedad de recursos disponibles para ayudar a las empresas a presentar los formularios en línea de manera rápida y sencilla.
Ayuda con los formularios W-3
Para pequeñas empresas que administran sus propias responsabilidades fiscales, el formulario puede parecer un desafío, pero es simplemente una cuestión de sumar todos los datos correspondientes que encontrará en los formularios W-2 de los empleados. El formulario W-3 refleja el formulario W-2, con las secciones 1 a 11 que duplican los datos necesarios, como salarios, propinas y otras compensaciones, impuesto federal sobre la renta retenido, etc.
Para empresas que necesitan más asistencia, la SSA tiene una lista de verificación que puede ayudar a los dueños de negocios a completar y presentar sus formularios W-2 y W-3. Un video del IRS puede incluso guiarlo a través de los pasos para conciliar sus formularios W-2 y el documento de resumen W-3.
Presentar los formularios W-2 y W-3 cada enero es el comienzo del Tarea de un año que toda empresa con empleados debe completar.
Puede parecer un proceso intimidante, pero con un poco de orientación y las herramientas adecuadas a su disposición, se puede lograr fácil y rápidamente.