Los formularios para empleados nuevos son un elemento básico del proceso de incorporación. Antes de que un empleado pueda comenzar a trabajar legalmente para su empresa, debe completar los formularios requeridos. ¿Qué formularios deben completar los nuevos empleados?
¿Qué formularios deben completar los nuevos empleados? Descripción general
El gobierno requiere algunos formularios de contratación nueva. Otros son documentos necesarios que necesita para su negocio.
Eche un vistazo al formulario federal de elegibilidad de empleo que los empleados deben completar:
- Formulario I-9
Los empleados también deben llene formularios de impuestos sobre la renta para que pueda ejecutar la nómina con precisión:
- Formulario W-4
- Formulario estatal W-4
Y , aquí hay una lista de formularios comerciales potenciales que puede requerir que los nuevos empleados llenen:
- Formulario de contacto de emergencia
- Formulario de reconocimiento del manual del empleado
- Banco formulario de información de la cuenta
- Formularios de beneficios
Utilice el siguiente cuadro para obtener una breve descripción general de los formularios que todos los empleados deben completar, los formularios que sus empleados pueden necesitar completar y sus propósitos:
Nuevos formularios para empleados por categoría
Nuevamente, podemos dividir nuevos el papeleo del empleado en las siguientes categorías:
- Formulario de elegibilidad de empleo
- Formularios de impuestos para nuevas contrataciones
- Formularios específicos de la empresa
Para obtener más información sobre los documentos, es posible que deba enviar cinco empleados como parte de su nuevo paquete de contratación, siga leyendo.
Elegibilidad laboral
Antes de que pueda agregar un empleado a su equipo, usted es legalmente responsable de confirmar que el empleado es elegible para trabajar en los Estados Unidos.
Formulario I-9
Entre los formularios que deben completar los nuevos empleados se encuentra el Formulario I-9. El Formulario I-9, Verificación de elegibilidad de empleo, se utiliza para verificar que sus empleados tengan permiso legal para trabajar en los Estados Unidos. Utilice la edición de octubre de 2019 del Formulario I-9 para cumplir con los requisitos.
El Formulario I-9 se divide en tres secciones. El empleado llena la primera sección y usted llena la segunda sección. La tercera sección es solo para volver a verificar la elegibilidad de empleo o las nuevas contrataciones.
El formulario hace preguntas como el nombre, la dirección, el número de seguro social y el estado de ciudadanía del empleado. También hay una sección en caso de que el empleado utilice un preparador o traductor para ayudarlo a completar el formulario.
Tenga en cuenta que si el nuevo empleado no tiene un número de seguro social, debe completar el formulario SS-5, Solicitud de tarjeta de seguro social. Debe tener un número de Seguro Social para cada empleado registrado para poder incluirlo en el Formulario W-2.
El empleado debe traer documentos originales para probar su identidad y elegibilidad laboral. Necesita estos documentos para completar la sección del empleador del Formulario I-9. Hay tres listas de documentos aceptables en el Formulario I-9: Listas A, B y C.
Los empleados traen un documento de la Lista A que confirma su identidad y autorización de empleo (por ejemplo, pasaporte de EE. UU.). O pueden proporcionar un documento de la Lista B que confirme su identidad (p. Ej., Licencia de conducir) y un documento de la Lista C que verifique su autorización de empleo (p. Ej., Tarjeta de identificación de ciudadano de EE. UU.).
En el empleador sección, proporcione información sobre los documentos que trae el empleado. Luego, certifique que los documentos son genuinos según su leal saber y entender. Incluya información como su nombre, nombre comercial y dirección de la empresa, y firme el Formulario I-9.
Formularios de impuestos para nuevas contrataciones
Antes de que pueda agregar una nueva contratación a su nómina, necesitan saber cuánto dinero retener de sus salarios para los impuestos sobre la renta federales y, si corresponde, estatales.
Para averiguarlo, debe recopilar dos formularios de impuestos para nuevas contrataciones: formularios W-4 federales y estatales.
Formulario W-4
El IRS requiere el Formulario W-4, Certificado de retención del empleado. Los empleadores usan el Formulario W-4 para determinar la cantidad de impuesto sobre la renta federal que se debe retener del salario de un empleado.
Los empleados pueden agregar información al Formulario W-4 para aumentar o disminuir su retención de impuesto sobre la renta federal.
El formulario W-4 2020 solicita la información del empleado (por ejemplo, nombre, número de seguro social, dirección, estado civil) y ajustes de retención de impuestos. Los empleados pueden cambiar su información en el Formulario W-4 en cualquier momento del año.
En casos excepcionales, es posible que incluso tenga un empleado que reclame una exención de impuestos federales sobre la renta. Si un empleado reclama una exención, no retenga el impuesto federal sobre la renta de su salario.
Después de recibir el Formulario W-4, use las tablas de impuestos en la Publicación 15 del IRS para determinar la cantidad de impuestos que debe retener.
Estado W-4
¿Qué formularios deben completar los empleados además de los Formularios W-4 e I-9 requeridos? Si existe un impuesto sobre la renta estatal en el estado en el que se encuentra su empresa, recopile los formularios de retención de impuestos estatales de los empleados.
No todos los estados tienen impuestos estatales sobre la renta.Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, Dakota del Sur, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming no tienen impuestos estatales sobre la renta. A menos que su empresa esté en uno de estos estados, su empleado debe completar un formulario de retención de impuestos estatales.
Al igual que el formulario W-4 federal, los formularios de retención de impuestos estatales solicitan a los empleados su información personal. Muchos estados utilizan las retenciones en la fuente para determinar la retención del impuesto sobre la renta estatal.
Por ejemplo, si su empresa está en California, su empleado debe completar un Certificado de retención DE-4.
Tenga en cuenta que es posible que también deba retener el impuesto sobre la renta local de los salarios de los empleados. Por lo general, los impuestos sobre la renta locales son un porcentaje de los salarios de los empleados y no se determinan mediante un formulario de retención.
Formularios comerciales que deben completar los nuevos empleados
Además de los formularios de elegibilidad laboral y de impuestos , es posible que requiera que las nuevas contrataciones envíen formularios adicionales para su negocio.
Formulario de contacto de emergencia
Es muy importante solicitar a los empleados que proporcionen información de contacto de emergencia. En caso de emergencia, necesita saber a quién contactar en nombre del empleado.
Un formulario de contacto de emergencia puede ser tan simple como que el empleado proporcione su información y la información de dos o tres contactos. Pregunte a los empleados el nombre de cada contacto, la relación con el empleado, la dirección y los números de teléfono de la casa y el trabajo.
Es una buena idea que los empleados elijan contactos de emergencia que estén algo cerca de su lugar de trabajo. Los empleados deben actualizar la información en su formulario cuando sea necesario.
Formulario de reconocimiento del manual del empleado
Si no ha pensado en tener un manual del empleado en su empresa, ahora es el momento de crear uno.
Tener un manual del empleado detalla información como leyes laborales, conducta de los empleados, nómina y otras políticas comerciales importantes. Los trabajadores pueden consultar el manual del empleado cuando tengan preguntas.
Proporcione un formulario de reconocimiento del manual del empleado para que el empleado lo complete, verificando que haya leído el manual y comprenda las políticas de su empresa.
Formulario de información de la cuenta bancaria
Recopile la información de la cuenta bancaria del empleado si este elige recibir su salario mediante depósito directo o si se encuentra en un estado que permite el depósito directo obligatorio.
El formulario de información de la cuenta bancaria debe solicitar la siguiente información:
- Nombre del empleado
- Tipo de cuenta (corriente o de ahorros)
- Nombre y número de ruta del banco
- Número de cuenta bancaria del empleado
El empleado también debe firmar y verificar que desea recibir su salario mediante depósito directo.
Una vez que haya configurado el depósito directo para su empresa y tenga la información de la cuenta bancaria del empleado, puede comenzar a ejecutar la nómina.
Formularios de beneficios
Puede optar por ofrecer beneficios para empleados comerciales. Si lo hace, recopile formularios que indiquen su participación en los programas. Los empleados deben entregarle formularios incluso si no desean participar en los programas de beneficios.
Estos son algunos de los beneficios que puede ofrecer en su pequeña empresa:
- Seguro médico
- Seguro de vida
- Seguro de discapacidad
- Planes de jubilación
Proporcione información sobre los beneficios que ofrece. En el paquete de beneficios, sus empleados deben aceptar o negar la participación en los programas. Reúna estos formularios de los empleados antes de inscribirlos.
¿Cuándo deben completar los formularios los empleados nuevos?
Los empleados deben completar los formularios para empleados nuevos antes de comenzar a trabajar en su empresa. Puede hacer que el empleado:
- Llene formularios en su empresa el primer día
- Complete formularios por su cuenta antes del primer día
Asegúrese de que el empleado sepa de antemano qué documentos necesita traer para completar el Formulario I-9.
Una vez que el nuevo empleado complete los formularios, guárdelos en sus registros. Luego, su empleado puede comenzar a trabajar en su empresa.
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Este artículo ha sido actualizado desde su fecha de publicación original del 12 de mayo de 2017.
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