MINŐSÍTETLEN (U)
5 FAH-1 H-430
Borítékok és levélküldés
(CT: CH-31; 2013-07-10)
(Származási hivatal: A / LM / PMP / DPM)
5 FAH -1 H-431 ÁLTALÁNOS
(CT: CH-31; 2013-07-10)
a. Kövesse az ebben a szakaszban szereplő utasításokat a borítékok elkészítéséhez és a postai szolgáltatások használatához a Tanszéken és a postán. Lásd a 14 FAH-4 H-300, Pouchand Mail kézikönyvet, részletes útmutatásokat a levél és a tasak postacsatornák feladásáról. További információkért vegye fel a kapcsolatot a szervezete központi üzenetközpontjával / postatermével.
b. Az osztálytól és a postáktól származó hivatalos osztályozatlan postákat meg kell adni (a postai küldeményeket súlyméret szerint kell elhelyezni) az Egyesült Államok postai szolgálatán (USPS) vagy a Katonai postarendszeren (MPS) keresztül történő feldolgozáshoz.
c. A mért postaköltséget tartalmazó borítékokat a Minisztérium központi levelezési fiókján (DPM / U) keresztül kell elküldeni.
d. A postán postázott hivatalos adagolt borítékokat az osztályon keresztül vezetik az elszámoltathatóság érdekében.
e. A minősített küldeményeket tartalmazó borítékokat megfelelően kell megjelölni. Töltse ki a megfelelő űrlapokat a minősített tételek regisztrálásához (lásd: 5 FAH-1 H-431. kiállítás, DS-112 nyomtatvány, ClassifiedMaterial Receipt) és a tasakos leveleket (OF-120 nyomtatvány, Diplomatikus Pouch MailRegisztráció – ez űrlap nem érhető el az A / GIS / DIR webhelyen, és a General ServicesAdministration (GSA) szövetségi ellátmányából kell beszerezni. A minősített és a tasakos levelek küldésével kapcsolatos teljes utasításokat lásd a 14. FAH-4, Pouch and Mail Handbook című dokumentumban. / p>
f. Az érzékeny, de osztályozatlan (SBU) információkat tartalmazó borítékokat más „Besorolatlan” borítékként kell elkészíteni. Az SBUcsomagokat az OF-120 nyomtatványon kell bejegyezni, osztályozatlan jelöléssel. A teljes útmutatásért lásd: 14 FAH-4.
g. Az üzenetek központjai (postaszobák) az egész osztályon találhatók. További útmutatásért forduljon a szervezetét kiszolgáló üzenetközpontba.
5 FAH-1 H-432 borítékok típusai
5 FAH-1 H-432.1 Letter-SizeEnvelope
(CT: CH-18; 2007-05-07)
A levélméretű borítékoknak meg kell felelniük az US Postal Service minimális méretkövetelményeinek, amelyek 5 hüvelyk hosszúak és 3 1/2 hüvelyk magasak, 0,007 sportossággal. hüvelyk és nem nagyobb, mint 11 1/2 hüvelyk hosszú és 6 1/8 hüvelyk magas, 1/4 hüvelyk vastagságú (USPS Domestic Mail Manual). Az aletter méretű boríték (4 hüvelyk) a hajtogatott levél hozzávetőleges mérete. Lehetőség szerint használja a levélméretű borítékot a hivatalos levelezéshez (szükség esetén hajtogatható anyag). Lásd 5 FAH-1 H-432.1.
5 FAH-1 H-432.2 ablak boríték
(TL: CH-4; 2002-07-31)
Osztályozott, rutinszerű vagy adminisztratív levelezéshez használjon ablakborítékot (csak betűméretben kapható). Használja nagy információs levelezésekhez is. A címzett neve és címe egy levél vagy címke ablakában jelenik meg.
5 FAH-1 H-432.3 Világosbarna boríték (Kraft)
(CT: CH-18; 07 -05-2007)
Használjon Kraft borítékokat (általában Flat Mail néven) kibontott vagy túlméretezett anyagokra, például többféle burkolatra, brosúrára stb. A Kraft (barna papír) borítékok többféle méretben kaphatók; A hosszúságnak azonban legfeljebb 15 hüvelyknek, a magasságnak legfeljebb 12 hüvelyknek, a vastagságnak pedig legfeljebb 3/4 hüvelyknek kell lennie. A maximális súly 13 uncia. A lapos postának rugalmasnak kell lennie, és kézi válogatást igényelhet (ami késleltetheti a kézbesítést), és még többet kell fizetnie vásárolni és feldolgozni, mint egy levél méretű borítékot. Lásd: 5 FAH-1H-432.3. kiállítás. > (TL: CH-4; 07-31-2002)
Messenger boríték segítségével osztályozatlan, irodai leveleket továbbíthat az osztályon vagy a postán. Újra felhasználhatja a messenger borítékot egy blokk utolsó címének áthúzásával a bal vagy a jobb oldali oszlop előtte vissza, hogy a hátlapot ugyanabban a sorrendben használja. Ne használjon amessenger borítékot a szokásos postai szolgáltatáson keresztüli levelek küldéséhez. Lásd az 5 FAH-1 H-432.3. Példát.
5 FAH-1 H-433 borítékok postán
(TL: CH-4; 2002-07-31)
a. Postán a helyi vagy nemzetközi postai úton történő feladáshoz a fogadó ország postaköltsége szükséges. Egyértelműen jelezze a postai személyzet számára a kívánt szolgáltatás típusát és a tartalom jellegét.
b. Használjon sima fehér kötésű borítékot, ha a postai küldeményeket a fogadó országban vagy a nemzetközi postai létesítményekben kívánják elküldeni. Helyezze a boríték bal felső sarkába a hiányzó postai visszaküldési címet, amely tartalmazza a feladó nevét (kezdő- és vezetéknevét) és a hivatal szimbólumát.
5 FAH-1 H-434 ÖN CÍMES ZÁRVA
> (TL: CH-4; 2002-07-31)
a. Használjon egy borítékot, amelyet egy postagemeter (vagy címke vagy válaszkártya) ragasztott be a Minisztérium “nyergébe”, és mellékelje egy levéllel egy címzettet, akitől a kormány nevében tájékoztatást kértek, de nem köteles az információt megadni .
b.A magánszektor megkeresésére válaszolva ne használjon mellékelt postai bélyeget vagy saját címzett bélyegzett borítékot, amelyet a címzett adott le; válasz hivatalos Osztály borítékban. Visszaadja a bélyegzőt vagy a borítékot a válasz címzettjének.
c. A magánszektor egyéb információigénylése esetén, ahol a nyomtatott anyagok kíséretében aláíratlan formanyomtatványt használnak, az egyén vagy a szervezet által küldött címke használható a részleg hivatalos borítékán.
5 FAH-1 H- 435 Borítékok címzése
5 FAH-1 H-435.1 Visszaadási cím
(CT: CH-31; 2013-07-10)
a. Borítékok esetén az osztályon mutassa meg az irodaszimbólumot, a feladó kezdőbetűit és vezetéknevét, valamint a szoba számát a bal felső sarokban, közvetlenül a nyomtatott visszaküldési cím alatt.
b. A postán helyezze el a teljes földrajzi helyzetet és a postai azonosítót közvetlenül a szavak: “Hivatalos üzlet”.
c. A megfelelő címformátumra példák találhatók a 14 FAH-4H-311.3 dokumentumban.
5 FAH-1 H-435.1-1 Feladattól nem Kormányzati címek
(CT: CH-18; 2007-05-07)
Mutassa a bejegyzés teljes földrajzi címét:
Példa:
Politikai részleg – 555. szoba – Egyesült Államok Nagykövetsége – London, Anglia JN2 34P
5 FAH-1 H-435 .1-2 Postától a Főosztályig, egy másik szövetségi ügynökségtől vagy egy másik poszttól
(CT: CH-31; 2013-07-10)
A fizetett postai borítékok használatakor mutassa be az irodaszimbólumot, és olvassa el a 14 FAH 4H-311 példákat.
5 FAH-1 H-435.2 Címzett
(CT: CH-18; 2007-05-07)
a. A borítékokon mindig a teljes címet használja. Használjon blokkstílust, egyszeres távolságot (ha három vagy több sor van) és nyitott írásjeleket. Dupla-spacea kétsoros cím. A behúzás két teret tartalmaz. Írja be a várost és az államot ugyanazon a soron, majd írja be az irányítószámot vagy a külföldi ország kódszámát. Nemzetközi posta esetén az ország nevét tegye az utolsó sorba. Szükség esetén tegyen egy “Figyelem” sort a boríték bal alsó részébe.
b. Nemzetközi postai küldemény esetén adja meg az országot nagybetűkkel:
Példa:
Mr. John Doe – 345 Morris Road
London JN2 34P
ANGOLORSZÁG
c. Jeruzsálem különleges helyzet. Ne jelölje meg Jeruzsálem országát. Küldjön konkrét kérdéseket egy idegen város vagy ország helyes megnevezésével kapcsolatban a minisztérium országos irodájához vagy a Földrajzkutató Irodájához (INR / GE).
d. Helyi posta címért keresse fel a Department of State kiadványát, a Foreign Service Posts Key Officereit, amely országonként betűrendben sorolja fel a postákat. Lásd még a minisztérium telefonkönyvét.
e. A külföldi katonai posztnak címzett levélhez AA, AE vagy AP számokra van szükség az irányítószámmal. A Katonai Postaszolgálat (MPS) az APO / FPO számokat igazította a földrajzi elhelyezkedésről. Lásd a 14 FAH-4, Pouchand Mail kézikönyvet, a konkrét számokról.
5 FAH-1 H-435.3 irányítószámok
(CT: CH-31; 10 -07-2013)
a. Mindig írja be az irányítószámot a címre a mailsent USPS csatornákon keresztül. Ha lehetséges, használja a 9-jegyű irányítószámot. Az osztály 9 számjegyű irányítószámot használ (20520-xxxx) automatizált levélválogatáshoz, amelynek meg kell jelennie a Washington DC-ben lévő minisztériumnak címzett összes levél vagy a postai címek blokkjában. A címeket minden nagybetűvel, gyorsaktivitással kell kitölteni.
b. Az első 5 számjegy A tanszék irányítószámának 20520-nak kell lennie. Az utolsó 4 számjegy azonosítja a szoba számát.
c. Használja a 20521 irányítószámot a címzett postai küldeményekhez, hogy az utolsó 4 számjegyet utólagosan azonosítsa a posta azonosításához (lásd: 14 FAH-4 , Tasak és Levelezési kézikönyv).
Példa:
JOHN DOE – AZ ÁLLAM OSZTÁLYA
POLITIKAI SZAKASZ
2010 ABIDJAN PL
WASHINGTON DC 20521-2010
5 FAH-1 H-436 A POSTA SZOLGÁLTATÁS TÍPUSAI
(CT: CH-18; 07-05-2007)
Az osztály többféle postai szolgáltatást nyújt. Használja az USPS-t a hivatalos levelezéshez az összes amerikai címre. Küldjön hivatalos levelet az üzenetküldő rendszeren keresztül, hogy továbbítsa a minisztérium levelező szobájába, ahol az USPS csatornákba kerül. További útmutatásért kövesse a 14FAH-4, Pouch and Mail Handbook utasításait.
5 FAH-1 H-436.1 speciális levelezőszolgáltatások
(CT: CH-18; 2007-05-07)
Az alábbi speciális szolgáltatások (nem rutin-levelezés) bármelyikéhez kézi a levél a központi postai szobába (B-528) feldolgozás céljából. Lásd az 5 FAH-1H-436.1. példát az űrlapok mintáihoz, amelyeket az elemhez kell csatolni, amikor speciális szolgáltatásokat igényelnek:
(1) Visszaigazolás – Bizonyítékként használható kézbesítés;
(2) regisztrált levél – használható SBU, bizalmas vagy titkos levelekhez;
(3) tanúsított levelek – postázásra, kézbesítésre vagy visszaküldésre vonatkozó nyilvántartást igénylő levelekhez használható nyugta;
(4) Elsőbbségi levelek – a 13 unciánál nagyobb küldemények és csomagok esetén használható a gyorsabb kézbesítéshez a csomagszolgáltatáshoz képest (vegye figyelembe a magasabb díjat); és
(5) Express Mail – Akkor használja, ha a levelet az U-n belül a következő napon kell kézbesíteni egyesült államok. A maximális súly 70 font.Tartalmazza a Departement ellenőrző számát (iroda vagy végrehajtó iroda kérése) az expressz levelek minden egyes darabján. Kézzel vigye a postát a postára hétfőtől péntekig 15: 15-ig, ugyanaznapi postázáshoz. Az expressz posták típusai:
(a) A posta a posta felé azt jelzi, hogy a tárgy a következő üzleti munkanap 10:00 óráig igényelhető a rendeltetési helyen, és
(b) a posta a címzettnek azt jelenti, hogy a küldeményt a célállomás szállítási területén belül, a következő munkanap 15:00 óráig kézbesítjük a címzettnek.
5 FAH-1 H-436.2 Diplomatikus PouchMail
(TL: CH -4; 07-31-2002)
a. A csomagküldő rendszer az Egyesült Államok hivatalos kommunikációjának nemzetközi továbbítására van fenntartva a Minisztérium és a posztok, a posztok, valamint más szövetségi ügynökségek és a joghatóság alatt működő képviseleteik között. az Egyesült Államok diplomáciai vagy konzuli képviseleteiről. Lásd a 14FAH-4, Pouch and Mail Handbook című dokumentumot a teljes tasakolási és postai eljárásról. / p>
b. Forduljon az osztályvezetői poszton lévő tasakellenőrzőhöz, ha kérdései vannak a tasakos postázási eljárásokkal vagy a naprakész tasakütemezéssel kapcsolatban.
5 FAH-1 H-436.3 Messenger szolgáltatás
5 FAH- 1 H-436.3-1 DepartmentMessenger Service
(CT: CH-31; 2013-07-10)
a. Az irodák és az irodák között keringő leveleket az irodai személyzet vagy az iroda követei (boríték nélkül) viselhetik, kivéve, ha besorolást vagy ellenőrzést végeznek, és kimennek az épületből. Az OF-41 formanyomtatvány, Útválasztási és továbbítási bizonylat, elhelyezhető az irodák által az ugyanazon épületben lévő irodák között szállított levelek tetején.
b. Az irodán kívül vagy egy másik épületen kívüli alkalmazottaknak címzett levelet a Logisztikai Menedzsment Irodájának DiplomatPouch Division (A / LM / PMP / DPM) hírnökei kézbesítik. Korlátozott messenger szolgáltatás érhető el más szövetségi ügynökségekhez Washington DC-ben. Mindig használjon borítékot az A / LM / PMP / DPM üzenetküldő levelekhez (minősített vagy osztályozatlan). Az azonnali kézbesítés biztosítása érdekében tegye a borítékra a címzett nevét, irodaszimbólumát, szobaszámát és épületét. Egy másik ügynökség esetében az irodaszimbólum előtt írja be az ügynökség szimbólumát (pl. OMB) (lásd: 14 FAH-4).
c. Kérjen speciális futárszolgálatot (autó), hogy minősített anyagokat és sürgős üzeneteket szállítson a terület más szövetségi ügynökségeihez. Használjon hivatalos borítékot a minősített vagy adminisztratívan ellenőrzött (SBU) anyagokhoz. Csatolja a DS-112 nyomtatványt, Minősített anyagok átvétele (lásd: 5 FAH- 1 H-431. Kiállítás) és messenger borítékok (lásd: 5 FAH-1H-432.3. Kiállítás) az osztályozatlan levelekhez. Kézzel vigye a futárszolgálat számára a postát a tasakos postai szobába, és jelölje meg futárszolgálatként.
d. egyéb ügynökségi átvételi szolgáltatás, hozza el az elemeket közvetlenül az üzenetközpontba, hogy gyorsan eljusson más szövetségi ügynökségekhez, amelyek napi postai átvételeket végeznek. További hazai belső üzenetszolgáltatási eljárásokat lásd a 14 FAH-4-ben.
5 FAH-1 H-436.3- 2 Post MessengerService
(CT: CH-18; 2007-05-07)
po Az elérhető üzenetküldő és levélkezelő szolgáltatások minden egyes poszton konzultálnak az adminisztrátorral és / vagy az információs programközpont személyzetével (lásd az 14 FAH-4-et az általános és konkrét átfogó tasak- és levélkezelési eljárásokról).
5 FAH-1 H- 436.4 Egyéb levélcsatornák a bejegyzésekből
(CT: CH-18; 2007.05.05.)
a. A posta biztosítja a nemzetközi postai szolgáltatást, a fogadó ország postai szolgáltatását és az Egyesült Államok Katonai Postaszolgálatát, ahol elérhető (lásd: 14 FAH-4, Pouch and Mail Handbook). A nem minősített postai küldeményekhez csak akkor használjon nemzetközi és helyi postai szolgáltatást, ha azt a főtiszt jóváhagyta. Mindegyik osztályozott vagy adminisztratív ellenőrzésű (SBU) levelet küldjön az információs programközponton keresztül az USPS-n keresztül történő feldolgozáshoz.
b. Használja az alábbi speciális szolgáltatásokat, amelyek a bejegyzések csatornáin keresztül érhetők el:
(1) Légiposta – Használjon légipostát a levelek felgyorsítására, ha a segítséghez légi szállítás szükséges a kézbesítés gyorsításához. Használjon légiposta borítékokat, vagy jelölje meg a borítékot vagy a csomagot “AIRMAIL” a légi kiszolgálás biztosításához;
(2) Különleges kézbesítés – ha helyben elérhető, használja ezt a szolgáltatást, ha biztos abban, hogy a speciális kezelés felgyorsítja a szolgáltatást; és
(3) Nyilvántartott levél – a levelek tolokális követelményeknek megfelelő regisztrációjára szolgál, miután a főtisztviselő jóváhagyta a szolgáltatást.
5 FAH-1 H-437 H-439-BEN KIÁLLÍTATLAN
5 FA-1 H-431. Kiállítmány
DS-112 nyomtatvány, minősített levelek átvétele