Mi az a készletkezelő szoftver?
A készletkezelés sokkal többet tartalmaz, mint egyszerűen nyomon követni, hogy mit tárol raktárában vagy kiskereskedelmi raktárában. A készletgazdálkodás magában foglalja az alkatrészek részlegének nyomon követését is, beleértve az egyes alkatrészeket és azok alkatrészeinek kombinációit, amelyeket más termékek és szolgáltatások építéséhez használtak. A készletgazdálkodás magában foglalja annak kiderítését is, hogy az Ön szállítópartnerei vagy legjobb ügyfelei milyen raktáron vannak. Kis- és középvállalkozások (SMB-k) számára ezeknek az elemeknek a nyomon követése gyorsan megnehezülhet, ha ehhez csak egy táblázatot használ. Ha a leltár termékinformációit a szervezete által használt összes többi adatplatformra be akarja kapcsolni, akkor egy külön szoftverre van szükség, amelyet készletkezelő szoftvernek neveznek. Nehéz lehet dönteni a vállalkozásának megfelelő szoftvercsomagról, mivel mérlegelnie kell a szükséges funkciókat a legjobb árakkal szemben. Ennek a feladatnak a segítésére kilenc készletkezelő szoftvercsomagot teszteltünk és hasonlítottunk össze ebben az áttekintő összefoglalóban.
Míg a “készletkezelés” úgy hangzik, hogy ez egyszerűen nyomon követhető a birtokában, a készletkezelő szoftver valójában több szinten mély. A szoftvernek integrálódnia kell legalább egy másik háttérirodai rendszerrel, nevezetesen az Ön könyvelési vagy vállalati erőforrás-tervezési (ERP) csomagjával. A készletgazdálkodási rendszer feladata, hogy nyomon kövesse ezeket a raktári elemeket beszerzés útján, értékesítési vagy felhasználási folyamatok; keresse meg őket egy vagy több raktárban, és árolja (költsége) a készletet (néha több pénznemben is), hogy megismerje a készletben lévő tételek értékét könyvelési célokra.
Ily módon készletkezelő szoftver néha átfedésben vannak a tipikus eszközkezelő szoftverekkel. Az alapvető funkcionalitás határozottan a készletszint körül van, de ez a fajta szoftver nyomon követi az eladásokat, a megrendeléseket és a szállításokat is. A könyvelés mellett a készletgazdálkodási szoftvereket sok kiskereskedelmi és kirakatszolgáltatási művelet során gyakran az értékesítési hely (POS) szoftveréhez is kötik. A nagyon kicsi műveletek megúszhatják ezeket a funkciókat egy egyszerű táblázat segítségével. Azonban minden ennél nagyobb vállalkozásnak szüksége lesz az eszközazonosításra, a megrendelések nyomon követésére és az ellátási lánc optimalizálási képességeire, amelyeket egy jó készletgazdálkodási rendszer nyújt. eszköz. Mint ilyen, a társaság mérlegének Eszközök szakaszában kerül elszámolásra. Amikor eszközöket értékesítenek vagy felhasználnak, ezeket az eredményeket az eredménykimutatás az eladott áruk költsége (COGS) vagy a felhasznált áruk költsége szakaszában is rögzíti. . Ezt az értéket egy vagy több árképzési módszer alkalmazásával számítják ki. Az Egyesült Államokban használt közös készletértékelési módszerek közé tartozik a First In First Out (FIFO), a Súlyozott átlagos költségszámítás, a Standard Costing és a Specific Costing (vagy a Specifikus azonosítás). (LIFO) egy ideig népszerű volt, de kiesett a kedvéből, és a legtöbb országban általában nem használják.
A LIFO és a FIFO rövidítések képviselik a készlet beszerzésének, majd eladásának vagy átruházásának sorrendjét. . A FIFO feltételezi, hogy a legrégebbi készletet értékesítik vagy adják át először, míg a LIFO azt feltételezi, hogy először a legújabb készletet használják.
A súlyozott átlag költségszámítást gyakran használják olyan helyzetekben, amikor az elemek azonosak egymással, és ez ” s lehetetlen egyedi költséget hozzárendelni egy egyedi egységhez, vagy ha a számviteli rendszer nem képes nyomon követni a készletet a FIFO használatával (ez nem történik meg az itt áttekintett leltárrendszerek egyikében sem). A módszer elosztja az értékesíthető áruk költségét az értékesíthető egységek számával, ami az egységenkénti súlyozott átlagköltséget eredményezi.
Egy másik gyakori készletértékelési módszer az úgynevezett standard költségszámítás. A standard költségszámítással a várható költséget helyettesítse a tényleges költséggel a könyvelési nyilvántartásokban, majd periodikusan rögzítse a várható és a tényleges költségek közötti különbségeket mutató eltéréseket. Ez a megközelítés gyakran egyszerűbb, mint a FIFO alkalmazása olyan helyzetekben, ahol nagy a a történelmi költséginformációk felépítése. A standard költségszámítás megköveteli, hogy becsült költségeket hozzon létre az üzleti életben használt készlethez; ezt a módszert akkor alkalmazzák, ha túl időigényes a tényleges költségek nyomon követése. De megköveteli azt is, hogy a becsült standard költségeket rendszeresen összehasonlítsák a tényleges készletköltségekkel, és tegyenek eltérést a számviteli nyilvántartásokba.
Egy további általános értékelési módszert Specifikus költségszámításnak hívnak. Ez a módszer költséget rendel a készlet minden egyes tételéhez. A Speciális költségszámítást akkor alkalmazzák, amikor a készletelemek mindegyikének könnyen elérhető költsége különbözik a készlet többi elemétől. Például egy egyedi bútorgyártó valószínűleg a Specifikus költségszámítást használja.
Végül meg kell fontolnia ennek a spektrumnak a másik végét is, nevezetesen a készlet megfelelő árának kitalálását. Gyakran látni fogja, hogy más beszállítók kínálnak árengedményeket a megrendelés mennyisége alapján: Takarítson meg 10 százalékot a kütyüinken, egyszerűen 20 százalékkal több kütyüt rendelve! De a vállalkozásának itt a legjobb választás kitalálása összetett lehet, a kapcsolódó szállítási költségek fajtájától függően. Minél nagyobb például a termelői készlet, annál valószínűleg többet fizet a tárolásért és talán a karbantartásért is. Itt segíthet egy olyan rendszer, amely segíthet a gazdasági megrendelés mennyiségének (EOQ) kiszámításában. Ezek általában testreszabható számológépek formájában érkeznek, amelyeket úgy konfigurálhat, hogy figyelembe vegyék az adott vállalkozás sajátos igényeit.
Néhány általános készletkifejezés
Mint sok pénzügyi rendszer esetében igaz , a leltár alrendszer saját kifejezésekkel rendelkezik. Noha a bevezetés keretein kívül található az átfogó listája azoknak a kifejezéseknek, amelyekbe belefut, az alábbiakban felsorolunk néhányat a leggyakoribbak közül.
Az egyik gyakori betűszó, amelyet összefut, BOM vagy BOMP. Ez a “Bill of Materials” vagy “Bill of Material Processing” kifejezéseket jelenti, és a termelési készletrendszerekben leggyakrabban használják. A BOM-t akkor használják, ha a készletelemet alelemek alkotják; ezek listája alelemek a BOM. Hasonló kifejezés a “kitting”, amely egy kész elemet alkotó alkatrészek vagy elemek összevonása (amelyeket azután a BOM-ban elemként lehet használni). Lehet mind kitting, mind egy BOM egyetlen készletelemben, az elem összetettségétől és a készletárak fenntartásának szükségességétől függően.
Időnként a “Just-in-Time (JIT)” készlet kifejezésen fut. Ez egy logisztikai kifejezés, amelyet az ellátási lánc menedzsment (SCM) műveleteiben használnak, hogy időzítsék a készlet beérkezését úgy, hogy az közvetlenül előtte, vagy éppen akkor érkezzen meg, amikor arra szükség van. Ez a készlet stratégia csökkenti a készlet tényleges tárolásának idejét, ami költségeket takaríthat meg. De ehhez a stratégiához szükség van néhány fejlett és jól tesztelt SCM képességre. A folyamatkezeléshez és az SCM-hez is kapcsolódik a “Munka folyamatban”. Ez nyomon követi a gyártáshoz kiadott összes készletet, majd nyomon követi a készletet, ahogyan azt a gyártás során használják. üzlet vagy gyári emelet. Sok esetben megtalálja ezt a két kifejezést, amikor megvizsgálja a gyártási készletrendszereket, amelyek mindenre kiterjednek, a kisüzemi üzletektől kezdve, például a környékbeli motorkerékpár-szerviztől egészen egy nagyüzemi autóüzemig.
Készletszoftver: megfontolandó dolgok
A készlet működésének bonyolultsága miatt az adott szervezetben mindig lesznek olyan szempontok, amelyek szorosan kapcsolódnak a könyvelési rendszer más részeihez. Például , mind az értékesítés, mind a vásárlás a készlet szerves részét képezi, mivel nem tudja eladni vagy használni a készletet, ha még nem vásárolta meg – és nem is tudja eladni, ha nem áll rendelkezésre. Ez alól a csepp szállítás , amely lehetővé teszi, hogy elfogadja az értékesítési megrendeléseket, majd közvetlenül a vevőhöz szállítsa szállítójának raktárából. Lényegében, ha a leltárszoftver rendelkezik szállítási képességgel (és a szállítója hajlandó), akkor raktárként használja a leltárszolgáltatót. A könyvelési rendszer felépítésétől függően a leadott szállításokat gyakran nem nyilvántartják készletként de gyakran inkább közvetlenül a könyvelési rendszer “Az eladott áruk költsége” részébe kerülnek.
Az SCM gyakran külön modulként értékesítve a gyártáshoz és / vagy a szükséges anyagok beszerzésének logisztikájára utal. a viszonteladáshoz szükséges elemek. Ez magában foglalja a vásárlást, a szállítást, az átvételt és a tárolást, és mint ilyen, szorosan integrálódik a készlettel. Az SCM egyik aspektusát “Átrendezési pont” -nak hívják, amelyet gyakran megtalál a készletkezelő rendszerekben is. Ez lehet manuális szint, amelyet bármelyik készletkezelő ad meg, amelyet a rendszer riasztás előállításához használ, vagy akár olyan PO, amely egy készlet tétel számát egy adott szint alá hozza. Néhány kifinomultabb készletrendszer a Gazdasági rend nevű technikát használja. er mennyiség (EOQ). Az EOQ egy módszer, amely kiszámítja az optimális mennyiséget és időket a készlet megrendeléséhez (vagy átrendezéséhez) a tárolási vagy tárolási költségek minimalizálása érdekében. Alapvetően az EOQ használatakor azt szeretné, hogy a készlet a lehető legkisebbre csökkenjen, anélkül, hogy készlet lenne (azaz nincs készlet, amelyet eladhatna vagy felhasználhatna).
Kiskereskedelmi készlet
A kiskereskedelmi leltárnak van néhány saját feltétele és eljárása. A kiskereskedelmi készlet egyik fontos jellemzője, hogy szorosan integrálódik a POS rendszerbe, vagyis a pénztárgépbe. A POS rendszer olyan pénztári eszközt biztosít (amely nemcsak pénztárgépet, hanem olyan dolgokat is tartalmaz, mint például a vonalkódolvasókat), amely belenéz a készlet adatbázisba, azonosítja az értékesített terméket, és levonja azt a készletben lévő készletből.Az értékesített termék vagy termék típusától függően az egyes tételeket vonalkódokkal vagy rádiófrekvenciás azonosító (RFID) címkékkel lehet azonosítani. Ezeket akkor rendeljük hozzá, amikor az elemeket leltárba veszik, majd a készletből eladják őket, amikor eladják őket. Egyes POS rendszerek még az áru helyét is meghatározzák, esetleg egy adott raktárban, vagy akár ott is, ahol a bolt emeletén ül. Ez általános a ruházati cikkekben, a fogyasztási cikkekben és az elektronikai cikkekben. A vonalkód, az elem helye és a kuka azonosítása szintén számos leltárrendszerben megtalálható funkció.
Egy dolgot érdemes szem előtt tartani, hogy a leltárszoftvert szinte soha nem használják egyedül. Inkább ” s gyakran egy moduláris számviteli rendszer része. Még akkor is, ha ez nem így van, mindig beszélnie kell más háttér-üzleti rendszerekkel, vagy integrálnia kell velük, különösen azzal, amit a könyveléshez használ. Néhány vállalkozás szívesebben egyetlen szállítótól szerzi be az összes könyvelési modulját, beleértve a készletkezelést is. De ha hajlandó valamilyen integrációt megvalósítani, akkor összekapcsolhatja a különböző gyártóktól származó alkalmazásokat. Ez nemcsak költségmegtakarítást eredményezhet a licencelés szempontjából, hanem lehetővé teszi, hogy pontosan a szükséges funkciókat is kihasználja, még akkor is, ha különböző szoftvergyártóktól származnak. Az összes általunk áttekintett leltárrendszer képes adatokat exportálni, legalább egy táblázatba, így azokat importálni lehet egy harmadik fél könyvelési rendszerébe.