Sokkal könnyebb korrigálni a W-2 űrlapokat, mielőtt azokat feltöltené a Szociális Biztonsági Igazgatósággal (SSA). Ha nem találta meg a hibát az űrlap benyújtása előtt, akkor itt van néhány információ, amely segíthet kitalálni, mit kell tennie.
Az IRS W-2 űrlapot a munkaadók használják az éves jövedelem és a visszatartás összegének jelentésére az alkalmazottaknak és a Társadalombiztosítási Igazgatóságnak.
A W-3 űrlap átviteli forma amely összefoglalja a vállalat összes alkalmazottjának összesítését. Ez magában foglalja a W-2 űrlap összes elemének összesítését. Ha W-2-eket online ad be, akkor nincs szüksége a W-3 űrlapra.
A W-2 űrlapok munkavállalóknak történő átadásának és az űrlapok SSA-nak történő benyújtásának határideje ugyanaz: az Ön által bejelentett adóévet követő év január 31.
A W-2 űrlapok munkavállalóknak történő átadásának és a Soc Biztonsági adminisztráció azonos. Próbáljon január elején eljuttatni W-2 űrlapokat az alkalmazottaihoz, ha időt szeretne hagyni nekik az űrlapok áttekintésére és az esetleges hibákra figyelmeztetni, mielőtt az űrlapokat az SSA-hoz benyújtanák.
IRS-büntetések a W-2 hibákért
Az IRS a büntetések megállapításakor többféle hibát vesz figyelembe a W-2 és W-3 űrlapokon:
- ésszerű okból fakadó hiba, és nem szándékos elhanyagolás. Például előfordulhat, hogy valami nem befolyásolható (például számítógépes számítási hiba). Ezekben az esetekben képesnek kell lennie bizonyítani, hogy ésszerűen járt el, és lépéseket tett a kudarc elkerülése érdekében.
- A helyes információk be nem tartása. Ezek a hibák az adófizető azonosító számához, a kedvezményezett vezetéknevéhez és az esetleges pénzösszegekhez kapcsolódnak.
- A következmény nélküli hibák olyan hibák lennének, amelyek nem akadályozzák az SSA / IRS-t az űrlap feldolgozásában.
- De minimis (apró) hibák az összegekben.
A bejelentés szándékos figyelmen kívül hagyása vagy a helyes adatszolgáltatási követelmények W-2 űrlaponként 500 USD büntetést jelentenek, maximum nélkül. A kisvállalkozások (az átlagos éves bruttó bevételek alatt 5 millió USD vagy annál kevesebb) alacsonyabb büntetést von maga után, ha az esedékességig nem nyújtják be a helyes bevallásokat.
Ha még nem nyújtotta be a W-2 űrlapot az SSA-hoz
A W-2c és W-3c űrlapok javító űrlapok, amelyeket meg kell adniuk küldje be az SSA-nak, ha a legtöbb változtatást meg kell tennie a W-2 űrlapokon. De van kivétel, ha még nem küldte be a hibás W-2-t az SSA-hoz.
Ebben az esetben nem adna ki W-2c űrlapot a hiba kijavításához. Egyszerűen jelölje be az “érvénytelen” elemet az eredeti űrlap A példányán, az SSA-nak küldött másolaton. Ezután hozzon létre egy új W-2-t a helyes információkkal.
Írja be a „javított” szót az új W-2 alkalmazottjának példányába, és adja át az illetőnek, és küldje el a megfelelő A példányt az SSA-nak.
Gyakori W-2 hibák és azok kijavítása
Ellenőrizze a W-2 és W-3 űrlapok a hibák kijavításának és a javítások SSA-nak történő benyújtásának részleteiről.
Hiba az alkalmazottak nevében
A W-2c űrlapot csak a “i” mező, ha az előző űrlapon helyesen jelentette be az alkalmazott nevét vagy társadalombiztosítási számát, de a név vagy az SSN ebben az évben helytelen. Nem kell kitöltenie a számozott rovatokat bér- és visszatartási adatokkal.
Egyszerűen dolgozza át az eredeti W-2-t és adja át az alkalmazottnak, ha ez az első alkalom. “helytelenül közöltük a nevét vagy az SSN-jét. Akkor is ki kell töltenie és el kell küldenie a W-2c és W-3c űrlapokat, ha már elküldte az űrlapot az SSA-nak a W-3-mal együtt.
Nem adhatja hozzá a W-2c-t az információk hozzáadásához, ha a hiba hiányzik az alkalmazott neve vagy az SSN. A problémával közvetlenül kapcsolatba kell lépnie az SSA-val az 1-800-772-6270 telefonszámon.
Hiányzó vagy helytelen üzleti EIN
győződjön meg arról, hogy az IRS által kiadott munkáltatói azonosító számot (EIN) az összes általad benyújtott W-2-re használják. Ha hibásan jelentette be EIN-jét, akkor annak kijavításához be kell nyújtania egy W-3c-t.
Hiányzó dollárösszegek
A W-2 űrlap minden mezőjében “0” kell lennie Ne hagyja üresen a mezőt.
Hiba egy mennyiségben
Töltse ki teljesen a W-2c-t, feltüntetve az eredeti és a kijavított összegeket összegben hibát vétett a forrás visszatartása vagy a jövedelem miatt. Lehetséges, hogy be kell nyújtania a 941c űrlapot is, ha tévesen jelentette a béreket vagy a visszatartásokat egy 941 – Munkaadó negyedéves adóbevallásában.
Hibák a munkáltató által támogatott egészségügyi ellátással
Jelentenie kell a munkáltató által támogatott csoportos egészségügyi terv egészségügyi költségeinek költségeit. Ez az információ a W-2 12. rovatában jelenik meg, és “kódolja” a DD-t.”Az IRS szerint ez nem befolyásolja a munkavállaló adózási helyzetét, de ennek ellenére be kell nyújtania a W-2c űrlapot az itt szereplő hibák kijavításához.
Hibák a nyugdíjazással Hozzájárulások
A nyugdíjazási terv adatai a W-2 13. rovatában jelennek meg, és az itt elkövetett hiba mindenféle fejfájást okozhat alkalmazottjának. Nyitva hagyhatja őt az ellenőrzések előtt, és nem akarja ez. A lehető leggyorsabban javítsa ki a hibákat itt, a W-2c űrlap ugyanazon 13. rovatával.
További megjegyzések a hibákról
Ha fizetést fizetett egy alkalmazottnak tévedésből ezek a munkabérek továbbra is adókötelesek a munkavállaló számára.
Ne használjon W-2c-t a korrekciók jelentésére az alkalmazott visszafizetésének.
Néhány más gyakori hiba:
- A W-2 vagy W-3 űrlap A példányának letöltése az internetről. Ez a letöltött űrlap nem olvasható, és az IRS nem fogadja el.
- A tizedesjegy és a centek elhagyása a bejegyzésekből
- Túl kicsi vagy túl nagy bejegyzések készítése.
- Dollárjelek hozzáadása a pénzösszeg dobozokhoz.
- Az alkalmazott rovatának hibás formázása az e mezőben. A helyes formátum az, hogy az alkalmazott keresztnevét és középső kezdőbetűjét az első mezőbe, a vezetéknevét a második mezőbe, és az esetleges utótagokat (például “Junior”) a harmadik mezőbe írja be.
- Helytelen megadása munkáltatói azonosító (EIN) vagy munkavállalói SSN a SIN számára.
- Másolat összecsukása, kivágása vagy tűzése Az SSA-nak postázott papírformák.
- Más űrlapok vagy oldalak postázása az SSA-hoz.
Hol lehet beszerezni a W-2c űrlapot
A megfelelő űrlapot az IRS webhelyén vagy bárhol megvásárolhatja. jó nevű irodai cikkek boltja vagy webhelye. Az online bejelentkezés megtakarítja Önt az űrlapok beszerzésével.
Győződjön meg arról, hogy a megfelelő űrlapot rendeli-e. az adóévre vonatkozóan. Rendelje meg a 2019-es W-2 és W-3 űrlapokat az alkalmazottak 2019-es adatainak jelentésére, még akkor is, ha 2020-ban tölti ki az űrlapokat.
Emlékeztető a késedelmes bejelentésekről és a büntetésekről
Ügyeljen arra, hogy a W-2-eket az esedékességig eljuttassa az alkalmazottakhoz, és a W-3-okat továbbítsa az S SA időben, a javított verziókkal együtt, a késői terjesztés és bejelentés büntetéseinek elkerülése érdekében.
Jelenlegi büntetési összegek:
- 50 dollár minden egyes W-2 esetén, amelyet az esedékességtől számított 30 napon belül korrigáltak,
- 110 dollárt, ha 30 napnál hosszabb késéssel és augusztus 1-je előtt nyújt be keresetet, és
- legfeljebb 270 dollárt minden űrlapot, ha augusztus 1. után vár. Ez 530 dollárra vagy a be nem jelentett összeg 10 százalékára nő, ha egyáltalán nem foglalkozik a helyzettel.
Gondosan olvassa el az utasításokat
Ez a cikk általános áttekintést nyújt ezekről a bér- és adónyilatkozatokról. Nem célja, hogy átfogó legyen. A W-2c vagy W-3c kitöltése előtt olvassa el figyelmesen a dokumentumokban található utasításokat.