A távolléti levél egy hivatalos levél, amelyet a felettesének ír be, hogy kérje a munkából való távollétet. Hivatalos levélre van szükség a személyi aktához. Írásbeli feljegyzést ad arról a bejelentésről, amelyet a cégének adott, mielőtt távollétre lenne szüksége.
Levele dokumentálja kérésének okát. Míg személyesen meg tudja magyarázni helyzetét, egy írásbeli levél pontos magyarázatot ad a szabadidő szükségességére. Ez megkönnyíti a kérés megértését a menedzsernek vagy a HR munkatársának.
A levelet tovább lehet továbbítani a vállalat más vezetőinek, ahelyett, hogy egy vezetőre támaszkodna a helyzet magyarázatában. Jogi szempontból ez a hivatalos levél rögzíti az Ön kérését is, ha a helyzete törvény által védett helyzetekbe esik, például a fogyatékkal élő amerikaiakról szóló törvény (ADA) vagy a családi és orvosi szabadságról szóló törvény (FMLA).
Ha hiányzási levélre van szükség
Jó irányelv hivatalos hivatalos távolléti levelet írni minden olyan esetben, amikor olyan munkaszünetet kér, amelyre a betegnapok nem vonatkoznak. és a cég által már biztosított személyes napok. A távollét igénylése előtt meg kell erősítenie, hogy ezt a szabadságot be kell-e tartani a munkavállalói kézikönyv, illetve az állami és szövetségi törvények szerint.
A távollétre vonatkozó ésszerű kérelmeket meghatározó törvények (például az ADA) és az FMLA) meghatározott előírásokkal rendelkeznek. Például a vállalatnak legalább 50 alkalmazottal kell rendelkeznie ahhoz, hogy betartsák az FMLA-t. Az Ön helyzetének is meg kell felelnie a kritériumoknak, és előfordulhat, hogy dokumentációt kell benyújtania egy orvostól vagy egy másik féltől.
Abban az esetben, ha az esküdtszékért választják, a cégnek szabadidőt kell adnia kompromisszumok nélkül. a munkaviszonyod. Sok vállalatnak saját protokollja van a hosszú távollétek kezelésében. Felajánlhatják, hogy a meglévő nyaralási napjaidat és a személyes napjaidat felhasználják a fizetett szabadidő maximális megengedésére az adott helyzetben.
Ha a helyzetedre nem vonatkozik sem a törvény, sem a vállalati irányelvek, akkor is érdemes itt az ideje, hogy hivatalosan kérje a szabadságot. Bár cége jogilag nem kötelezhető hosszabb távollét megadására, mégis előnyére válhat. A tapasztalattal rendelkező és jó tapasztalatokkal rendelkező jó alkalmazott értékes eszköz.
A távolléti levél nem használatának következményei
E levél nélkül nincs olyan nyilvántartás, amelytől kérted volna a szabadságot. hiány.
Például szóbeli beszélgetést folytat egy vezetővel. A vezető megadja a távollétét, de azt sehol nem rögzíti a foglalkoztatási aktában, és nem értesíti a többi vezetőt. Ha a távolléte meghaladja a felhalmozott fizetett időt és a nyaralási napokat, a vállalat automatikusan felmondhatja Önt.
Egyes vállalatoknál vannak olyan szabályok, amelyek a „nincs hívás / nincs megjelenés” alá tartoznak. azt jelenti, hogy az előzetes értesítés nélkül távollevő alkalmazottat büntetik. Lehetséges, hogy elveszítené a szabadságát és a betegnapjait, valamint a helyzetét, ha nem tartaná be a levél hivatalos megírásának protokollját.
A távollétről szóló levél leggyakoribb felhasználási módjai
Számos oka lehet annak, hogy szabadságot vegyen igénybe a munkából. Ezek egy részére a törvény vonatkozik. Néhányukra vonatkozhat a vállalat saját politikája.
Ez a néhány leggyakoribb ok, amiért az emberek hivatalos szabadságot kérnek:
- gyermek születése. A szülési és az apasági szabadság gyakran a vállalati irányelvek és az FMLA hatálya alá tartozik. Vállalkozása meghatározott számú fizetett hetes szabadságot engedélyezhet.
- Halál a családban. Sok vállalat w hosszabb szabadságnapokra, ha haláleset van a családban.
- Katonai kötelesség / családtag. A távollétek katonai szabadságát gyakran fedezik. Ide tartozhatnak a fegyveres erők tagjai. Ez magában foglalhatja a katonaság családtagjait is.
- Egészségügyi okok. Egészségügyi okok lehetnek műtét, folyamatos orvosi problémák, baleset okozta trauma vagy mentális egészségi problémák, például depresszió.
- Oktatás. Bizonyos esetekben az alkalmazottak emelt szintű képzésre kérik.
- A gyengélkedő családtagok gondozása. Sok alkalmazott szabadságot szakít a sérüléssel vagy betegséggel küzdő családtagok ellátására.
Mit kell tartalmaznia a távolléti levélben?
Levele legyen tömör és világos. Néhány fontos információt tartalmaznia kell:
- A dátum. A dátumot a levél tetején kell feltüntetni.
- Az Ön adatai. Ez magában foglalja a nevét, a beosztását vagy beosztását, a lakcímét, az e-mail címét és a telefonszámát.
- Menedzserének adatai. Ez azt mutatja, hogy kinek tették fel a kérést. Ez a szokásos módja annak, hogy bármilyen levelet megcímezzen egy magánszemély felé.
- A kérés oka. Ez egy rövid magyarázat lenne arra az okra, amely miatt szabadságra van szüksége.
- javasolt hiányzásának dátuma. Levelének tartalmaznia kell a pontos dátumokat.
A távolléti levél megírása előtt megbeszélést folytathat felügyelőjével a kérésről. Ebben az esetben a levél törzsében kell utalnia a megbeszélés dátumára.
Sok alkalmazott e-mailben írja levelezésének nagy részét. Rendben van, ha ezt a levelet e-mailben küldi el, és elektronikusan ellenőrzi annak átvételét. A levél nyomtatott példánya formálisabbá teszi.
Távolléti levél minta
Az alábbi távolléti levél mintája részletezi a „Chase Zeppeli” kérését „Miranda Waller” -hez. a “Starstruck Media, Inc.” -ban. A levélben Chase Zeppeli orvosi okokból szabadságot kér, és meghatározza a szabadság hosszát.
