Az új alkalmazotti űrlapok az alapellátás alapelvei. Mielőtt egy alkalmazott törvényesen megkezdené az üzleti tevékenységét, ki kell töltenie a szükséges űrlapokat. Milyen űrlapokat kell kitöltenie az új alkalmazottaknak?
Milyen űrlapokat kell kitölteniük az új alkalmazottaknak? Áttekintés
A kormánynak néhány új bérleti formanyomtatványra van szüksége. Mások a vállalkozásához szükséges dokumentumok.
Vessen egy pillantást a szövetségi munkavállalási alkalmassági űrlapra, amelyet az alkalmazottaknak ki kell tölteniük:
- I-9. űrlap
Az alkalmazottaknak is töltse ki a jövedelemadó-űrlapokat, így pontosan futtathatja a bérszámfejtést:
- W-4 űrlap
- Állítsa be a W-4 űrlapot
És , itt van egy lista azokról a potenciális üzleti űrlapokról, amelyek kitöltéséhez új alkalmazottakra lehet szükség:
- Sürgősségi kapcsolatfelvételi űrlap
- Alkalmazotti kézikönyv nyugtázó űrlap
- Bank számlainformációs űrlap
- Előnyök űrlapjai
Használja a következő táblázatot az űrlapok rövid áttekintéséhez, amelyeket minden alkalmazottnak ki kell töltenie, és azokat az űrlapokat, amelyeket az alkalmazottaknak ki kell töltenie és céljaik:
Új alkalmazotti űrlapok kategóriák szerint
Ismét feloszthatjuk az újakat az alkalmazottak papírjait a következő kategóriákba sorolják:
- Foglalkoztatási jogosultsági űrlap
- Új bérleti adó űrlapok
- Vállalkozásspecifikus űrlapok
Ha többet szeretne megtudni a dokumentumokról, szükség lehet a gi használatára Az alkalmazottak az új bérleti csomag részeként olvassák tovább.
Alkalmazhatósági alkalmasság
Mielőtt felvehet egy alkalmazottat a csapatába, jogi felelősséggel tartozik annak megerősítéséért, hogy az alkalmazott jogosult az Egyesült Államokban dolgozni.
I-9. űrlap
Az új alkalmazottak kitöltésére szolgáló űrlapok között szerepel az I-9. Az I-9. Nyomtatvány (Foglalkoztatási jogosultság ellenőrzése) arra szolgál, hogy ellenőrizze, hogy alkalmazottai törvényesen dolgozhatnak-e az Egyesült Államokban. Használja az I-9 űrlap 2019. októberi kiadását, hogy megfeleljen.
Az I-9 nyomtatvány három szakaszra oszlik. Az alkalmazott kitölti az első részt, te pedig a második részt. A harmadik szakasz csak a munkavállalási alkalmasság újbóli igazolására szolgál, vagy újbóli felvételre szól.
Az űrlap olyan kérdéseket tesz fel, mint a munkavállaló neve, címe, társadalombiztosítási száma és állampolgársága. Van egy szakasz arra az esetre is, ha az alkalmazott előkészítőt vagy fordítót használ az űrlap kitöltéséhez.
Ne feledje, hogy ha az új alkalmazottnak nincs társadalombiztosítási száma, ki kell töltenie az SS-5 űrlapot, a társadalombiztosítási kártya iránti kérelmet. Minden egyes alkalmazottnál rendelkeznie kell társadalombiztosítási számmal, hogy feltegye a W-2 űrlapra.
A munkavállalónak eredeti dokumentumokat kell behoznia személyazonosságának és munkavállalási alkalmasságának igazolására. Ezekre a dokumentumokra van szüksége az I-9 nyomtatvány munkáltatói részének kitöltéséhez. Az I-9 formanyomtatványon három elfogadható dokumentumot sorolhat fel: A, B és C lista.
Az alkalmazottak egy olyan dokumentumot hoznak be az A listából, amely megerősíti személyazonosságukat és munkavállalási engedélyüket (pl. Amerikai útlevél). Vagy nyújthatnak egy dokumentumot a B listáról, amely igazolja személyazonosságukat (pl. Vezetői engedély), és egy dokumentumot a C listáról, amely igazolja a munkavállalási engedélyüket (pl. Amerikai állampolgárságú személyi igazolvány).
A munkáltatónál szakaszban adjon tájékoztatást arról a dokumentum (ok) ról, amelyet az alkalmazott behoz. Ezután igazolja, hogy a dokumentumok a legjobb tudása szerint valódiak. Adjon meg olyan információkat, mint a neve, a vállalkozás neve és a cég címe, és írja alá az I-9. Űrlapot.
Új bérleti adó űrlapok
Mielőtt új bérletet adhatna a bérszámfejtéshez, Önnek tudnia kell, mennyi pénzt kell visszatartani a szövetségi és adott esetben az állami jövedelemadók béréből.
A megismeréshez két új bérleti adó űrlapot kell összegyűjteni: a szövetségi és az állami W-4 nyomtatványokat.
W-4 űrlap
A W-4 űrlapot, az alkalmazottak visszatartó igazolását az IRS előírja. A munkáltatók a W-4 űrlap segítségével határozzák meg a szövetségi jövedelemadó összegét, amelyet visszatartanak a munkavállaló béréből.
Az alkalmazottak információkat adhatnak a W-4 űrlaphoz a szövetségi jövedelemadó-visszatartás növelése vagy csökkentése érdekében.
A 2020-as W-4 űrlap a munkavállaló adatait (pl. név, társadalombiztosítási szám, cím, családi állapot) és az adó visszatartásának kiigazítását kéri. Az alkalmazottak az év során bármikor megváltoztathatják a W-4 űrlapra vonatkozó adataikat.
Ritka esetekben előfordulhat, hogy van olyan alkalmazottja is, aki mentességet kér a szövetségi jövedelemadó alól. Ha egy alkalmazott mentességet kér, ne tartsa vissza a szövetségi jövedelemadót a béréből.
Miután megkapta a W-4 űrlapot, használja az IRS 15. kiadványának adótáblázatait a visszatartandó adók összegének meghatározásához.
W-4 állapot
Milyen űrlapokat kell kitöltenie az alkalmazottaknak a kötelező W-4 és I-9 űrlapon kívül? Ha van állami jövedelemadó abban az államban, ahol a vállalkozása található, gyűjtsön be állami adólevonási űrlapokat az alkalmazottaktól.
Nem minden államban van állami jövedelemadó.Alaszkában (Florida, Nevada, New Hampshire, Dél-Dakota, Tennessee, Texas, Washington és Wyoming) nincs állami jövedelemadó. Hacsak vállalkozása nem ezen államok valamelyikében található, az alkalmazottainak ki kell töltenie az állami adóelszámolási űrlapot.
A szövetségi W-4 űrlaphoz hasonlóan az állami adóelszámoló űrlapok is kérik az alkalmazottak személyes adatait. Számos állam a forrásadók felhasználásával állapítja meg az állami jövedelemadó-visszatartást.
Például, ha vállalkozása Kaliforniában található, az alkalmazottjának ki kell töltenie egy DE-4 forrásadó tanúsítványt.
Ne feledje, hogy a helyi jövedelemadót is visszatartania kell az alkalmazottak béréből. A helyi jövedelemadók általában a munkavállalók bérének százalékos arányát jelentik, és nem az visszatartó űrlap határozza meg őket.
Az új alkalmazottak számára kitöltendő üzleti űrlapok
A munkavállalási jogosultság és az adó űrlapok mellett , új alkalmazottakra lehet szükség, hogy további űrlapokat nyújtsanak be vállalkozásához.
Sürgősségi kapcsolatfelvételi űrlap
Nagyon fontos az alkalmazottak felkérése sürgősségi kapcsolattartási adatok megadására. Vészhelyzet esetén tudnia kell, hogy kivel kell kapcsolatba lépnie az alkalmazott nevében.
A sürgősségi kapcsolatfelvételi űrlap olyan egyszerű lehet, mint az alkalmazott, aki megadja az adatait és két-három kapcsolattartó adatait. Kérje meg az alkalmazottaktól az egyes kapcsolattartók nevét, az alkalmazotthoz való viszonyát, címét, valamint otthoni és munkahelyi telefonszámát.
Célszerű az alkalmazottaknak olyan sürgősségi kapcsolattartókat választani, akik valamivel a munkahelyük közelében vannak. Az alkalmazottaknak szükség esetén frissíteniük kell az űrlapon szereplő információkat.
Munkavállalói kézikönyv nyugtázó űrlap
Ha még nem gondolt arra, hogy alkalmazottja kézikönyve legyen a vállalkozásánál, itt az ideje, hogy létrehozzon egyet.
Az alkalmazottak kézikönyve olyan információkat tartalmaz, mint a foglalkoztatási törvények, az alkalmazottak magatartása, a bérszámfejtés és más fontos üzleti irányelvek. A dolgozók megkereshetik a munkavállalói kézikönyvet, ha kérdésük van.
Adjon meg egy munkavállalói kézikönyv nyugtázó űrlapot az alkalmazott számára kitöltésre, igazolva, hogy elolvasta a kézikönyvet és megértette vállalkozásának irányelveit.
Bankszámla-információs űrlap
Gyűjtse össze a munkavállaló bankszámla-adatait, ha úgy dönt, hogy bérét közvetlen betéten keresztül kapja meg, vagy ha Ön olyan állapotban van, amely lehetővé teszi a kötelező közvetlen betétet.
A bankszámla adatlapjának a következő információkat kell kérnie:
- Alkalmazott neve
- Számla típusa (csekk vagy megtakarítás)
- A bank neve és útválasztási száma
- Az alkalmazott bankszámlaszáma
A munkavállalónak alá kell írnia és igazolnia kell, hogy közvetlen betét útján szeretné megkapni a bérét.
Amint a vállalkozásnak be van állítva a közvetlen befizetés, és rendelkezik az alkalmazottak bankszámla-információival, elkezdheti a bérszámfejtést.
Előnyök űrlapjai
Választhat, hogy kis összegeket kínál üzleti alkalmazotti juttatások. Ha mégis, gyűjtsön űrlapokat, amelyek jelzik a programokban való részvételüket. Az alkalmazottaknak akkor is ki kell adniuk az űrlapokat, ha nem akarnak részt venni az ellátási program (ok) ban.
Íme néhány előny, amelyeket felajánlhat kisvállalkozásának:
- Egészségbiztosítás
- Életbiztosítás
- Rokkantsági biztosítás
- Nyugdíjas tervek
Információt adjon az Ön által kínált ellátásokról. Az ellátási csomagban az alkalmazottaknak el kell fogadniuk vagy meg kell tagadniuk a program (ok) ban való részvételt. A regisztráció előtt gyűjtse össze ezeket az űrlapokat az alkalmazottaktól.
Mikor kell kitöltenie az új alkalmazottaknak az űrlapokat?
Az alkalmazottaknak új munkavállalói űrlapokat kell kitölteniük, mielőtt munkájukat megkezdenék az Ön vállalkozásában. Akár az alkalmazottat is igénybe veheti:
- Töltse ki az űrlapokat a vállalkozásánál az első napon.
- Töltse ki űrlapokat önállóan az első nap előtt.
Győződjön meg arról, hogy az alkalmazott idő előtt tudja, milyen dokumentumokat kell magával vinnie az I-9 űrlap kitöltéséhez.
Miután az új alkalmazott kitölti az űrlapokat, őrizze meg azokat a nyilvántartásában. Munkavállalója ezután megkezdheti a munkát az Ön vállalkozásában.
Tartsa meg az összes alkalmazott űrlapot egy helyen. A Patriot kisvállalati humánerőforrás-szoftvere kiváló kiegészítő az online bérszámfejtő szoftverünkhöz. A HR szoftver segítségével online módon tárolhatja az alkalmazottak fájljait, és hozzáférést adhat az alkalmazottaknak a dokumentumaikhoz. Próbálja ki mindkettőt ingyen ma!
Ez a cikk eredeti közzétételi dátumától, 2017. május 12-től frissült.
Ez nem jogi tanácsadás; további információkért kattintson ide.