Hatékony hatókör-állítások készítése
A sikeres projektköri utasításnak tömörnek és egyértelműnek kell lennie. Aki elolvassa a nyilatkozatot, legyen egy jó elképzelése arról, hogy miből áll a projekt (és mi nem lesz a projekt része). Ez a nyilatkozat képet nyújt a projektről. Az is fontos, hogy a projekt hatóköréről szóló nyilatkozatban konkrét legyen. Ebben a cikkben egy példát mutatunk be a projekt hatóköréről, hogy jobban megértsük, hogyan hozhat létre nagy hatókörű utasításokat. Például a “A katalógus 100 terméket fog tartalmazni” jobb, mint a “A katalógus sok terméket tartalmaz” és a “A projekt hat hónapon belül befejeződik” helyett a “A projekt egy bizonyos idő alatt befejeződik.” Minél konkrétabb lehetsz, annál jobb. Annak érdekében, hogy jobban megértsük a hatókör-állítások elkészítésének módjait, nézzünk meg néhány példát.
Egyetemi technológiai frissítések
Képzelje el, hogy a következő hatókör-állítással szembesül: X Egyetem frissíteni akar lehetőségei közé tartozik az egyetemen bárhol elérhető WiFi technológiák beépítése. Ez a projekt a hallgatóknak, az oktatóknak és az alkalmazottaknak lehetőséget nyújt arra, hogy produktívak legyenek az egyetemen bárhonnan. A projekt időtartama alatt mérhető eredményeket fognak elérni. Melyek az első gondolataid? A kezdeti gondolatom az, hogy ebben a hatókör-nyilatkozatban hiányoznak a SMART célok bármely funkciója. A SMART jelentése:
- Specifikus
- Mérhető
- Megállapodás
- Reális
- Időkötés
A fenti hatókör-állítás SMART-célzattá változtatásához az egyetemnek újból meg kell határoznia projektjét, talán a következő módon: Az X. Egyetem frissíti a könyvtár, kollégiumok, irodák, majd az összes campus épülete az IEEE 802.11 technológiával, kezdve az egyetem északi oldalán a könyvtárral. Ez a projekt megkönnyíti a termelékenységet az oktatók, a személyzet és a hallgatók számítógépein keresztül. A projekt 2011. őszi szemeszterig fejeződik be. Észre fogja venni, hogy ez a terjedelemre vonatkozó utasítás a projekt befejezésének konkrét irányait tartalmazza. Az eredmények mérhetőek – tudhatjuk, hány épületet korszerűsítenek. Megállapodás született, reális (mert épületenként követjük a megközelítést), és időhöz kötött – egy adott dátumig elkészül.
Nem csak a hatókör meghatározásáról
A hatókör-utasítások nem csak a hatókört határozzák meg. Felsorolják a csapat nevét, kezdési és befejezési dátumát, célkitűzéseit, eredményeit és mérföldköveit is. Alternatív megközelítéseket lehet azonosítani, fel kell sorolni a szakértői megítéléseket, az érdekelt felek elemzését és a termékelemzést is. A hatókörre vonatkozó nyilatkozatot nem szabad összetéveszteni a projekt alapokmányával. A projekt charterei jobban részt vesznek, és felhatalmazást adnak a projektre.
A hosszú példa – Szoftverfejlesztés
A projekt címe: Bouncy Bunny Counts Money Project Indokolás: Cégünknek van egy lyuk a piacon, amikor gyermekcikkekről van szó. A Bouncy Bunny Counts Money teljesíti ezt a hiányt, és tovább növeli számviteli szoftvereink piacát a játékot használó gyermekek szülei számára. A projekt hatóköre: Ez a projekt egy piacképes játék létrehozásából áll, amely a weboldalunkon található Bouncy Bunny Counts Money képregényeken alapul. A projekt 2010 decemberéig fejeződik be. A játék moduljai tartalmaznak egy egyszerű vásárlási játékot, a Bouncy Bunny pénzkeresési módját és a játékosok további játékra való motiválását. Projekt teljesítései:
- Hatálykimutatás
- Haladásról szóló jelentések
- Jelentések kiadása
- Heti értekezleti jegyzetek
- Végső játék
Projekt siker: A projekt sikeres lesz, ha a játék elad.
A Bouncy Bunny Scope utasítás példájának értékelése
Míg a A fenti hatókör-nyilatkozat SMART-célokat tartalmaz, még mindig hiányzik a megfelelő hatókör-nyilatkozatból. Először sokkal több teljesítés lesz, mint amennyit felsorolnak. Annak meghatározásakor, hogy milyen eredményeket fognak produkálni, hasznos lehet először lebontani a projektet, majd megfogalmazni egy munka lebontási struktúráját. Így a projekt minden mérföldkövét és eredményét meghatározták. Másodszor, a csoport tagjai és a fontos érdekelt felek nem szerepelnek. Az egyik fontos hatókör-nyilatkozati elem az érdekelt felek elemzése. Az érintettek elemzésének mátrixát felhasználhatja a hatókör-utasítás elkészítéséhez. Így a projekt megindításakor meghatározzák, hogy kik vesznek részt a projektben. Harmadszor, a projekt sikerének meghatározása nem SMART. Ennek a projektcsoportnak fontos lesz tovább meghatározni, hogy milyen lesz a projekt sikere. Hány példányt kell eladni? Mennyi ideig kell eladniuk? A projekt indoklásában megemlítik, hogy ennek a projektnek az X vállalat könyvelési szoftvereinek értékesítését is elő kell segítenie. Ebből hány darabot kell eladni?Legyen nagyon konkrét a hatókör-nyilatkozatában, ez az egyik legfontosabb dokumentum a projekttervezési folyamatában, és egy megfelelően megírt hatókör-nyilatkozat segít megelőzni a félelmetes hatókör-kúszást. Negyedszer, az X vállalat nem sorol fel semmilyen ütemtervet a hatókörükön, csak annyit közölnek az olvasókkal, hogy a projektet 2010 decemberéig hozzák létre. A sikeres projekt lebonyolításához fontos, hogy az érdekeltek lássanak egy ütemtervet és megjegyezzék fontos mérföldkövek. Például mikor lesz esedékes a játékkoncepció? Mikor lesz teljes a szkriptelés? Mikor készül el a termék csomagolása? Ezen kívül nincsenek itt idézett kérdések. Előzetes kockázatértékelést kell végezni a költségvetésben elszámolható lehetséges pénzügyi kockázatok figyelembevétele érdekében. Végül nincs benne a költségvetés. Mennyibe fog kerülni a Bouncy Bunny Pénzszámlák létrehozása? Hány alkalmazottra lesz szükség? Ha időt szán egy jó hatókör-kimutatás összeállítására, csapata elkerülheti a projektek hosszú távú kudarcának néhány gyakori okát.
Ez a bejegyzés a sorozat része: A projekt hatókörének ellenőrzése
A projekt sikere érdekében az érintetteknek világosan meg kell határozniuk és meg kell érteniük a hatókört. Ebben a sorozatban talál tippeket a hatókör-utasítás megírásához, a hatókör-módosítási kérelmek feldolgozásához és egyebekhez.
- Hatókör-utasítás írása
- Példák a projekt-hatókör-utasításokra
- Scope Creep vs. Scope Discovery
- PM tanúsítás, Scope menedzsment & Az érdekelt felek kezelése
- A Scope megvalósítása & Vezérlés módosítása a projektben