Tisztelt Főiskolai hallgató!
Ha a professzor elküldte neked link erre az oldalra, valószínűleg két dolog igaz. Először valószínűleg olyan e-mailt küldtél, amely nem képvisel téged olyan módon, ahogyan képviselni szeretnéd. Másodszor, míg mások esetleg szidták, kigúnyolták vagy kétségbe estek a jövőben e-mailje miatt elküldte valakinek, aki szeretne segíteni abban, hogy jobban képviselje magát.
Részben azért, mert csak egy kattintás vagy csúsztatás, vagy két külön e-mail küldése a Facebookról, Twitterről, Instagramról és SMS-ekből , a szakmai e-mailek és az informálisabb írásmódok közötti határvonalak elmosódtak, és sok hallgató zavarosnak találja a szakmai e-mailek konvencióit. Úgy gondoljuk, hogy segíthetünk a dolgok rendezésében.
A közösségi média korában sok diák megközelíti az e-mailt, hasonlóan a sms-ekhez és a digitális kommunikáció egyéb formáihoz, ahol a döntő konvenciók újra rövidség és informalitás. De az egyetemi tanárok többsége az e-maileket közelebb tartja a levelekhez, mint a szöveges üzenetekhez. Ez az írásmód nagyobb formalitást, alaposságot és hűségesebb betartást (néha a vallási ragaszkodással határos) követel az Edited Standard Írásbeli Angol nyelvű – vagyis a helyesírás, az írásjelek, a nagybetűk és a szintaxis – konvencióihoz.
Ezek a különféle írásmódok éppen ilyenek – az írásmódok különbözőek. Az e-mailek levélszemlélete nem mindig és örökké jobb (vagy rosszabb), mint az üzenetküldés. Annak ismerete, hogy miként és mikor kell használni egyiket vagy másikat – annak alapján, hogy miért írsz és kinek írsz – minden különbséget jelent. Tehát, ha hangulatjeleket, rövidítéseket, rövidítéseket stb. Használ, amikor SMS-t küld a barátainak, akkor valóban törvényes, hasznos íráskészséget mutat. De nem az, ha ugyanazt csinálja, amikor e-mailt küld professzoroknak, akik leveleket tekintenek az e-mailekre.
A hatékony íráshoz meg kell formálni a szavakat a hallgatóság, a cél és a műfaj (vagy az írás típusa, pl. akadémiai e-mail). Ezeket együtt néha retorikai helyzetnek nevezzük. A professzor e-mailezésével kapcsolatos retorikai helyzet kulcsfontosságú szokásai a következők:
1. Használjon tiszta tárgy sort. A “Retorikai elemzés esszé” tárgy egy kicsit jobban működne, mint a “heeeeelp!” (és sokkal jobb, mint a megbocsáthatatlan üres tárgysor).
2. Használjon üdvözletet és aláírást. Ahelyett, hogy rögtön beugrana az üzenetébe vagy azt mondaná, hogy “hé”, kezdje egy üdvözlettel, például “Helló” vagy “Jó napot”, majd címével és vezetéknevével, például “Prof. Xavier ”vagy„ Dr. Octavius ”. (Bár ez bonyolult lehet, a tanár nemétől, rangjától és iskolai végzettségétől függően a „professzor” általában biztonságos fogadás a főiskolai tanár megszólításához.) Hasonlóképpen, ahelyett, hogy a következőképpen zárulna: „Elküldve az iPhone-ról”, vagy semmi , tartalmazzon egy aláírást, például “Legjobb” vagy “Tisztelettel”, majd a nevét.
3. Használjon szokásos írásjeleket, nagybetűket, helyesírást és nyelvtant. Az “idk what 2 rite” kifejezés írása helyett papír tudna segíteni ?? ” próbálkozz valami hasonlóval: “Azért írok, hogy kérdezzek a tegnap az osztályban javasolt témákról.”
4. Tegye meg a részét a megoldandó problémák megoldásában. Ha e-mailt küld, hogy megkérdezzen valamit, megnézhetné Kockáztatja, hogy kevésbé találékonynak tűnik, mint kellene. De ha megemlíti, hogy már ellenőrizte a tananyagot, megkérdezte az osztálytársakat, és átnézte a professzor régi e-mailjeit, akkor felelősségteljesnek és kezdeményezőnek mutatkozik. Tehát ahelyett, hogy megkérdeznénk: “Mi a házi feladatunk ma este?” írhatod: “Megnéztem a hétvégén kijelölt házi feladatok tantervét és weboldalát, de sajnos nem tudom megtalálni.”
5. Legyen tisztában a jogosultsággal kapcsolatos aggályokkal. Helyesen vagy helytelenül sokan a professzorok úgy érzik, hogy “manapság” a hallgatók túl erősen érzik a jogosultságot. Ha úgy tűnik, hogy segítséget kér, megvonja a távolmaradásokat, vagy feltételezi, hogy a késői munkát büntetés nélkül elfogadják, mert jó oka van rá, professzorai felelőtlennek vagy elbizakodottnak tekinthetik Önt. Még akkor is, ha igaz, hogy “a nyomtató nem nyomtatott”, és “valóban szüksége van egy A osztályra ebben az osztályban”, az Ön e-mailje hatékonyabb lesz, ha vállalja a felelősséget: “Nem terveztem elég jól előre, és fogadja el a késői munkavégzésre vonatkozó politikáit. ”
6. Adjon hozzá egy kis emberiséget. A leghatékonyabb e-mailek nem szigorúan üzleti tevékenységek – nem kizárólag a tanterv, az osztályzat, a hiányzás vagy a megbízás. A nyilvánvaló hízelgés elkerülése mellett megjegyzést fűzhet az osztályban elmondottakhoz, megoszthatja azokat az eseményeket, amelyekről a professzor esetleg szeretne tudomást szerezni, vagy átadhat egy cikket a hírcsatornájából, amely releváns a kurzus szempontjából. Ezek a fajta virágzások, szőttek kecsesen kapcsoljon kapcsolatba az e-mailt, felismerve, hogy a professzorok nemcsak pontőrök, hanem emberek is.
Reméljük, hogy ezek a szabályok (vagy ezek és ezek) segítenek megérteni, hogy a professzorok többsége mit akar vagy mit vár el a tudományos e-mailektől. Ami visszatér a nagyobb pontra: a hatékony írás nem egyszerűen azt jelenti, hogy betartjuk az összes szabályt. Az írás hatékonyan azt jelenti, hogy az írást emberi kommunikációként cselekszük – a szavakat úgy alakítjuk, hogy kinek és miért írunk.
Természetesen e-mailek írásával valóban nem fogja biztosítani a bolygó jövőjét tárgysorral és némi írásjelekkel. De segíteni fog professzorainak abban, hogy csak kicsit aggódjanak emiatt.
A jövőben a legjobb e-maileket kívánom,
PTC és CHM